Lösung: enaio® im Sozialamt nutzen
Zu den größten Stärken der ECM-Software enaio® zählen sowohl die nahtlose Anbindung aller gängiger Fachverfahren über Schnittstellen, als auch die Möglichkeit des Zugriffs auf Daten und Fallakten über verteilte Standorte hinweg. Die Verbesserung des inner- und zwischenbehördlichen Informations- und Datenaustauschs führen zu einer hohen Akzeptanz bei den Sachbearbeitern und den beteiligten Stellen und setzen zusätzlich Synergieeffekte frei. Nicht zuletzt werden durch den Einsatz von enaio® Service und Auskunftsfähigkeit spürbar verbessert.
Workflow-Szenario innerhalb eines Sozialamt
Von der Eingangspost bis zur Sachbearbeitung optimal angebunden
Blitzschnelle Suche, Bearbeitung und Ablage sowie Registratur von Dokumenten
Arbeitsabläufe & Entscheidungsprozesse werden durch digitale Akten beschleunigt
Mehr Datenschutz durch Zugriffsrechte-Management und Revisionssicherheit
In digitalen Akten – wie z. B. der Fallakte – finden sich alle relevanten Informationen zu den Leistungsbeziehern.
Briefe, E-Mails, Bescheide, Belege: So sind alle Mitarbeiter schnell auskunftsfähig.
Die enaio®-Sozialamtlösung passt sich vollständig an die vorhandenen Gegebenheiten an. Das heißt: enaio® läuft völlig unauffällig im Hintergrund. Die Sozialamtmitarbeiter können direkt aus dem führenden Sozialhilfeverfahren (z. B. Open Prosoz) heraus digitale Akten und Dokumente in enaio® suchen, lesen und bearbeiten. Neue Dokumente können direkt aus Word, Excel oder Outlook heraus angelegt, bearbeitet und abgespeichert bzw. in die Akte gedruckt werden.
Aus Gründen der Revisionssicherheit werden Dokumente in enaio® grundsätzlich automatisch mit einem Merkmal zur Archivierbarkeit versehen. Das heißt, sie können nach Durchführung eines geplanten Archivlaufs nicht mehr verändert werden. Sollen Dokumente veränderbar bleiben, zum Beispiel bearbeitbare Text- oder Kalkulationsdateien, können sie von der Archivierung ausgeschlossen werden. enaio® ist zudem in der Lage, verschiedene Versionen einer Datei zu verwalten und so den Entstehungs- bzw. Anpassungsprozess zu dokumentieren.
Sobald eine digitale Akte in enaio® angelegt ist, kann diese – im Gegensatz zu Papierakten – gleichzeitig von mehreren berechtigten Personen, auch aus unterschiedlichen Abteilungen oder Verwaltungen, genutzt werden.
Das beschleunigt Bearbeitungsprozesse erheblich und hilft, Anträge schneller abzuarbeiten.
Die digitalen Akten und die darin enthaltenen Dokumente (Textdateien, E-Mails, Scans etc.) können nach den unterschiedlichsten Kriterien gesucht werden. Welche Kriterien das sein sollen (z. B. Ersteller/Bearbeiter, Art des Dokuments / Vorganges/ Antrages, Bearbeitungsstatus etc.) kann individuell, entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Sozialamtes, angepasst werden.
Ein weiterer Vorteil gegenüber Papierakten ist die Möglichkeit der Volltextsuche. Sozialamtmitarbeiter können in Sekunden tausende von Akten bzw. Dokumenten nach jedem beliebigen Wort durchsuchen. Dies gilt auch für eingescannte und mit OCR digitalisierte Dokumente.
Das spart nicht nur Zeit und Transportwege – die digitalen Akten können auch gleichzeitig von beliebig vielen Personen durchsucht werden.
