enaio®-Releases

Mehr. Überall. Ermöglichen.

Seit dem 3. Dezember 2019 ist die neue Version 9.10 von enaio® verfügbar.

Der Schwerpunkt des Updates liegt zum einen auf dem visuellen und funktionellen Ausbau des enaio® webclients, zum anderen auf der Smartphone-App enaio® mobile. Darüber hinaus steht eine einheitliche Codebasis für alle Applikationen zur Verfügung. Das bedeutet vor allem eine enorme Erleichterung bei entwicklungsspezifischen Anpassungen innerhalb der verschiedenen Clients. Darüber hinaus wird mit der Version 9.10 die Unicode-Unterstützung weiter vorangetrieben.

Erfahren Sie mehr zu neuen Features, Komponenten und Updates rund um die bewährte Enterprise Content Management-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS.

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1. enaio® webclient

Fokus auf Unicode

Mit Version 9.10 wird die Unterstützung nichteuropäischer Schriftzeichen ermöglicht, die Transkription von Namen entfällt.

Indexdaten können in jeder beliebigen Sprache eingegeben werden, beispielsweise Chinesisch oder Russisch. Die Daten stehen sofort für die Suche zur Verfügung und werden in den Trefferlisten dargestellt.

Anzeige von Zusatzinformationen

Die Iconspalten in der Trefferliste sind flexibel konfigurierbar. Über die Einstellungen werden genau die Zusatzinformationen gewählt, die bei der täglichen Arbeit auf einen Blick zur Verfügung stehen sollen. Zudem werden dank Kontextsensitivität ausschließlich die im jeweiligen Kontext sinnvollen Spalten angezeigt.

  • Auswahl von Zusatzinformationen
  • Anzeige der sinnvollen Spalten im Kontext
enaio Webclient Trefferliste Icons

Die neuen Iconspalten in der Trefferliste

enaio webclient Einstellungen Icons

Einstellungen für die Anpassung der Trefferliste

Dark Theme

Für alle, die es weiß auf schwarz mögen: Das neue dunkle Theme lässt sich einfach über die Einstellungen aktivieren und funktioniert im enaio® webclient (Browser oder Desktop-Anwendung) sowie in der App enaio® mobile.

enaio webclient dunkles Theme

enaio® webclient in der schwarzen Darstellungsvariante

Austausch über Links

Um den Kollegen einen schnelleren Zugriff auf ein Dokument zu geben, gibt es nun drei Möglichkeiten, Links zu versenden:

Vorschau-URL

Hierbei wird eine Vorschau-URL in die Zwischenablage kopiert, die der Empfänger zum Öffnen der Vorschau im Browser verwenden kann.

Webclient-URL

Dieser Link öffnet den enaio® webclient im Browser und springt direkt zum Standort des Dokuments.

Verweis

Hierbei wird eine *.os-Datei erstellt, die heruntergeladen und direkt per App oder den Desktop-Clients geöffnet werden kann.

2. enaio® mobile
Ein komplettes ECM auf Ihrem Smartphone

Ab Version 9.10 steht enaio® mobile technisch wie optisch komplett runderneuert für Smartphones in den App-Stores von iOS und Android zur Verfügung. Die App passt sich automatisch an das vorhandene Gerät an und erkennt die installierte Version des enaio®-Servers. Sie ist somit für alle Versionen auch schon rückwirkend ab enaio® 9.0 einsetzbar.

Die App bietet ein mobil-optimiertes Layout und eine touch-freundliche Bedienung. Dank der gleichen Codebasis verfügt enaio® mobile über den ähnlichen Funktionsumfang wie der enaio® webclient. Wer viele Firmengeräte zu verwalten hat, wird sich zudem über die Unterstützung von MDM-Systemen (Mobile Device Management) freuen.

