enaio® 11.0 Release
E-Mail-Management und Hosting, Mobiles Arbeiten und Kollaboration
Im Sommer 2023 ist die neue Version 11.0 von enaio® verfügbar.
Mit der Freigabe der aktuellsten Version bietet unser marktführendes ECM-Produkt enaio® eine Vielzahl an neuen Features und Optimierungen, die ein komfortableres Arbeiten mit Dokumenten und E-Mails ermöglichen. Auch für Admins und Entwickler hält das Release Erleichterungen bereit. Zu den Optimierungen und Neuheiten gehören:
- E-Mail-Management: Umbau und Erweiterung des enaio® mail-archive-service
- Internationalisierung: Mehrsprachigkeit in Katalogen und Desktop-Objekten
- enaio® hosting: Gateway-Integration, Ausbau des Search Services und Service Manager Setup
- Mobiles Arbeiten: Trefferlisten-Design
- Kollaboration: Neuerungen in enaio® coLab
- Schnittstellen und Services: enaio® Office Add-in NG-Erweiterung, DMS-Service, neue Endpunkte
- sowie Neues in den Clients und technische Verbesserungen
Alle Neuerungen von enaio® 11.0
1. E-Mail-Management: Erweiterung des mail-archive-service
Seit enaio® 10.10 gibt es den Microservice enaio® mail-archive-service. Der bisherige Fokus lag auf der compliance-gerechten Übernahme von E-Mails aus Exchange Online – dem sogenannten Journaling, bei dem eine lückenlose und nachvollziehbare Ablage aller Journal-Reports innerhalb eines Microsoft Exchange-Online-Mandanten sichergestellt wird.
In enaio® 11.0 ist der Funktionsumfang von enaio® mail-archive-service um die postfachbasierte E-Mail-Archivierung erweitert. Per Konfiguration werden die Postfächer für die Archivierung ausgewählt. Dabei kann es sich um Benutzer-Postfächer und/oder geteilte Postfächer und/oder Gruppen-Postfächer handeln. enaio® mail-archive-service prüft diese Postfächer und übernimmt die dort vorhandenen E-Mails nach enaio®. Über eine White- und Blacklist kann genauer festgelegt werden, aus welchen Ordnern die E-Mails übernommen werden.
Wie auch beim Journaling werden die E-Mails inklusive aller Anhänge im EML-Format abgelegt. Die E-Mails enthalten die typischen E-Mail-Informationen wie “Von”, “An”, “Betreff” und den E-Mailtext. Anders als beim Journaling stehen Postfach-abhängige Informationen – E-Mailbox, Ordner, Kategorien – zur Verfügung.
Die E-Mails werden in einem Ordner abgelegt, der dem jeweiligen Postfach zugeordnet ist. Dadurch kann über das enaio®-Rechtekonzept abgesichert werden, dass die Benutzer Zugriff auf exakt die E-Mails haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Innerhalb des Postfachs werden die übernommenen E-Mails markiert, sodass der Benutzer jederzeit über den Status der E-Mail-Archivierung informiert ist.
Technisch arbeiten drei Microservices zusammen – für den SMTP-Empfang, für den Mailbox-Zugriff und für die Ablage in enaio®. Diese Microservices werden wie alle anderen Microservices auch im enaio® service-manager verwaltet.
Übersicht der enaio® Microservices
Verknüpfung von Microsoft Exchange und enaio®
2. Mehrsprachige Kataloge: von Suchmasken bis Trefferlisten
In enaio® 11.0 werden – beginnend mit der DMS-Seite – mehrsprachige Kataloge eingeführt. Diese mehrsprachigen Kataloge bieten verschiedensprachigen Benutzer:innen beim Arbeiten in enaio® eine neue User Experience. Zentrale katalogbasierte Indexdatenfelder wie Statusfelder (z. B. “Produkt ausgeliefert”, “Rechnung offen”, “Rechnung bezahlt”, “1. Mahnung” etc.) können in der jeweiligen Muttersprache eines Benutzers/einer Benutzerin dargestellt werden. Damit verbessert enaio® das gemeinsame Arbeiten innerhalb einer Unternehmensgruppe mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern.
