Enterprise Content Management aus erster Hand
Bei OPTIMAL SYSTEMS Österreich verbinden sich regionale Kompetenz und 30 Jahre Software-Erfahrung in der Unternehmensgruppe
Digitales. Wissen. Schaffen.
Die Chancen eines digitalen Informationsmanagements kann nur nutzen, wer für individuelle Herausforderungen zeitgemäße Antworten findet. Dies gilt gleichermaßen für Technologiefirmen wie Schoeller Bleckmann, Tourismusunternehmen wie FMTG und Organisationen wie das Rote Kreuz.
Genau hier kommt OPTIMAL SYSTEMS Österreich ins Spiel. Beim digitalen Dokumentenmanagement waren wir von Anfang an dabei. Wir greifen auf 30 Jahre Erfahrung in der Unternehmensgruppe zurück.
Dabei behalten wir Österreich fest im Blick. Wir kennen die Bedürfnisse von Industrie und Dienstleistungsunternehmen und sind in der Wirtschaft bestens vernetzt. Unser Erfolgsgeheimnis sind exzellente Software-Lösungen – aber auch das, was dahintersteckt: Unsere Erfahrung ist es, die unsere Anwender besonders schätzen. Wir sind stolz, etwas zum Erfolg unserer Kunden hier vor Ort beizutragen.
Wir begleiten Sie auf dem Weg zum perfekten Informationsmanagement. Starten Sie mit uns in die digitale Zukunft!
Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe:
- 1991 gegründet
- 540 Mitarbeiter
- 16 Standorte in Österreich, Deutschland, Schweiz und Serbien
- 73,1 Mio. Euro Umsatz 2020/21
- 30 Länder mit Kunden und Partnern
- 2.560 Installationen
- 627.000 User
Wollen Sie digital hoch hinaus?
Digitalisierung ist wie Bergsteigen: Wer ganz nach oben will, braucht den richtigen Partner. Mit OPTIMAL SYSTEMS Österreich an Ihrer Seite gelingt der digitale Aufstieg.
Unsere Top-Lösungen
OPTIMAL SYSTEMS bietet Lösungen für viele verschiedene Szenarien an. Unsere ECM-Software lässt sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Dokumentenmanagement – papierloses Büro
Papierloses Büro – es ist machbar! Mit dem Dokumentenmanagement in enaio® regeln Sie die Erstellung von Dokumenten und Informationen sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch. Das Wissensmanagement und der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen werden so effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, welche Dokumente wann bearbeitet wurden – und von wem. Zudem können Sie problemlos Workflows einrichten und flexibel anpassen.
Handysignatur mit enaio® & A-Trust
Dokumente können problemlos elektronisch verifiziert werden. Das geht einfach und ist genauso rechtssicher wie die Unterschrift von Hand. OPTIMAL SYSTEMS bietet Anwendern in Österreich die Möglichkeit, durch Integration der A-Trust-Handysignatur Dokumente digital zu signieren.
Rechnungsbearbeitung – automatisiert
enaio® ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen und deren Austausch. Alte Papierrechnungen haben viele Nachteile: hohe Fehlerquoten, lange Bearbeitungsdauer, fehlender Überblick. Im schlimmsten Fall können Skonti nicht gezogen und Zahlungsfristen nicht eingehalten werden. Im Übrigen ist auch die Lagerung von Papierrechnungen ein Kostenfaktor. Durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen mit enaio® kann ein Unternehmen bis zu 80 % der Kosten einsparen und Arbeitspotenzial reaktivieren. Komfortabel ist zudem die Anbindung an gängige ERP-Systeme.
Digitale Archivierung – revisionssicher
Mit einem elektronischen Archiv brauchen Sie keinen Regalplatz für Papierdokumente: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Abläufe in Ihrem Unternehmen und sparen Zeit und Geld. Die richtige Archivierungssoftware bietet Ihnen eine Vielzahl an Vorteilen. Durch schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen, verlässliche Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit gemäß gesetzlichen Vorschriften wird die Archivierung unkompliziert und transparent. Durch die zentrale Aufbewahrung können Teammitglieder ortsunabhängig und jederzeit auf Dokumente zugreifen. So werden Arbeitsabläufe auch teamübergreifend erleichtert.
Bauakte – optimiertes Projektmanagement
Bauprojekte erfordern ein hohes Maß an Organisation. Mit enaio® managen Sie Ihre Baustellen effizient und unkompliziert. Mit der elektronischen Akte haben Sie alle relevanten Informationen zur Hand. Ob bei der Baubesprechung, im Büro oder bei Geschäftspartnern.
