Lösung: enaio® für das Dokumentenmanagement nutzen
Das Dokumentenmanagement in enaio® regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. So wird der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer etwas wann an welchen Dokumenten geändert hat.
Elektronische Dokumente, Papierakten und Briefe
eine zentrale Ablage sorgt für Ordnung
Dokumente über eine digitale Plattform rundum professionell managen.
Maßgeschneidert auf Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Einzigartige Vielfalt an Schnittstellen zu Office, ERP, Fachanwendungen u. v. m.
Digitale Akten, umfassende Suchkomponenten, Vorschau- und Notizfunktion – alles in einem DMS.
Die Dokumentenhistorie gibt Auskunft über Bearbeiter und Änderungen – alles bleibt jederzeit einsehbar.
Die Abonnement- und Wiedervorlage-Funktionen sorgen für perfekte Workflows – standortübergreifend.
enaio® verwaltet alle Informationen und hierarchische Ablagestrukturen auf einer zentralen Informationsmanagement-Plattform. Aus unterschiedlichen Dokument- und Dateitypen entstehen dabei „intelligente Objekte“, die wiederum zu elektronischen Akten zusammengefasst werden.
In den E-Akten werden die vorhandenen Informationen kontextbezogen verwaltet, unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht und für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll.
enaio® bietet zahlreiche Möglichkeiten für den produktiven Umgang mit elektronischen Dokumenten. So ist z. B. Microsoft Office über eine Plugin-Schnittstelle angebunden. Office-Dokumente können in enaio® erstellt und bearbeitet werden.
Dank eines ausgeklügelten Versionsmanagements ist sichergestellt, dass enaio®-Anwender immer an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Zudem können Sie Metadaten, Textbausteine oder andere Elemente aus enaio® vollautomatisch in das zu bearbeitende Dokument übernehmen – von Akten, Registern, Dokumenten, Dokumentteilen, Tabellen oder Bildern.
Dokumente mit enaio® zu verwalten sorgt für ein effizientes Informationsmanagement. Das umfasst neben der intelligenten Recherche von Informationen und Dokumenten auch deren gezieltes Weiterleiten und Verteilen. Für die Recherche stehen sowohl einfache als auch komplexe Funktionen zur Verfügung, angefangen bei der Ein-Klick-Volltextsuche über kombinierte bis hin zu Experten-Anfragen über mehrere Objekttypen oder Hierarchieebenen. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten dargestellt und können nachträglich weiter eingegrenzt werden.
Ihre Informationen können Sie einfach über digitale Workflows, mittels interner Links auf die Dokumente im ECM-System oder nach extern als E-Mail-Anhänge verteilen – an andere enaio®-Anwender, Mitarbeiter oder auch Partner. Praktische Erinnerungstools wie Wiedervorlagen und Abonnements entlasten Ihre Mitarbeiter zusätzlich.
Die Ablage von Informationen und Dokumenten in enaio® entspricht bereits einer einfachen Archivierung. Sollen Informationen langfristig aufbewahrt werden, bietet sich die revisionssichere Archivierung an. Sie gewährleistet das Einhalten aller relevanten Gesetze und Richtlinien hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen.
enaio® unterstützt Sie so zuverlässig bei der Einhaltung von bestehenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance bzw. GoBD.
Möchten Sie mehr über Dokumentenmanagement erfahren? Dann fordern Sie gerne unser Infopaket zu diesem Thema an.