  • mobil-optimiertes Layout
  • touch-freundliche Bedienung
  • Funktionsumfang ähnlich des Webclients
  • Unterstützung von MDM-Systemen
enaio Smartphone App Schnellsuche

Die Suchmaske in enaio® mobile

enaio Smartphone App Trefferliste

Darstellung der „mobilen“ Trefferliste

Spezifische Objekttypen

Abhängig von den Geschäftsprozessen kann im enaio®-Editor für Workflows festgelegt werden, auf welche spezifischen Objekttypen sich das Modell beziehen soll: Zunächst werden dem Workflowmodell entsprechend die erlaubten Objekttypen zugeordnet. Anschließend stehen dem Benutzer ausschließlich diese zur Auswahl, andere werden im Kontextmenü nicht angezeigt.

Dies verhindert, dass ein Workflow versehentlich für den falschen Objekttyp gestartet wird. In der Workflowakte selbst werden die Objekttypen ebenfalls eingeschränkt: An einen laufenden Workflow kann nur ein Objekt vom festgelegten Objekttyp angehängt werden.

Neue Scripting-Features

Skriptgesteuertes Customizing bietet vielfältige Möglichkeiten, in den Informationsfluss einzugreifen und enaio® an die Geschäftsprozesse anzupassen. Mit Version 9.10 steht eine Reihe neuer Features zur Verfügung, unter anderem diese:

  • Globales Scripting-Objekt zum Zwischenspeichern von skriptübergreifenden Werten und Objekten (erleichtert das Scripten „scriptingStorage“, ab 9.0 SR5)
  • PageControls über interne Namen („getFieldsFromPageControl” ab 9.0 SR5) adressieren
  • Benutzer über entsprechende Meldungen („showToast”, ab 9.0 SR5) informieren

Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf folgende allgemeine Events:

  • AfterLogin: nach der Anmeldung und bevor enaio® webclient final angezeigt wird
  • BeforeStartQuery: vor dem Start einer Indexdatensuchanfrage
  • BeforeOpen: vor dem Öffnen von Ordnern, Registern oder Inhalten

Weitere Neuerungen und Änderungen rund um das skriptgesteuerte Customizing finden Sie u. a. auf unserer Hilfeseite.

3. enaio® webclient als Desktopanwendung

Offline-Modus

enaio® webclient kann auch als lokal installierte Windows-Desktopanwendung installiert werden, um schnell und komfortabel mit z. B. Microsoft Office & Outlook oder der SAP GUI und anderen Windows-Programmen integriert zu arbeiten.

Machen Sie sich unabhängig und nehmen Sie Ihre favorisierten Dokumente einfach mit. Im Offline-Modus stehen Indexdaten und Inhalt auch ohne Internetzugang zur Verfügung (lesend, schreibgeschützt). Register, Ordner und Dokumente favorisieren und Offline-Synchronisation starten – der Status der Synchronisation wird graphisch dargestellt. Bei Bedarf ist es möglich, die Vorschau (PDF) oder das Dokument (Original) zu exportieren.

enaio webclient Offline Einstellungen

enaio® offline nutzen

Erweiterung des E-Mail-Ablageprozesses

E-Mails als Desktop-Anwendung

Über das enaio® Outlook Add-In NG können Sie Microsoft Outlook-E-Mails in enaio® webclient als Desktop-Anwendung ablegen. Der Benutzer ruft direkt aus Outlook komfortabel eine Funktion auf, um eine oder mehrere ausgewählte E-Mails an einem konkreten Standort abzulegen. Daraufhin öffnet sich die Indexdatenmaske für die Bearbeitung der Metadaten.

Indexdatenfelder

Die mailspezifischen Indexdatenfelder sind entweder vorausgefüllt (bei einer einzelnen E-Mail) oder werden bei der Ablage automatisch vom System gefüllt (bei mehreren E-Mails). Füllen Sie manuell zum Beispiel alle Felder, auf deren Basis später Berechtigungen vergeben werden, bevor das Objekt abgelegt wird – so wird unerlaubter Zugriff ausgeschlossen.

Ablagevorschläge

Ein weiteres hilfreiches Feature sind threadbasierte Ablagevorschläge: Bei Ablage werden Standorte von E-Mails mit dem gleichen Thema angegeben. Zudem ist es möglich, E-Mail-Anhänge separat abzulegen und Workflows zu starten. Sollte der Ablagevorgang abgebrochen werden, sind die E-Mails in der externen Ablage des verwendeten Geräts gesichert.