In diesen mehrsprachigen Katalogen wird im Unterschied zu einfachen Freitextfeldern oder auch zu vorhandenen einsprachigen Katalogen eine Unterscheidung von der Oberflächendarstellung eines Katalogwertes und dem technischen im System gespeicherten Katalogwert eingeführt. Der/die Benutzer:in sieht in der GUI des Clients nur die Darstellung der Feldwerte, passend zu seiner/ihrer eingestellten Objektdefinitionssprache. Die Eingabe der Indexdaten, die Suche nach Indexdaten und die Übersicht in Trefferlisten erfolgt immer in der vom/von der Benutzer:in eingestellten Sprache.
Unscharfe Suchanfragen (mit Angabe eines *) sowie die Verteilung gespeicherter Anfragen (z. B. über einen öffentlichen Desktop oder via Profilverteilung) sind selbstverständlich sprachübergreifend möglich. Auf der Ebene der Businesslogik (in Skripten, selbst implementierten enaio®-Erweiterungen etc.) wird weiter auf dem im System gespeicherten technischen Wert gearbeitet. Ebenso basieren Rechtesystem (Klauseln) und Import-/Exportszenarien von Dokumenten/Indexdaten weiterhin auf dem technischen Wert.
Diese mehrsprachigen Kataloge stehen in enaio® 11.0 für enaio® client und enaio® webclient in allen Varianten (Browser, Desktop-App, Mobile) zur Verfügung. Die Konvertierung vorhandener einsprachiger Kataloge in mehrsprachige wird unterstützt. Mehrfachauswahl von Katalogelementen wird bei mehrsprachigen Katalogen nicht unterstützt.
Die Integration der mehrsprachigen Kataloge in den Volltext und in die Datenübernahme wird teilweise per Service Release in enaio® 11.0 oder in nachfolgenden enaio®-Versionen erfolgen. Mit der Version enaio® 11.10 sollen diese Kataloge auch im Workflow zur Verfügung gestellt werden.
Erstellung eines mehrsprachigen Katalogs im enaio® editor
Trefferliste in enaio® aus einem mehrsprachigen Katalog
3. Trefferlisten-Design – alternative Kartenansicht
Auf dem Weg zu einem zeitgemäßen Design und einer zeitgemäßen Usability: Vor diesem Hintergrund sind wir dabei, nach und nach elementare Teile der aktuellen Benutzeroberfläche des enaio® webclient neu zu gestalten. Einen ersten Schritt haben wir bereits mit den Trefferlisten ab der Version 10.10 gemacht, einen weiteren Schritt jetzt zur 11.0. Hier wurden nun weitere Funktionen ergänzt.
Generell enthalten Trefferlisten unglaublich viele Informationen, und sie sehen dabei recht gleichförmig aus. Dies mag für Power-User von Vorteil sein, erschwert aber die Arbeit mit den Trefferlisten für neuere oder visuell weniger versierte Benutzer erheblich.
Das Ziel der neuen, alternativen Kartenansicht ist eine übersichtlichere, intuitivere und umfassendere Benutzeroberfläche, die das Auffinden der gesuchten Dokumente auf einen Blick erleichtert. Sie nutzt den Platz effizient, zeigt ausschließlich die wichtigsten Informationen an und hat ein responsives Design.
Alternative Trefferlisten-Darstellung im Kachel-Design
Beliebige Ansichten zur Auswahl
Global (also als Grundeinstellung für das gesamte System) wird festgelegt, ob die bekannte Tabellenansicht oder aber die Kartenansicht standardmäßig Benutzer:innen angezeigt wird. Ganz individuell – pro Objekttyp und Arbeitsweise – kann festgelegt und entschieden werden, welche der beiden Ansichten am besten für die tägliche Arbeit geeignet ist. enaio® hält die gewählte Einstellung benutzerspezifisch vor.
