5. September 2017
Die Anforderungen an die Bewerber, gerade im Hinblick auf die Digitalisierung, haben sich in vielen Berufszweigen geändert. Der digitale Wandel ist inzwischen auch im Personalmanagement der Unternehmen angekommen. Und das ist dringend notwendig, denn es gilt ein digitales Bewerbermanagement zu etablieren.
Herausforderungen im digitalen Recruiting
Digitalisierung und Arbeit 4.0 haben nicht nur Einfluss auf die Arbeitswelt, sondern auch auf die Prozesse rund um die Personalansprache und Gewinnung von Fachkräften durch die Recruiter. Das heißt: Top-ausgebildetes Personal, wie spezialisierte Ingenieure, Entwickler mit Kenntnissen in fünf Programmiersprachen oder Content Marketing Manager mit Zusatzqualifikationen in Suchmaschinenoptimierung erreicht man heute nur noch selten. Insbesondere nicht über konventionelle Stellenausschreibungen in den Karrierebeilagen und Online-Portalen der Tageszeitungen.
Es gibt für Bewerber und Unternehmen immer mehr Möglichkeiten zueinanderzufinden. Doch dabei wird der Medien-Mix unübersichtlicher. Erst recht macht sich heute kaum noch einer die Mühe, seine Bewerbungsunterlagen in Copyshops auszudrucken und anschließend postalisch zu versenden. Zum Glück – denn analoge Bewerbermappen bedeuten einen erheblichen Mehraufwand für die Personalabteilungen und die Personalbeschaffung. Tatsächlich erhalten heute nur 13 Prozent der Top 1.000-Unternehmen in Deutschland Bewerbungen auf dem Postweg.
Digitale Personalakten im Bewerbermanagement
Denn es gibt praktische Alternativen – Technologien, die den gesamten Bewerbungsprozess transparent abbilden. Zusätzlich ermöglichen sie den Recruitingprozess bis zur finalen Einstellung oder Absage des Bewerbers nachhaltig zu erleichtern und zu beschleunigen. So arbeitet die HR-Abteilung in vielen Firmen heute mit modernen digitalen Personalakten und Bewerbermanagement-Lösungen. Elektronische Personal- und Bewerberakten werden für jeden Jobkandidaten angelegt. Sämtliche Daten und Dokumente werden darin zentral archiviert und verwaltet. Elektronische Workflows sorgen für einen hohen Grad an Automatisierung. Alle Informationen zum Bewerber und Vorgang sind an jenen Stellen jederzeit verfügbar, wo der Recruiter sie benötigt: zum Beispiel Vertragsvorlagen und Vereinbarungen, die fachliche Qualifikation oder weitere Detailfragen rund um den Bewerber, je nach Bearbeitungsschritt und Zugangsberechtigung. Das erleichter das Verfahren der Personalbeschaffung erheblich und entlastet den Personaler.
Das Bewerbermanagement steht vor neuen Herausforderungen
Die Vielzahl an digitalen Kanälen, über die potenzielle Kandidaten aktiv angesprochen werden oder sich selbstständig bewerben, nehmen stetig zu. Vor allem Social Media bietet variable Einstiege in den Bewerbungsprozess und neue Wege im Employer Branding. Damit Personalabteilungen den Überblick behalten, sind Bewerbermanagementsysteme gefragt, mit denen das Bewerbungsverfahren zentral gesteuert werden kann. Nur so kann aus einem multilateral entstandenem Bewerberpool die richtige Wahl getroffen werden.
Die richtige Software für Ihr digitales Bewerbermanagement
Bewerbertools müssen mehrere Funktionen bieten, um eine echte Unterstützung für Personalabteilungen zu bieten. Sie müssen eine…
- übersichtliche Verwaltung des Bewerberpools ermöglichen.
- Auswertungen über Bewerbungsverfahren liefern.
- zentrale Korrespondenz ermöglichen.
- DSGVO-konforme Speicherung der Bewerbungsunterlagen gewährleisten.
