Lösung: Das Büro der Zukunft kennt kein Papier
Schaffen Sie Ihr papierloses Büro! Das Dokumentenmanagement in enaio® regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. So wird der Informationsfluss und das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer etwas wann an welchen Dokumenten geändert hat. Zudem können Sie problemlos Workflows einrichten und flexibel anpassen.
- Verwalten sämtlicher Daten, Informationen und Dokumente in einer DMS Plattform für ein modernes Wissensmanagement
- Kontextbezogene Ablage und Archivierung mittels intelligenter Objekte und elektronischer Akten
- Umfassende Recherchemöglichkeiten, Versionierung und Funktionen für Collaboration
- Unterstützt tiefgehende Integration mit Fachanwendungen und Mobile Working
- Hohe Sicherheitsstandards bei Zugriffen und Berechtigungen
Elektronische Dokumente, Papierakten und Briefe
eine zentrale Ablage sorgt für Ordnung
Ganzheitliches Wissensmanagement
Dokumente über eine digitale Plattform rundum professionell managen.
Bedarfsorientierte Umsetzung zur Dokumentenverwaltung
Maßgeschneidert auf Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Nahtlose Integration und Anbindung
Einzigartige Vielfalt an Schnittstellen zu Office, ERP, Fachanwendungen u. v. m.
Die Übersicht behalten
Digitale Akten, umfassende Suchkomponenten, Vorschau- und Notizfunktion – alles in einem DMS.
Transparent bleiben
Die Dokumentenhistorie gibt Auskunft über Bearbeiter und Änderungen – alles bleibt jederzeit einsehbar.
Stets informiert
Die Abonnement- und Wiedervorlage-Funktionen sorgen für perfekte Workflows – standortübergreifend.
Dokumente und Informationen zentral verwalten
Von der Recherche bis zur Archivierung
Das DMS enaio® verwaltet alle Informationen und hierarchische Ablagestrukturen auf einer zentralen Dokumentenmanagement Plattform. Aus unterschiedlichen Dokument- und Dateitypen entstehen dabei „intelligente Objekte“, die wiederum zu elektronischen Akten zusammengefasst werden.
In den E-Akten werden die vorhandenen Informationen kontextbezogen verwaltet, unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht und für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll.
- Eine zentrale Plattform für digitales Dokumentenmanagement
- Bündeln der Informationen in elektronischen Akten
- Einfaches Verwalten von Metadaten, Dokument- und Dateitypen im entsprechenden Kontext
- Integrierte Inhaltsvorschau zur Dokumentenanzeige
- Vollständiges Vermeiden von Medienbrüchen
- Integrierte BPM-, Groupware- und Collaboration-Funktionen
- Visualisieren unterschiedlichster Ordnungsstrukturen
Digitale Dokumente erstellen und bearbeiten
enaio® bietet zahlreiche Möglichkeiten für den produktiven Umgang mit elektronischen Dokumenten. So ist z. B. Microsoft Office über eine Plugin-Schnittstelle angebunden. Office-Dokumente können in enaio® erstellt und bearbeitet werden.
Dank eines ausgeklügelten Versionsmanagements ist sichergestellt, dass enaio®-Anwender immer an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Zudem können Sie Metadaten, Textbausteine oder andere Elemente aus enaio® vollautomatisch in das zu bearbeitende Dokument übernehmen – von Akten, Registern, Dokumenten, Dokumentteilen, Tabellen oder Bildern.
- Erstellen und Bearbeiten von Office-Dokumenten direkt in enaio®
- DMS-Funktionen direkt aus Office heraus aufrufen
- Umfassendes Versionsmanagement
- Integrierte Vorlagenverwaltung inkl. automatischer Datenübernahme
- Check-out/Check-in zur Vermeidung von Doppelbearbeitung
- Einfaches Anlegen von Notizen und virtuellen Folien
- Optional: Dokumente scannen & Klassifizieren eingehender Dokumente & Belege
Informationen recherchieren und teilen
Dokumente mit enaio® zu verwalten sorgt für ein effizientes Dokumentenmanagement. Das umfasst neben der intelligenten Recherche von Informationen und Dokumenten auch deren gezieltes Weiterleiten und Verteilen. Für die Recherche stehen sowohl einfache als auch komplexe DMS Funktionen zur Verfügung, angefangen bei der Ein-Klick-Volltextsuche über kombinierte bis hin zu Experten-Anfragen über mehrere Objekttypen oder Hierarchieebenen. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten dargestellt und können nachträglich weiter eingegrenzt werden.
- Schnelle, gezielte Informationssuche über Index, Volltext, Ablagestruktur, Trefferlisten
- Gezieltes Verteilen von Dokumenten über digitale Workflows zur Freigabe und Bearbeitung
- Internes Versenden von Dokument-Links
- Externes Versenden von Dokumenten per E-Mail (nativ, als PDF oder ZIP)
- Wiedervorlage als automatische Erinnerungsfunktion
- Abonnement zur automatischen Erinnerung über Arbeitsschritte, Neuanlage oder Änderungen von Objekten
enaio®-Schnittstellen – zertifizierte Vielfalt
Ihre Informationen können Sie einfach über digitale Workflows, mittels interner Links auf die Dokumente im ECM-System oder nach extern als E-Mail-Anhänge verteilen – an andere enaio®-Anwender, Mitarbeiter oder auch Partner. Praktische Erinnerungstools wie Wiedervorlagen und Abonnements entlasten Ihre Mitarbeiter zusätzlich. Auf diese Art professionalisieren Sie Ihr Wissensmanagement nachhaltig – und digital.
- Einfaches oder revisionssicheres Archivieren von Informationen und Dokumenten
- Eindeutige Herkunfts- und Authentizitätsnachweise mittels Einbindung einer elektronischen Signatur
- Klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Netzwerk
- Umfassende Protokollierung von Bearbeitungshistorien und Prozessen
Dokumente archivieren und schützen
Die Ablage von Informationen und Dokumenten in enaio® entspricht bereits einer einfachen Archivierung. Sollen Informationen langfristig aufbewahrt und ein reibungsloser Workflow gewährleistet werden, bietet sich die revisionssichere Archivierung an. Sie garantieren das Einhalten aller relevanten Gesetze und Richtlinien hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen.
enaio® unterstützt Sie so zuverlässig bei der Einhaltung von bestehenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance bzw. GoBD im Rahmen Ihres Dokumentenmanagements.
Realisieren Sie mit enaio® Ihr papierloses Büro – und optimieren Sie Ihr Wissensmanagement!
- Zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Groupware, Mail, CRM und anderen Fachsystemen
- Abbilden von Posteingängen direkt in enaio®
- Direktes Ablegen und Verwalten von E-Mails in enaio® aus Outlook & Co.
- Deutliche Entlastung externer Systeme durch Auslagern von Daten und Dokumenten
- Anzeige von Informationen im Kontext aus dem führenden System heraus
- Zahlreiche Import- und Exportfunktionen
- REST- und Webservice-Schnittstellen
Sichern Sie sich Ihre Produktinformationen
- Wesentliche Softwarefunktionen auf einen Blick
- Technische Beschreibungen zum Produkt
- Nah am Anwendungsfall