Enterprise Content Ma­nage­ment aus ers­ter Hand

Bei OPTIMAL SYSTEMS Österreich verbinden sich re­gio­nale Kom­pe­tenz und 30 Jahre Soft­ware-Er­fahr­ung in der Unternehmensgruppe

Digitales. Wissen. Schaffen.

Die Chancen eines digitalen In­for­mations­ma­nage­ments kann nur nut­zen, wer für in­divi­duelle Her­aus­forder­ungen zeit­gemäße Ant­worten findet. Dies gilt gleicher­maßen für Tech­nologie­firmen wie Schoeller Bleck­mann, Touris­mus­unter­nehmen wie FMTG und Or­ga­ni­sationen wie das Rote Kreuz.

Genau hier kommt OPTIMAL SYSTEMS Öster­reich ins Spiel. Beim di­gi­talen Do­kumenten­ma­nage­ment waren wir von An­fang an dabei. Wir greifen auf 30 Jahre Er­fahr­ung in der Unter­nehmens­gruppe zurück.

Dabei behalten wir Öster­reich fest im Blick. Wir ken­nen die Be­dürf­nisse von In­dus­trie und Dienst­leis­tungs­unter­nehmen und sind in der Wirt­schaft bestens ver­netzt. Unser Er­folgs­ge­heim­nis sind ex­zellente Soft­ware-Lö­sungen – aber auch das, was dahinter­steckt: Unsere Er­fahr­ung ist es, die unsere An­wender be­son­ders schätzen. Wir sind stolz, etwas zum Er­folg unserer Kun­den hier vor Ort bei­zutragen.

Wir be­gleiten Sie auf dem Weg zum per­fekten In­for­mations­ma­nage­ment. Starten Sie mit uns in die di­gi­tale Zu­kunft!

Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe:

  • 1991 gegründet
  • 540 Mitarbeiter
  • 16 Standorte in Österreich, Deutschland, Schweiz und Serbien
  • 73,1 Mio. Euro Umsatz 2020/21
  • 30 Länder mit Kunden und Partnern
  • 2.560 Installationen
  • 627.000 User

Unsere Top-Lösungen

OPTIMAL SYSTEMS bietet Lösungen für viele ver­schiedene Sze­narien an. Unsere ECM-Soft­ware lässt sich an Ihre Be­dürf­nisse an­passen.

Infografik Dokumentenmanagement Posteingangsbearbeitung Prozess

Papierloses Büro – es ist machbar! Mit dem Dokumenten­management in enaio® regeln Sie die Erstellung von Dokumenten und Informationen sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch. Das Wissensmanagement und der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen werden so effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, welche Dokumente wann bearbeitet wurden – und von wem. Zudem können Sie problemlos Workflows einrichten und flexibel anpassen.

enaio® ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elek­tronischer Rechnungen und deren Austausch. Alte Papierrechnungen haben viele Nachteile: hohe Fehlerquoten, lange Bearbeitungs­dauer, fehlender Über­blick. Im schlimmsten Fall können Skonti nicht gezogen und Zahlungs­fristen nicht eingehalten werden. Im Übrigen ist auch die Lagerung von Papierrechnungen ein Kostenfaktor. Durch den Umstieg auf elek­tronische Rechnungen mit enaio® kann ein Unter­nehmen bis zu 80 % der Kosten einsparen und Arbeits­potenzial reaktivieren. Komfortabel ist zudem die Anbindung an gängige ERP-Systeme.

Mit einem elektronischen Archiv brauchen Sie keinen Regal­platz für Papierdokumente: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Abläufe in Ihrem Unternehmen und sparen Zeit und Geld. Die richtige Archivierungssoftware bietet Ihnen eine Vielzahl an Vorteilen. Durch schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen, verlässliche Langzeitarchivierung und Revisionssicherheit gemäß gesetzlichen Vorschriften wird die Archivierung unkompliziert und transparent. Durch die zentrale Aufbewahrung können Teammitglieder ortsunabhängig und jederzeit auf Dokumente zugreifen. So werden Arbeitsabläufe auch teamübergreifend erleichtert.

Bauprojekte erfordern ein hohes Maß an Organisation. Mit enaio® managen Sie Ihre Baustellen effizient und unkompliziert. Mit der elektronischen Akte haben Sie alle relevanten Informationen zur Hand. Ob bei der Baubesprechung, im Büro oder bei Geschäftspartnern.

