Jobcenter: digitaler, effizienter, bürgerfreundlicher

Mit der ECM-Technologie lassen sich große Effizienzpotenziale freisetzen. Ein Paradebeispiel dafür ist enaio® von OPTIMAL SYSTEMS: Die Software zeigt die gesamte Funktionspalette eines Dokumentenmanagement-Systems im Bereich Jobcenter.

Offenbach: Besserer Überblick mit Kunden-Portal

Seit 2015 setzt das Jobcenter MainArbeit enaio® ein, um das allgemeine Schriftgut sowie Fallakten aus der Fachanwendung LÄMMkom digital zu steuern. Mit der Anbindung eines Kundenportals an enaio® sollte darüber hinaus die Möglichkeit geschaffen werden, Anträge und Formulare elektronisch zu übermitteln. Egal, ob Einladungen zum Gespräch beim Berater, Bewilligungs- und Änderungsbescheide oder Aufforderungen zur Mitwirkung, – die Dokumente werden direkt an das Kundenportal übergeben, von enaio® geprüft und in die dazugehörige Akte abgelegt. Durch die digitale Übermittlung können Schreiben nicht mehr verloren gehen, und sowohl Kunde als auch Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr.

Kreis Düren: Kapazitäten schonen mit E-POSTSCAN

Um die Mitarbeiter in der Posteingangsstelle zu entlasten, führt das Jobcenter des Kreises Düren „job-com“ E-POSTSCAN ein, ein Produkt der Deutsche Post E-POST Solutions GmbH für Geschäftskunden. Im Zusammenspiel mit enaio® soll es einen medienbruchfreien digitalen Workflow ermöglichen und eine konsequente Umsetzung der elektronischen Verwaltung weiter vorantreiben.

Die bis zu 700 Briefsendungen, die täglich die Posteingangsstelle des Jobcenters des Kreises Düren „job-com“ erreichen, werden nicht mehr vor Ort bearbeitet, sondern nach einer groben Vorsortierung von DHL-Express abgeholt und zum Scanzentrum der Deutsche Post E-POST Solutions gebracht. Dort werden sie nach einer maschinellen Öffnung und Entnahme mittels Vorgangsbarcode vorsortiert, die Inhalte nach Aktenzeichen und Fallmanager klassifiziert, gescannt, in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt und über eine Schnittstelle direkt an enaio® übergeben. Darüber hinaus übernimmt die Tochter der Deutsche Post AG auch die Zwischenlagerung sowie die datenschutzrechtskonforme Vernichtung der gescannten Dokumente. Eine der wichtigsten Vorteile der neuen Vorgehensweise ist dabei die Unabhängigkeit vom eigenen Personal bzw. der eigenen Hard- und Software.