Digitales Recruiting über Social Media
Unternehmen erreichen motivierte Nachwuchskräfte vermehrt über alternative Kanäle – Stichwort: Social Recruiting. In vielen Unternehmen bildet es bereits einen festen Bestandteil im digitalen Bewerbermanagement ab. Entsprechend haben sich berufliche Online-Portale wie Xing oder LinkedIn zu digitalen Basaren für Headhunter, Recruiter und Bewerber entwickelt. Auch Blogs und Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter oder Instagram werden sowohl von Bewerbern als auch von Recruitern genutzt, um auf sich aufmerksam zu machen. Stellenausschreibungen werden so zielgruppengerechter platziert und mit hochästhetisierten HR-Videos verknüpft, um das Bewerberinteresse zu erhöhen. Auf firmeneigenen Karriereportalen klicken sich Hochschulabsolventen wie Ausbildungsanwärter durch professionelle Bewerbungsassistenten, von der Registrierung bis zur Eingangsbestätigung – zudem überwiegend über mobile Endgeräte.
Wo Bewerbermanagement noch analog ist
Doch spätestens mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch beginnt in vielen Personalabteilungen wieder die trostlos-analoge Bewerberakte angesagt, wenn keine geeignete Software für Personalmanagement eingesetzt wird. Medienbrüche vermehren sich. Nüchterne Mappen mit ausgedruckten Zeugnissen, Lebensläufen und Probearbeiten der Bewerber pflastern Büroregale und Schubladen. Jegliche E-Mail-Korrespondenz versickert in den Untiefen der überfüllten Posteingänge. Terminabsprachen zu den Bewerbungsgesprächen mit den Vertretern der Fachabteilungen finden noch immer spontan zwischen Tür und Angel statt. Zugleich werden Job-Interessenten über den aktuellen Status des Bewerbungsverfahrens im Unklaren gelassen. Das digitale Bewerbermanagement endet dann zumeist dort, wo Ordner, Mappen, Tacker und Stempelkissen die Schreibtische in der Personalabteilung fluten. Der Tod eines jeden digitalen Recruitingprozesses.
Workflows vom Erstkontakt bis zur Einstellung – so geht digitales Recruiting
Elektronische Workflows helfen dabei, den Verwaltungsaufwand für den Personaler deutlich zu reduzieren, Vorlagen und Serienbrieffunktionen assistieren bei der Korrespondenz mit den Kandidaten. Schnittstellen zu E-Mail- und Kalenderdiensten unterstützen bei der terminlichen Koordination im Hinblick auf Vorstellungsgespräche, Assessment-Center oder Probetage. Wichtig ist zudem, die rechtskonformen Aufbewahrungsfristen für die Zeugnisse und Lebensläufe abgelehnter Bewerber zu berücksichtigen: Dokumente sowie die damit verknüpften Personalakten werden entsprechend der datenschutzrechtlichen Vorgaben unwiderruflich gelöscht.
Aus eigener Projekterfahrung wissen wir, dass die digitalen Personalakten auf Basis unserer Software enaio® auch über das Bewerbermanagement hinaus erfolgreich im Einsatz sind. Das gilt beispielsweise für Gehalts- oder Reisekostenabrechnungen oder eine revisionssichere Archivierung des Schriftverkehrs. Verknüpfungen zu Office-Anwendungen und HR- oder ERP-Systemen gehören hier ebenfalls zum Standard. So können digitale Personalakten mit Einstellungs- oder Urlaubsworkflows gekoppelt werden. In einigen Anwendungsfällen werden digitale Personalakten für die workflowgestützte Technik-Einrichtung von neuen Arbeitsplätzen genutzt. Schließlich hört die viel beschworene digitale Transformation in Unternehmen nicht erst mit der endgültigen Vertragsunterzeichnung des Bewerbers auf – sie begleitet den neuen Mitarbeiter im optimalen Fall auch während seiner gesamten Tätigkeit.
Mit enaio® lassen sich alle Unterlagen in der elektronischen Bewerberakte übersichtlich verwalten und die einzelnen Etappen der Arbeitsprozesse komfortabel im System planen. Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für Personalmanagement.
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