Die digitale Bauakte sorgt dabei nicht nur für die Entlastung der Bauleitung durch eine schnelle und einfache Dokumentation vor Ort – sie ist zugleich ein wirksames Hilfsmittel für die effektivere Projektsteuerung und Nachkalkulation durch eine detaillierte Auswertung aller erfassten Baustellendaten.

Business Process Management umfasst eine Vielzahl anspruchsvoller Prozesse. Eines der Kern­ziele unserer Software ist es, diese Prozesse trans­parent zu machen und zu vereinfachen. enaio® optimiert den Information­sfluss von Mensch zu Mensch und von Standort zu Standort.

Geschäfts­prozesse können in Form digitaler Work­flows gesteuert, modelliert und überwacht werden. Und das ist unternehmens­weit möglich – bei der Angebots­erstellung, bei Urlaubs­anträgen, beim Projekt­management, bei Freigabe­prozessen und vielem weiteren mehr.

enaio® classify ist eine Klassifi­zierungs­­komponente mit einer integrierten Plausibili­tätsprüfung, die Formulare und Belege auto­matisch erkennt und richtig einordnet. Dadurch bietet es eine ideale Ergänzung der Erfassungs­funktionen von enaio® capture und ist z. B. für die Entwicklung weitgehend automatisierter Rechnungs­eingangs­lösungen geeignet.

Mit der automatischen Klassifizierung von Eingangs­belegen können Sie – speziell beim Erfassen großer Beleg­mengen – jede Menge Zeit und Kosten einsparen. Dazu ist die Lösung in beliebige, bereits vorhandene Archiv-, ECM- oder Workflow-Systeme integrierbar und fügt sich somit nahtlos in Ihre bestehende Software-Architektur ein.

Funktions­bereiche wie die E-Mail-Verwaltung oder die digitale Archivierung werden von SAP grund­sätzlich nicht abgebildet. SAP bietet deswegen eine zertifizierte Archiv­schnittstelle, mit der Doku­mente, Daten und Belege ausgelagert werden können. enaio® erweitert SAP um ECM-Funktionen, mit denen verschiedene Archi­vierungs- und Dokumenten­management-Szenarien entlang der gesamten Trans­aktionskette unterstützt werden. Daten aus SAP können im ECM-System gespiegelt sowie die Ergebnisse von Bearbeitungs­schritten in SAP geschrieben werden.

Infografik Dokumentenmanagement Posteingangsbearbeitung Prozess

Für Microsoft Dynamics 365 stellt OPTIMAL SYSTEMS eine eigene enaio®-Schnittstelle zur Verfügung, die das Programm um eine revisions­sichere Archivierung von Belegen, eine ausgefeilte Dokumentenverwaltung und digitale Workflows erweitert. Die entsprechenden Belege werden so Teil eines umfassenden und recherchierbaren ECM-Dokumentenbestandes, der den Schriftverkehr, Office-Dokumente, E-Mails, Präsentationen und vieles mehr umfasst.

Unsere Kunden – jahrelanges Vertrauen.

Zahlreiche Kunden aus den Be­reichen Indus­trie und Dienst­­leistungen setzen auf Soft­ware von OPTIMAL SYSTEMS.

Karriere machen.

Wir suchen Tüftler, Planer, Visionäre – kurz: Macher, die Lust auf einen anspruchs­vollen Job haben und unsere Kunden auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten wollen.

Unsere Partner

Erfolgreich ist, wer gute Partner hat. Durch unser Netz­werk an Tech­no­logie- und Ver­triebs­partnern ist enaio® in den viel­fältigs­ten Sze­narien im Einsatz.

Ihre Ansprechpartner in Wien

Portrait Phillip Stimmeder

Phillip Stimmeder

Leitung Solution Sales

Markus Poller, Geschäftsführung OPTIMAL SYSTEMS Wien

Markus Poller

Geschäftsführung, OPTIMAL SYSTEMS Wien

Nach dem Studium der Informatik in den 1990er Jahren startete Markus Poller bei einer renommierten Unternehmensberatung in München, war Mitbegründer eines Venture Capital-finanzierten IT-Startups und zuletzt in leitender Funktion für einen IT-Konzern in Österreich tätig. Seine Erfahrung erstreckt sich über ein breites Spektrum von Branchen im Bereich Daten- und Informationsmanagement. Seit Mai 2019 ist er Geschäftsführer von OPTIMAL SYSTEMS Österreich.

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