Lösung: Schriftgutverwaltung zentral organisieren
Schauen Sie sich unsere Webcasts zu E-Akte, webbasierte ASV für den enaio® Webclient sowie Allgemeine Schriftgutverwaltung mit enaio® in der Öffentlichen Verwaltung an.
Hoher Aufwand bei Recherche, Anlage, Verwaltung und Archivierung von Akten entsteht schnell. Besonders, wenn durch die parallele Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen kein einheitlicher Aktenplan mehr besteht. Die Verteilung der vorgangsrelevanten Dokumente findet hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Die Akten sind somit unvollständig. Ein einheitliches Ablagesystem und Namenskonventionen sind nicht gegeben. Das bedeutet: Erhebliche Aufwände nicht nur in öffentlichen Verwaltungsinstitutionen.
Die Lösung ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) nach Aktenplan, die sogenannte E-Akte.
Die Schriftgutverwaltung ist in enaio® integriert und übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden zentral in der digitalen Vorgangsakte, der E-Akte, gespeichert.
Schriftgutverwaltung mit enaio®
nimmt eine zentrale Position in der Unternehmens-IT ein.
Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Die üblichen Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Service und Dienstleistungen werden durch die deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten schneller und wirtschaftlicher erbracht. Hiervon profitieren Bürger und Behörden gleichermaßen.
Workflows sorgen für Arbeitserleichterung in der Verwaltung. So beschleunigen Sie Prozesse und entlasten Ihre Mitarbeiter.
Recherchetools finden Ergebnisse innerhalb kürzester Zeit. Nie wieder Aktenschränke und Papierakten.
Rollen- und Rechtemanagement sorgen für Sicherheit. Zentral gesteuert und vordefiniert für wiederkehrende Arbeitsabläufe.
Alle Daten werden erfasst und können blitzschnell durchsucht werden. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)
Vom aktuellen Status bis zur Archivierungsfrist: Die digitale Akte vereinigt alle relevanten Informationen zur Dokumentensammlung. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Konstanz)
Optimieren Sie Ihre Projektarbeit mit Aktenplänen: für eine zentrale Ablage, Rollen- und Rechtesysteme und Trefferlistenfilter. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)
Die E-Akte kann nach Aktenplan abgelegt werden, zum Beispiel nach dem Baden-Württemberger Boorberg- oder dem KGSt-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem einheitlichen Aktenplan für die gesamte Verwaltung ab, das heißt, die Mitarbeiter können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten. Die E-Akte kann nach Aktenplan sowie nach Produktplan erstellt werden, sodass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.
Eine E-Akte (digitale Akte) für alle Dokumentarten, Dateitypen und Verwaltungsaufgaben.
Schneller Zugriff durch zentrale Dokumentenablage – bei Bedarf verwaltungsweit an allen Standorten.
Unterstützende Archivierungs-, Workflow-, Recherche-, Erinnerungs- & Prüffunktionen.
Optionale Anbindung von Fachanwendungen wie Kfz-Wesen, Einwohnermeldewesen, Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten etc.
Die digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan ist die Basis für die Arbeit mit digitalen Dokumenten in enaio® und organisiert den gesamten Lebenszyklus der Daten in der Öffentlichen Verwaltung mit Hilfe von Aktenzeichen oder auf Vorgangsebene.
Große Anzahl an Dokumenten automatisiert scannen (Erfassungskomponente).
Dokumente automatisch klassifizieren und deren Inhalte automatisiert extrahieren und plausibilisieren.
Geschäftsprozesse und Transaktionen systematisch aufzeichnen (Records Management).
Dokumente applikationsunabhängig zur Verfügung stellen (Rendition Management).
Die Öffentliche Verwaltung ist aktuell auf der digitalen Überholspur. Doch die fortschreitende Digitalisierung benötigt entsprechende Mittel und Werkzeuge. Dafür bietet OPTIMAL SYSTEMS Hannover mit der Allgemeinen Schriftgutverwaltung in enaio® und mit Hilfe des Webclients oder einer mobilen App eine leistungsstarke Lösung an. Akten per Mausklick anlegen, recherchieren, bearbeiten und archivieren ist nun auch per Webclient oder via mobiler Desktop-App möglich.
Ob die Anlage einer neuen Akte, das Recherchieren in den Vorgangsinhalten oder das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten: Die webbasierte Allgemeine Schriftgutverwaltung ist der nächste Schritt in die Digitalisierung.
Die Vorteile mobilen Arbeitens liegen klar auf der Hand: Ganz gleich, wo sich die Sachbearbeiter*innen befinden, die Bearbeitung der Anträge von Bürger*innen und Unternehmen kann von überall erfolgen.
Das ist aber längst nicht alles: Arbeitgeber, die mobiles Arbeiten erleichtern, sind attraktiv und steigern die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden. Eine bessere Work-Life-Balance wird ermöglicht und Pendelzeiten und -strecken werden vermieden. Damit bereitet das mobile Arbeiten den Weg zu einer arbeitnehmerfreundlichen, nachhaltigen und familiengerechten Arbeitswelt.
Im Rathaus der Gemeinde Langenargen gab es Handlungsbedarf: Das Archiv der Bauakten wurde zu schwer für das denkmalgeschützte Haus. Dank digitaler Akten konnte nicht nur das Rathaus, sondern auch die Verwaltung deutlich entlastet werden.
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