Die digitale Bauakte sorgt dabei nicht nur für die Entlastung der Bauleitung durch eine schnelle und einfache Dokumentation vor Ort – sie ist zugleich ein wirksames Hilfsmittel für die effektivere Projektsteuerung und Nachkalkulation durch eine detaillierte Auswertung aller erfassten Baustellendaten.
Business Process Management mit enaio®
Business Process Management umfasst eine Vielzahl anspruchsvoller Prozesse. Eines der Kernziele unserer Software ist es, diese Prozesse transparent zu machen und zu vereinfachen. enaio® optimiert den Informationsfluss von Mensch zu Mensch und von Standort zu Standort.
Geschäftsprozesse können in Form digitaler Workflows gesteuert, modelliert und überwacht werden. Und das ist unternehmensweit möglich – bei der Angebotserstellung, bei Urlaubsanträgen, beim Projektmanagement, bei Freigabeprozessen und vielem weiteren mehr.
Dokumentenklassifizierung – enaio® classify
enaio® classify ist eine Klassifizierungskomponente mit einer integrierten Plausibilitätsprüfung, die Formulare und Belege automatisch erkennt und richtig einordnet. Dadurch bietet es eine ideale Ergänzung der Erfassungsfunktionen von enaio® capture und ist z. B. für die Entwicklung weitgehend automatisierter Rechnungseingangslösungen geeignet.
Mit der automatischen Klassifizierung von Eingangsbelegen können Sie – speziell beim Erfassen großer Belegmengen – jede Menge Zeit und Kosten einsparen. Dazu ist die Lösung in beliebige, bereits vorhandene Archiv-, ECM- oder Workflow-Systeme integrierbar und fügt sich somit nahtlos in Ihre bestehende Software-Architektur ein.
SAP und enaio® integrieren
Funktionsbereiche wie die E-Mail-Verwaltung oder die digitale Archivierung werden von SAP grundsätzlich nicht abgebildet. SAP bietet deswegen eine zertifizierte Archivschnittstelle, mit der Dokumente, Daten und Belege ausgelagert werden können. enaio® erweitert SAP um ECM-Funktionen, mit denen verschiedene Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Szenarien entlang der gesamten Transaktionskette unterstützt werden. Daten aus SAP können im ECM-System gespiegelt sowie die Ergebnisse von Bearbeitungsschritten in SAP geschrieben werden.
Microsoft Dynamics und enaio® integrieren
Für Microsoft Dynamics 365 stellt OPTIMAL SYSTEMS eine eigene enaio®-Schnittstelle zur Verfügung, die das Programm um eine revisionssichere Archivierung von Belegen, eine ausgefeilte Dokumentenverwaltung und digitale Workflows erweitert. Die entsprechenden Belege werden so Teil eines umfassenden und recherchierbaren ECM-Dokumentenbestandes, der den Schriftverkehr, Office-Dokumente, E-Mails, Präsentationen und vieles mehr umfasst.
Unsere Top-Lösungen
OPTIMAL SYSTEMS bietet Lösungen für viele verschiedene Szenarien an. Unsere ECM-Software lässt sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Aktuelles aus Österreich
Bleiben Sie neugierig: Treffen Sie uns vor Ort und erfahren Sie, was morgen wichtig ist.
Unsere Kunden – jahrelanges Vertrauen.
Zahlreiche Kunden aus den Bereichen Industrie und Dienstleistungen setzen auf Software von OPTIMAL SYSTEMS.
Karriere machen.
Wir suchen Tüftler, Planer, Visionäre – kurz: Macher, die Lust auf einen anspruchsvollen Job haben und unsere Kunden auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten wollen.
Unsere Partner
Erfolgreich ist, wer gute Partner hat. Durch unser Netzwerk an Technologie- und Vertriebspartnern ist enaio® in den vielfältigsten Szenarien im Einsatz.
Ihre Ansprechpartner in Wien
Karim Hammami
Sales Manager
Phillip Stimmeder
Leitung Solution Sales
Markus Poller
Geschäftsführung, OPTIMAL SYSTEMS Wien
Nach dem Studium der Informatik in den 1990er Jahren startete Markus Poller bei einer renommierten Unternehmensberatung in München, war Mitbegründer eines Venture Capital-finanzierten IT-Startups und zuletzt in leitender Funktion für einen IT-Konzern in Österreich tätig. Seine Erfahrung erstreckt sich über ein breites Spektrum von Branchen im Bereich Daten- und Informationsmanagement. Seit Mai 2019 ist er Geschäftsführer von OPTIMAL SYSTEMS Österreich.
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Karim Hammami
Sales Manager
