Saubere Lösung: Digitale Akten im Amt für Stadtreinigung

Platz- und Kosten­ersparnis durch Wegfall von Papierarchiven

Aktenberge, stapelweise verstaubte Altakten, Platzmangel – das war die Ausgangssituation im Amt für Abfall­wirtschaft und Stadt­reinigung der Stadt Heidelberg. Es war weder genug Stau­raum vorhanden für weitere Akten, noch gab es Erweiterungsmöglichkeiten – es musste möglichst schnell eine platz­sparendere Lösung gefunden werden. Nahe­liegend war ein Umstieg auf digitale Akten­führung, und das Amt entschied sich, nach einer für die Arbeit in der Abfall­wirtschaft optimierten Software-Lösung zu suchen.

Die Ent­scheidung für eine ECM-Lösung fiel dem Amt leicht, denn andere Ämter der Stadt Heidel­berg arbeiteten bereits mit ECM-Software und elek­tronischen Akten. Wie ihre Amts­kollegen entschied sich das Amt für Abfall­wirtschaft und Stadt­reinigung für eine Zusammen­arbeit mit dem Rechen­zentrum des Zweck­verbands Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF). Deren Lösung DOKUMEA® sollte im Amt für Abfall­wirtschaft und Stadt­reinigung im Zusammen­spiel mit dem SAP-Fachverfahren für die Abfall­wirtschaft angewandt werden. DOKUMEA® basiert auf der ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS.

Die Arbeit mit den digitalen Akten gestaltet sich einfach und effektiv. Auf die Akten im ECM-System können sowohl die Sach­bearbeiter Veranlagung, Müll­abfuhr und Vertrieb als auch die Mit­arbeiter im Kundenservice-Center gleichermaßen zugreifen. Durch die Zuordnung der Daten zu den Kunden bzw. Geschäfts­partnern ist ein schneller Zugriff auf die benötigten Kunden­daten gewährleistet. Die all­täglichen Anfragen der Kunden können damit inner­halb kürzester Zeit von den Fach­kräften im Amt für Abfall­wirtschaft und Stadt­reinigung beantwortet werden. Diese Effizienz der Daten­haltung und Abwicklung ist ein weiterer Grund, warum das Amt mit der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS sehr zufrieden ist.