Lösung: Das Büro der Zukunft kennt kein Papier
Schaffen Sie Ihr papierloses Büro! Das Dokumentenmanagement in enaio® regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. So wird der Informationsfluss und das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer etwas wann an welchen Dokumenten geändert hat. Zudem können Sie problemlos Workflows einrichten und flexibel anpassen.
- Verwalten sämtlicher Daten, Informationen und Dokumente in einer DMS Plattform für ein modernes Wissensmanagement
- Kontextbezogene Ablage und Archivierung mittels intelligenter Objekte und elektronischer Akten
- Umfassende Recherchemöglichkeiten, Versionierung und Funktionen für Collaboration
- Unterstützt tiefgehende Integration mit Fachanwendungen und Mobile Working
- Hohe Sicherheitsstandards bei Zugriffen und Berechtigungen
- Unterstützung mehrerer Sprachen (Unicode-Fähigkeit)
Elektronische Dokumente, Papierakten und Briefe
eine zentrale Ablage sorgt für Ordnung
Ganzheitliches Wissensmanagement
Dokumente über eine digitale Plattform rundum professionell managen.
Bedarfsorientierte Umsetzung
Maßgeschneidert auf Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Nahtlose
Integration
Einzigartige Vielfalt an Schnittstellen zu Office, ERP, Fachanwendungen u. v. m.
Die Übersicht behalten
Digitale Akten, umfassende Suchkomponenten, Vorschau- und Notizfunktion – alles in einem DMS.
Transparent bleiben
Die Dokumentenhistorie gibt Auskunft über Bearbeiter und Änderungen – alles bleibt jederzeit einsehbar.
Stets informiert
Die Abonnement- und Wiedervorlage-Funktionen sorgen für perfekte Workflows – standortübergreifend.
Dokumente und Informationen zentral verwalten
Wie nutzt man E-Akten mit einem DMS?
Das DMS enaio® verwaltet alle Informationen und hierarchische Ablagestrukturen auf einer zentralen Dokumentenmanagement-Plattform. Aus unterschiedlichen Dokument- und Dateitypen entstehen dabei „intelligente Objekte“, die wiederum zu elektronischen Akten zusammengefasst werden.
In den E-Akten werden die vorhandenen Informationen kontextbezogen verwaltet, unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht und für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll.
- Eine zentrale Plattform für digitales Dokumentenmanagement
- Bündeln der Informationen in elektronischen Akten
- Einfaches Verwalten von Metadaten, Dokument- und Dateitypen im entsprechenden Kontext
- Integrierte Inhaltsvorschau zur Dokumentenanzeige
- Vollständiges Vermeiden von Medienbrüchen
- Integrierte BPM-, Groupware- und Collaboration-Funktionen
- Visualisieren unterschiedlichster Ordnungsstrukturen
Wie kann man digitale Dokumente erstellen und bearbeiten?
enaio® bietet zahlreiche Möglichkeiten für den produktiven Umgang mit elektronischen Dokumenten. So ist z. B. das Office-Paket von Microsoft 365 über eine Schnittstelle angebunden. Durch diese Integration können enaio®-Benutzer Office-365-Dokumente alleine und gemeinsam in enaio® erstellen, bearbeiten und die Änderungen direkt im enaio®-Ordnungssystem ablegen.
Dank eines ausgeklügelten Versionsmanagements ist sichergestellt, dass enaio®-Anwender immer an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Zudem können Sie Metadaten, Textbausteine oder andere Elemente aus enaio® vollautomatisch in das zu bearbeitende Dokument übernehmen – von Akten, Registern, Dokumenten, Dokumentteilen, Tabellen oder Bildern.
- Erstellen und Bearbeiten von Microsoft Office 365-Dokumenten direkt in enaio®
- Umfassendes Versionsmanagement
- Integrierte Vorlagenverwaltung inkl. automatischer Datenübernahme
- Check-out/Check-in zur Vermeidung von Doppelbearbeitung
- Einfaches Anlegen von Notizen und virtuellen Folien
- Optional: Dokumente scannen & Klassifizieren eingehender Dokumente und Belege
Wie kann man mit enaio® Informationen recherchieren und teilen?
Dokumente mit enaio® zu verwalten sorgt für ein effizientes Dokumentenmanagement. Das umfasst neben der intelligenten Recherche von Informationen und Dokumenten auch deren gezieltes Weiterleiten und Verteilen. Für die Recherche stehen sowohl einfache als auch komplexe DMS-Funktionen zur Verfügung, angefangen bei der Ein-Klick-Volltextsuche über kombinierte bis hin zu Experten-Anfragen über mehrere Objekttypen oder Hierarchieebenen. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten dargestellt und können nachträglich weiter eingegrenzt werden.
- Schnelle, gezielte Informationssuche über Index, Volltext, Ablagestruktur, Trefferlisten
- Gezieltes Verteilen von Dokumenten über digitale Workflows zur Freigabe und Bearbeitung
- Internes Versenden von Dokument-Links
- Externes Versenden von Dokumenten per E-Mail (nativ, als PDF oder ZIP)
- Wiedervorlage als automatische Erinnerungsfunktion
- Abonnement zur automatischen Erinnerung über Arbeitsschritte, Neuanlage oder Änderungen von Objekten
enaio®-Schnittstellen – zertifizierte Vielfalt
Ihre Informationen können Sie einfach über digitale Workflows, mittels interner Links auf die Dokumente im ECM-System oder nach extern als E-Mail-Anhänge verteilen – an andere enaio®-Anwender, Mitarbeiter oder auch Partner. Praktische Erinnerungstools wie Wiedervorlagen und Abonnements entlasten Ihre Mitarbeiter zusätzlich. Auf diese Art professionalisieren Sie Ihr Wissensmanagement nachhaltig – und digital.
- Einfaches oder revisionssicheres Archivieren von Informationen und Dokumenten
- Eindeutige Herkunfts- und Authentizitätsnachweise mittels Einbindung einer elektronischen Signatur
- Klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Netzwerk
- Umfassende Protokollierung von Bearbeitungshistorien und Prozessen
Wie kann man digitale Dokumente archivieren und schützen?
Die Ablage von Informationen und Dokumenten in enaio® entspricht bereits einer einfachen Archivierung. Sollen Informationen langfristig aufbewahrt und ein reibungsloser Workflow gewährleistet werden, bietet sich die revisionssichere Archivierung an. Sie garantiert das Einhalten aller relevanten Gesetze und Richtlinien hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen.
enaio® unterstützt Sie so zuverlässig bei der Einhaltung von bestehenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance bzw. GoBD im Rahmen Ihres Dokumentenmanagements.
Realisieren Sie mit enaio® Ihr papierloses Büro – und optimieren Sie Ihr Wissensmanagement!
- Zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Groupware, Mail, CRM und anderen Fachsystemen
- Abbilden von Posteingängen direkt in enaio®
- Direktes Ablegen und Verwalten von E-Mails in enaio® aus Outlook & Co.
- Deutliche Entlastung externer Systeme durch Auslagern von Daten und Dokumenten
- Anzeige von Informationen im Kontext aus dem führenden System heraus
- Zahlreiche Import- und Exportfunktionen
Sichern Sie sich Ihre Produktinformationen
- Infoblatt zum Thema „Dokumentenmanagement mit enaio®”
- Unsere Referenzstory: ADAC Hansa nutzt enaio®
- Anwenderbericht von Zeppelin Baumaschinen