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Eine Gruppe von Menschen steht um einen Tisch herum und jeder setzt ein großes Zahnradstück in eine Formation aus miteinander verbundenen Zahnrädern ein. Der Tisch hat eine helle Holzstruktur und die Zahnräder variieren in Größe und Farbe, wobei das mittlere Zahnrad golden ist.

Microsoft-Teams-Integration, enaio® coLab & KAIROS

enaio® 11.10 – die Neuheiten

Seit dem 2. Oktober 2024 ist die neue Version 11.10 von enaio® verfügbar.

Mit der Freigabe der aktuellsten Version bietet unser ECM-Produkt enaio® eine Vielzahl an neuen Features und Optimierungen, die ein komfortableres Arbeiten mit Dokumenten und E-Mails ermöglichen. Auch für Admins und Entwickler hält das Release Erleichterungen bereit. Zu den Optimierungen und Neuheiten gehören:

Bisherige enaio®-Versionen im Überblick

Aktuelle Hinweise zu Releases, Abkündigungsterminen sowie alle weiteren Informationen zu unserer ECM-Lösung finden Sie in unserer Dokumentation.

Zur Dokumentation

Alle Neuerungen von enaio® 11.10

enaio­® coLab: Design-Update und weitere Features

Das Document Sharing Tool enaio® coLab erhält auf Basis des gewohnten Technologiestacks Angular ein neues und moderneres Design. Die Oberfläche ist nun responsiv und passt sich optimal an verschiedene Bildschirmgrößen an, sei es auf Tablets oder Mobiltelefonen. Zudem wurde die Integration von Microsoft 365 vorangetrieben.

Vorteile für Anwender*innen:

  • Direkte Anzeige und Bearbeitung von Office-Dateien
    Sie müssen keine Dateien mehr herunterladen oder zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Öffnen und bearbeiten Sie Ihre Office-Dokumente direkt in enaio® coLab und sparen Sie wertvolle Zeit.
  • Verbesserte Zusammenarbeit durch Filesharing
    Teilen Sie Ihre Dokumente einfach und sicher mit Kollegen und Partnern. Die verbesserte Filesharing-Funktion ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.
  • Erhöhte Produktivität durch nahtlose Integration
    Dank der Verknüpfung mit Microsoft 365 können Sie Ihre Dokumente direkt in der Anwendung erstellen, bearbeiten und speichern.
  • Optimierte Benutzererfahrung
    Unser neues Design und die erweiterten Funktionen bieten Ihnen eine verbesserte Benutzererfahrung. Die intuitive Bedienung und die nahtlose Integration sorgen dafür, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihre Arbeit.
  • Personalisierung
    Benutzer*innen können das UI nach ihren Vorlieben anpassen, z. B. Farbthemen ändern oder Menüpunkte anpassen.
  • Sicherheit
    Verbesserte Sicherheitsfunktionen wie die Möglichkeit, einen Virus-Check über einen Webhook zu integrieren, sorgen für einen sicheren Umgang mit hochgeladenen Dateien.
  • Performance
    Optimierungen im Backend sorgen für eine bessere Performance, insbesondere bei der Arbeit mit vielen Dateien.

enaio® coLab Projektraum

enaio® coLab Übersicht über die Projekträume

Microsoft Teams: Speichern von Dateien in enaio®

Mit der Version 11.10 von enaio® erweitern wir die Verknüpfung unserer ECM-Lösung mit Microsoft Teams: Ab sofort können Sie nun auch Dateien, die in Microsoft Teams geteilt werden, in enaio® archivieren.

Vorteile für Anwender*innen:

  • Vermeidung von Datenverlust
    Durch die Möglichkeit, Dateien aus Microsoft Teams in enaio® zu archivieren, verhindern Sie, dass wichtige Dokumente im Teams- oder SharePoint-Dschungel verloren gehen.
  • Zentralisierte Dokumentenverwaltung
    Durch die Archivierung in enaio® haben Sie alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort und können diese effizient verwalten und durchsuchen.
  • Erhöhte Produktivität
    Die nahtlose Integration zwischen Microsoft Teams und enaio® spart Zeit und reduziert den Aufwand für die manuelle Übertragung von Dateien.
  • Sicherheitsvorteile
    Durch die Archivierung in enaio® profitieren Sie von den erweiterten Sicherheits- und Compliance-Funktionen der Plattform im Sinne der Datensicherheit.

Hinweis: Die Funktion steht momentan Nutzer*innen des enaio® client zur Verfügung.

Mit einem Klick Dokumente in enaio® ablegen

Bestätigung der erfolgreichen Übertragung

Funktionsweise: Die neue Funktion steht sowohl in individuellen als auch Meeting- und Kanal-Chats zur Verfügung. Die archivierten Dateien erscheinen im enaio®-Eingangskorb und können dort weiterverarbeitet werden.

Neues Feature: Kontierungstool

Das neue Kontierungstool wurde speziell dafür entwickelt, um die Bearbeitung strukturierter Datensätze in Tabellenform zu optimieren. Dieses Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Effizienz und Flexibilität in der Finanzbuchhaltung erheblich steigern können.

