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Regionaler Energie­versorger setzt auf ECM

Die Stadtwerke Jena-Pößneck GmbH, Tochtergesellschaft der Technischen Werke Jena, wurde 1992 gegründet und versorgt ca. 70.000 Kunden in Wohnungen, Gewerbe- und Industrie­betrieben mit Gas, Fernwärme und Strom in Jena und im Umland der Stadt in Thüringen. Service­büros der Stadtwerke und der Beteiligungs­unternehmen bieten darüber hinaus Dienst­leistungen rund um Energie und Wasser sowie komplette Dienst­leistungen zu Wohn- und Gewerbeimmobilien, zu technischen Anlagen, in der Tele­kommunikation und zu Ab­rechnungs­dienst­leistungen an.

Die verteilten Standorte des Unternehmens (Geschäftsgebäude, Heim­arbeitsplätze, Stadtzentrum, Pößneck, Zwätzen, Camburg usw.) sowie die Mehrzahl von Kunden­zentren (Geschäftsgebäude, Zentrum, Pößneck) beeinflussen die Arbeits­abläufe und erschweren den Zugriff auf Informationen und Dokumente. Projekt­ziel war es, die Arbeits­abläufe zu verbessern und zu dynamisieren. Der Zugriff auf die Kunden­akten sollte auch für die Außenstellen jederzeit sichergestellt werden, um die Auskunfts­fähigkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Zusätzlichen Platz zu sparen, war ebenfalls ein wesentliches Ziel.

Ausschlag­gebend für die Auswahl der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS war die gute Skalier­barkeit des Systems. Diese erlaubte eine sukzessive Einführung verschiedener Module, die schritt­weise in den unter­schiedlichen Abteilungen implementiert wurden. Die Revisions­sicherheit und die Unveränder­barkeit der Dokumente sind weitere Nutzen des Systems: Daten werden mit dem Archi­vieren unveränderlich gespeichert und in ein digitales lang­zeit­gültiges Format gebracht. Planungen für die Zukunft sehen vor, den Einsatz des Dokumenten­management- und Archiv­systems weiter auszubauen.