Lösung: enaio® im Sozialamt nutzen

Das digitale Sozialamt mit enaio®

Viele Aufgaben – eine Lösung

Zu den größten Stärken der ECM-Software enaio® zählen sowohl die nahtlose Anbindung aller gängiger Fachverfahren über Schnittstellen, als auch die Möglichkeit des Zugriffs auf Daten und Fallakten über verteilte Standorte hinweg. Die Verbesserung des inner- und zwischenbehördlichen Informations- und Daten­austauschs führen zu einer hohen Akzeptanz bei den Sachbearbeitern und den beteiligten Stellen und setzen zusätzlich Synergieeffekte frei. Nicht zuletzt werden durch den Einsatz von enaio® Service und Auskunftsfähigkeit spürbar verbessert.

  • Transparenz durch zentrale, einheitliche Ablagestruktur sämtlicher fallspezifischen Daten und Dokumente
  • Zeitersparnis durch amtsweite, blitzschnelle Zugriffsmöglichkeiten auch bei verteilten Standorten
  • Ausgefeiltes Workflow-Management für zuverlässige, standardisierte und beschleunigte Vorgangsabwicklungen wie z. B. Antragsbewilligungen oder Rechnungsfreigaben
  • Entlastung der Sachbearbeiter, höhere Transparenz bei Fallentscheidungen und schnelle und bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Bürgern
Infografik enaio® Verknüpfung mit Fachapplikation für Sozialämter

Workflow-Szenario innerhalb eines Sozialamt
Von der Eingangspost bis zur Sach­bearbeitung optimal angebunden

Geringerer Aufwand

Blitzschnelle Suche, Bearbeitung und Ablage sowie Registratur von Dokumenten

Mehr Effizienz

Arbeitsabläufe & Entscheidungs­prozesse werden durch digitale Akten beschleunigt

Höhere Sicherheit

Mehr Datenschutz durch Zugriffsrechte-Management und Revisions­sicherheit

Sozialamt Fallakte Screenshot

Auf alle Fälle übersichtlich

In digitalen Akten – wie z. B. der Fallakte – finden sich alle relevanten Informationen zu den Leistungs­beziehern.

Alle Informationen an einem Ort

Briefe, E-Mails, Bescheide, Belege: So sind alle Mitarbeiter schnell auskunftsfähig.

Screenshot enaio® Ordner Fallakte

enaio®-Speziallösungen für Sozialämter

Platz, Zeit und Geld sparen und einen wertvollen Beitrag zur Arbeits­­entlastung leisten

Die enaio®-Sozialamtlösung passt sich vollständig an die vorhandenen Gegebenheiten an. Das heißt: enaio® läuft völlig unauffällig im Hintergrund. Die Sozialamt­mitarbeiter können direkt aus dem führenden Sozialhilfeverfahren (z. B. Open Prosoz) heraus digitale Akten und Dokumente in enaio® suchen, lesen und bearbeiten. Neue Dokumente können direkt aus Word, Excel oder Outlook heraus angelegt, bearbeitet und abgespeichert bzw. in die Akte gedruckt werden.

Aus Gründen der Revisions­sicherheit werden Dokumente in enaio® grundsätzlich automatisch mit einem Merkmal zur Archivierbarkeit versehen. Das heißt, sie können nach Durchführung eines geplanten Archivlaufs nicht mehr verändert werden. Sollen Dokumente veränderbar bleiben, zum Beispiel bearbeitbare Text- oder Kalkulationsdateien, können sie von der Archivierung ausgeschlossen werden. enaio® ist zudem in der Lage, verschiedene Versionen einer Datei zu verwalten und so den Entstehungs- bzw. Anpassungsprozess zu dokumentieren.

Viele Hilfsmittel – ein Ziel: ECM-gestützte Sach­bearbeitung

Sobald eine digitale Akte in enaio® angelegt ist, kann diese – im Gegensatz zu Papierakten – gleichzeitig von mehreren berechtigten Personen, auch aus unter­schiedlichen Abteilungen oder Verwaltungen, genutzt werden.
Das beschleunigt Bearbeitungsprozesse erheblich und hilft, Anträge schneller abzuarbeiten.

Die digitalen Akten und die darin enthaltenen Dokumente (Textdateien, E-Mails, Scans etc.) können nach den unterschiedlich­sten Kriterien gesucht werden. Welche Kriterien das sein sollen (z. B. Ersteller/Bearbeiter, Art des Dokuments / Vorganges/ Antrages, Bearbeitungsstatus etc.) kann individuell, entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Sozialamtes, angepasst werden.

 

Ein weiterer Vorteil gegenüber Papierakten ist die Möglichkeit der Volltextsuche. Sozialamt­mitarbeiter können in Sekunden tausende von Akten bzw. Dokumenten nach jedem beliebigen Wort durchsuchen. Dies gilt auch für eingescannte und mit OCR digitalisierte Dokumente.

Das spart nicht nur Zeit und Transportwege – die digitalen Akten können auch gleichzeitig von beliebig vielen Personen durchsucht werden.

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Logo ADAC

ADAC Hansa

Ein langfristiges Ziel des ADAC ist es, verbandsübergreifend eine zentrale und flexible Enterprise Content Management-Lösung zu implementieren, um – ungeachtet der föderalen Struktur des Vereins – einheitliche organisatorische Strukturen zu schaffen.

Die digitale Akte führt sich fast von selbst und die Recherche erfolgt automatisch. Der Schulungsaufwand hierfür ist minimal.

Oliver Abel, Systembetreuer, Magistrat Seestadt Bremerhaven (Sozialamt)

Die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS passte hervorragend in das Anforderungsprofil der vorhandenen IT-Infrastruktur.

Heino Reinartz, vormals IT-Leiter, Kreisverwaltung Aachen

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