Neben den Objekttrefferlisten und der Verlaufsansicht können sich Nutzer:innen zusätzlich am Standort oder bei dem Ergebnis einer Volltextsuche zwischen Karten- oder Tabellenansicht entscheiden.
Die Ergebniskarten an Objekttrefferlisten und im Standort enthalten einen Titel und einige anpassbare relevante Daten zur Unterscheidung zwischen ähnlichen Dokumenten sowie wichtige Statusinformationen. Im Verlauf wird die Aktion mit einem Datum versehen. Beim Ergebnis einer Volltextsuche wird neben dem Objekttyp als Titel außerdem ein Textauszug mit dem darin gefundenen Suchbegriff sowie der Güte (also der Treffergenauigkeit) angezeigt. Nutzer:innen erhalten also stets wichtige Informationen passend zum Kontext.
Mit der Mausbewegung wird auf jeder Karte eine “Aktionsschaltfläche” sichtbar, die per einfachem Klick die vom Administrator konfigurierte Standardaktion ausführt. Einfache Filter- und Sortiermöglichkeit runden den aktuellen Umfang der Kartenansicht in der Version 11.0 ab und stellen gleichzeitig die Basis für nachfolgende Funktionen dar.
Weitere Optimierungen in Planung
Generell wird es mit den neuen Versionen sowie den Service Releases zur jeweils aktuellsten Version immer wieder Änderungen im Design geben, um den enaio® webclient zu einem moderneren Look-and-Feel zu verhelfen und nachhaltig die “User Experience (UX)” zu verbessern. Diese “agile” Vorgehensweise mit ihrem schrittweisen Vorgehen erlaubt es, erste Verbesserungen zeitnah zur Verfügung zu stellen, schnelles Feedback von den Nutzer:innen zu erhalten und dieses wiederum direkt in alle weiteren Design-Überlegungen einfließen zu lassen.
4. Barrierefreiheit – für die einfachere Bedienung
Benutzerbedürfnisse erkennen, ernst nehmen und den Weg für die digitale Inklusion bereiten – dies ist eines unserer langfristigen Ziele im Bereich des UX-Designs. Entsprechend begegnen wir den Ansprüchen an unsere Software von Menschen mit Behinderung. Wir arbeiten an der barrierefreien Gestaltung unseres enaio® webclient, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden und damit weitestgehend ein uneingeschränktes Arbeiten zu ermöglichen.
Als Grundlage dient uns die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) auf Basis des Behindertengleichstellungsgesetzes. In einem ersten Schritt arbeiten wir an der Erreichung einer Konformitätserklärung und beteiligen uns parallel an einer Studie im Rahmen eines Projektes der iDESkmu – IT-Arbeitsplätze ohne Barrieren.
Lesbarkeit, Erkennbarkeit von Bedienelementen (Kontraste) sowie die Tastaturbedienung sind hierbei ebenso im Fokus wie auch der Einsatz von Screen-Readern (Vorlese-Anwendungen). Die ersten UX-Design-Veränderungen haben wir bereits mit der Version 10.0 zur Verfügung gestellt: das Farbschema “Hoher Kontrast”, Akzentfarben sowie den “Zoom-Faktor bis zu 400 %” für Benutzer:innen mit einer Sehbehinderung.
Bedienung per Tastatur
Nachfolgend haben wir den Fokus auf die Bedienung der Software mittels Tastatur gelegt. Die ist generell für die meisten Menschen möglich, entweder durch eine echte Tastatur oder durch emulierte Tastatureingaben. Die Bedeutung dieses Themas ist entsprechend hoch zu bewerten und wird von uns schrittweise umgesetzt. Ziel ist es, dass alle Funktionen und Inhalte mittels Tastatur bedient werden können und die Steuerung/Navigation dabei nicht unnötig erschwert wird.
