Mehr Zeit und weniger Papier mit enaio® – schon seit 1998

Die Stadtwerke Jena-Pößneck GmbH, Tochtergesellschaft der Technischen Werke Jena, wurde 1992 gegründet und versorgt ca. 70.000 Kunden in Wohnungen, Gewerbe- und Industriebetrieben mit Gas, Fernwärme und Strom in Jena und im Umland der Stadt in Thüringen. Servicebüros der Stadtwerke und der Beteiligungsunternehmen bieten darüber hinaus Dienstleistungen rund um Energie und Wasser sowie komplette Dienstleistungen zu Wohn- und Gewerbeimmobilien, zu technischen Anlagen, in der Telekommunikation und zu Abrechnungsdienstleistungen an.

Die verteilten Standorte des Unternehmens (Geschäftsgebäude, Heimarbeitsplätze, Stadtzentrum, Pößneck, Zwätzen, Camburg usw.) sowie die Mehrzahl von Kundenzentren (Geschäftsgebäude, Zentrum, Pößneck) beeinflussen die Arbeitsabläufe und erschweren den Zugriff auf Informationen und Dokumente. Projektziel war es, die Arbeitsabläufe zu verbessern und zu dynamisieren. Der Zugriff auf die Kundenakten sollte auch für die Außenstellen jederzeit sichergestellt werden, um die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Zusätzlichen Platz zu sparen, war ebenfalls ein wesentliches Ziel.

Ausschlaggebend für die Auswahl der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS war die gute Skalierbarkeit des Systems. Diese erlaubte eine sukzessive Einführung verschiedener Module, die schrittweise in den unterschiedlichen Abteilungen implementiert wurden. Die Revisionssicherheit und die Unveränderbarkeit der Dokumente sind weitere Nutzen des Systems: Daten werden mit dem Archivieren unveränderlich gespeichert und in ein digitales langzeitgültiges Format gebracht. Planungen für die Zukunft sehen vor, den Einsatz des Dokumentenmanagement- und Archivsystems weiter auszubauen.