SAP-Anbindung

Dank der Integration von enaio® webclient als Desktop-Anwendung in SAP-Szenarien ist es möglich, mit einem Klick von enaio® nach SAP zu springen – und zurück. Via Skript wird die externe Anwendung inklusive Parameter und Infos aufgerufen:

  • enaio® jump2s: Die Abbildung von Dokumentenmanagement-Szenarien wird über den Absprung aus einer Akte direkt in das zugehörige SAP-Businessobjekt (Geschäftspartner, Buchungsbeleg, Faktur etc.) realisiert.
  • enaio® jump2ecm: Der Einsprung von SAP in den enaio® webclient als Desktop-Anwendung erfolgt standardmäßig über eine generierte *.os-Datei.

Per Skript ist zudem flexibel steuerbar, auf welchem Endgerät und Betriebssystem die Anbindung zur Verfügung stehen wird.

Screenshot der Objektsuche in Bereich enaio® SAP-Lieferantenakte

SAP-Lieferantenakte als Schnittstelle in enaio®

4. enaio® client

Trefferlisten, Scripting, Abonnement

Für den Client gibt es jetzt neue Iconspalten in den Trefferlisten, die Ihnen einen noch besseren Überblick ermöglichen. So wurde u. a. eine Trennung der Notizen und Verknüpfungen vorgenommen, zudem sehen Sie ab sofort die favorisierten Objekte als eigenes Spaltenelement.

Ebenfalls neu in den Trefferlisten ist die Facettenansicht für Datumsfelder. Hierfür können verschiedene Datumsvarianten ausgewählt werden, zum Beispiel Quartal 1, Quartal 2 usw., oder auch 1. oder 2. Halbjahr.

Ergänzt werden die Neuerungen in der Trefferliste durch die Möglichkeit, die Verknüpfungsansicht sowohl in allen Trefferlisten als auch in der Mappenansicht, im Verlauf sowie in den Favoriten zur Verfügung zu stellen.

Neue Iconspalten für Trefferlisten

  • Trennung Notizen und Verknüpfungen
  • Angabe der Favoriten und Dateigröße

 Facettenansicht

  • Anzeige von Datumsfacetten mit beliebigen Datumsfeldern aus Indexdaten
  • Konfiguration der angezeigten Facetten durch Anwender sowie verschiedener Facetten im System

Anzeige der Verknüpfungsansicht in jeder Trefferliste

  • Anzeige von Mappen, Verlauf, Favoriten
  • Zentrale Konfiguration möglich

Weitere Neuerungen des Clients finden Sie auf unserer Help-Seite.

Screenshot Einstellungen enaio® client

Abbildung der gewünschten Angaben in der Trefferliste über die Einstellungen in enaio® client

Die Administration

Die wichtigsten Updates für Administratoren beziehen sich auf den Editor sowie auf die Workflows.

Im enaio® editor ist die Administration verschiedener Schränke ab sofort bestimmten Administratoren zuweisbar. In den Workflows können Sie Benutzer inaktiv setzen, um diese aus dem aktiven Workflowprozess ausschließen zu können. Offene Prozesse lassen sich über Stellvertretungsregelungen beenden.

  • Editor
    Zuordnung bestimmter Administratoren zu verschiedenen Schränken
  • Workflow – Inaktiv-Setzung von Benutzern
    – Ausschluss aus aktivem Workflowprozess
    – Beendigung offener Prozesse durch Stellvertreterregelungen

Weitere Neuerungen im Administrationsbereich finden Sie auf unserer Help-Seite.

Zentrales Dokumentationsportal

Das neue zentrale Dokumentationsportal unter help.optimal-systems.com fasst alle Informationen an einem Ort zusammen und löst die bisherigen PDF- und CHM-Dateien ab. Hier finden Sie:

  • Online-Hilfen
  • Release-Informationen
  • Informationen zu Installation und Administration
  • Einstieg in die Entwickler-Dokumentation
  • Zukunftspläne für enaio® in der Roadmap
Dokumentationsportal Oberfläche

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