Nach dem Haupt- und dem Benutzermenü sind die Objektsuche, die Eingangskörbe, die externe Ablage, Trefferlisten sowie teilweise Indexdatenmasken mittels Tastatur bedienbar (siehe Übersicht rechts). Beim Navigieren stellen mitlaufende Screen-Reader (“Bildschirmvorleser”) alle notwendigen Informationen zur Verfügung.
In den kommenden Service Releases und Versionen wird das Thema “Barrierefreiheit” weiterhin mit auf dem Plan stehen und vorangetrieben, um beim Thema Barrierefreiheit weitere große Fortschritte zu machen.
Übersicht der Tastatureingaben
- Tab oder Shift+Tab – zur Vorwärts- bzw. Rückwärtsnavigation zwischen Elementen
- Pfeiltasten hoch/runter – zum Navigieren innerhalb von Optionseinträgen oder Trefferlistenzellen
- Pfeiltasten rechts/links – zum Navigieren zu den Funktionssymbolen an Optionseinträgen oder innerhalb von Trefferlistenspalten
- Enter oder Leertaste – zum Öffnen von Optionen oder Markieren von Trefferlistenzeilen
- Enter für eine markierte Trefferlistenzeile – zum Auswählen der Standardaktion
- Menü oder Shift+F10 – zum Öffnen des Kontextmenüs
- ESC – zum Schließen aufgeklappter Elemente, modaler Dialoge oder Kontextmenüs
- Indexdatenmasken – Tab oder Shift+Tab zum Navigieren entsprechend der konfigurierten Tab-Reihenfolge
- AddOns – Enter oder Leertaste zum Öffnen des AddOns
- Optionsschaltflächen – Pfeiltasten hoch/runter zum Navigieren innerhalb von Gruppenfeldern
- Schaltflächen – Enter oder Leertaste zum Ausführen der Funktion
- Tabellen – Pfeiltasten hoch/runter zum Navigieren innerhalb von Tabellen (auch POS 1 und Ende) | Leertaste zum Bearbeiten von Zelleninhalten – Enter fügt neue Zeile hinzu
Weitere Neuerungen
- Mit der Version 11.0 wird der neue enaio® USERS Service eingeführt. Dieser Service ist ein Microservice, der Informationen über Benutzer:innen, Benutzergruppen und individuelle Einstellungen wie Systemrollen und Suchkonfigurationen bereitstellt. Diese Informationen können in anderen enaio®-Anwendungen wie enaio® coLab verwendet werden. Durch die dokumentierten Schnittstellen können diese Daten auch in projektspezifischen Lösungen genutzt werden.
- Neben der bereits bekannten serverseitigen Datenübernahme für Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bietet OPTIMAL SYSTEMS eine neue Möglichkeit zur Datenübernahme an. Diese neue Funktion ist zunächst in Microsoft Word verfügbar und unterstützt Benutzer:innen dabei, eine Word-Vorlage mit einem leistungsstarken Editor zu erstellen. Im Gegensatz zur bisherigen komplexen Syntax-basierten Datenübernahme können Benutzer:innen nun die verfügbaren Metadatenfelder einfach über ein Menü auswählen und in das Word-Dokument einfügen. Beide Methoden der Datenübernahme lassen sich parallel verwenden, sodass Benutzer:innen ihre Vorlagen schrittweise in das neue Format umstellen können.
- Die Sicherheit des Datenaustauschs und der Dokumentenübertragung mit enaio® coLab wurde erheblich verbessert. Wenn Dokumente in einen coLab-Projektraum hochgeladen werden, besteht nun die Möglichkeit, sie auf Viren zu überprüfen. Die Administratoren können verschiedene Antiviren-Programme über Webhook-HTTP-Anfragen einbinden. Die Aktivierung des Antivirus-Webhooks kann über die Konfigurationseinstellungen in der colab-prod.yml erfolgen. Benutzer erhalten über Benachrichtigungsfenster Informationen über mögliche Viren oder Probleme beim Virenscannen.
- Informationen zu weiteren Neuerungen finden Sie in Kürze in unseren Technical Release Notes auf unserer help-Seite.
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.