Die wichtigsten Features:

  • Beliebige Zeilenanpassung
    Anwender können Tabellenzeilen aufsplitten, zusammenführen und zurücksetzen. Dies ermöglicht eine flexible und präzise Bearbeitung von Datensätzen.
  • Dynamische Katalogelemente
    Abhängig vom Tabelleninhalt werden in enaio® passende Kataloge dynamisch angeboten. Dies erleichtert die Auswahl und Zuordnung relevanter Daten.
  • Automatische Summenanpassung
    Beim Aufsplitten von Zeilen werden Summenwerte automatisch angepasst, was die Genauigkeit und Effizienz der Datenbearbeitung erhöht.
  • Validierung und Fehlerdiagnose
    Umfassende Validierungsfunktionen und Fehlerdiagnose (Logging) sorgen für eine hohe Datenintegrität und erleichtern die Fehlerbehebung.

Vorteile für Anwender*innen:

  • Zeitersparnis und Effizienz: Durch die automatisierten Funktionen und die Möglichkeit, Tabellen flexibel zu bearbeiten, sparen Anwender wertvolle Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
  • Reduzierte Entwicklungskosten: Dank der einheitlichen Basis für beide Clientvarianten ist nur ein einmaliger Entwicklungsaufwand erforderlich. Dies führt zu geringeren Projektkosten und einer schnelleren Implementierung.
  • Erhöhte Flexibilität: Die dynamischen Katalogelemente und die Möglichkeit zur Anbindung an Drittsysteme wie Navision oder andere ERP-Systeme bieten eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Anforderungen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Die moderne Technologie und die übersichtliche Benutzeroberfläche sorgen für eine intuitive Bedienung und eine angenehme Nutzererfahrung.

Screenshot vom Kontierungstool mit Beispielrechnung

Aussichten: Das Kontierungstool wird kontinuierlich weiterentwickelt. Zukünftige Funktionen umfassen unter anderem die Einbettung von Kontierungsvorlagen, die kontextabhängige Bereitstellung von Katalogen und die Anbindung an weitere Drittsysteme. Diese Erweiterungen werden die Funktionalität und den Nutzen des Tools weiter steigern.

Auf KI-Kurs: Integration von enaio® KAIROS

Mit KAIROS präsentieren wir ein KI-basiertes Tool, das die flexible Automatisierung und Beschleunigung von Dokumenten- und Posteingangsszenarien ermöglicht. Diese Integration bringt zahlreiche Vorteile und neue Möglichkeiten für unsere Anwender.

KAIROS ermöglicht eine KI-gestützte, automatisierte und effiziente Klassifizierung von Eingangsdokumenten. Durch die Nutzung vortrainierter KI-Modelle von OPTIMAL SYSTEMS können Dokumentenklassen sowie Metadaten automatisch erkannt werden. Diese Modelle können zudem projektspezifisch mit kundenspezifischen Daten schnell nachtrainiert bzw. “getuned” werden, um eine noch höhere Genauigkeit zu erreichen.

Dokumente lassen sich dank des integrierten AI-Connectors (siehe blauer Kasten rechts) an KAIROS übermitteln, woraufhin KAIROS die erkannte Klasse des Dokuments sowie optional extrahierte Indexdaten zurückliefert. Zusätzlich liefert das Tool die Konfidenzwerte (geschätzte Wahrscheinlichkeit) für die extrahierten Daten, was eine optionale menschliche Nachbearbeitung erleichtert, falls die Konfidenz unter einem bestimmten Schwellwert liegt.

Vorteile für Anwender*innen:

  • Automatisierung und Effizienz: KAIROS ermöglicht eine signifikante Reduzierung des manuellen Aufwands bei der Dokumentenklassifizierung und -indexierung. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung und erhöhten Produktivität.
  • Hohe Genauigkeit: Durch die Möglichkeit, KI-Modelle mit kundenspezifischen Daten anzutrainieren, wird eine hohe Genauigkeit bei der Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten erreicht.
  • Einfache Integration: Dank des AI-Connectors ist die Integration von KAIROS in bestehende Systeme und Workflows unkompliziert und transparent.
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: KAIROS ist flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen und Daten jedes Projekts angepasst werden.

Beispiel für ein KAIROS-Szenario: Konformitätsprüfung beim Rechnungsmanagement

Verifizierungsclient

AI-Connector: Der AI-Connector bietet eine integrierte API, die die Komplexität der KI-Analyse durch KAIROS überschaubar kapselt. Dies ermöglicht eine einfache und transparente Integration von KAIROS in jedes Projekt, sei es client- oder serverseitig.

Sicherheitsupdate: Zwei-Faktor-Authentifizierung

Neu ab der Version 11.10 von enaio® ist auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Diese unterstützt dabei, die Sicherheit von enaio® weiter zu erhöhen (siehe auch blauer Kasten rechts). Die Funktion steht für den enaio® client zur Verfügung und wird durch zeitbasierte Einmalpasswörter (TOTP) realisiert.

Vorteile für Anwender*innen:

  • Erhöhte Sicherheit
    Durch die Einführung der 2FA wird der Zugang zu enaio® deutlich sicherer. Selbst wenn ein Angreifer Zugang zu Ihrem Benutzernamen und Passwort erlangt, benötigt er zusätzlich den einmaligen Code, der nur auf Ihrem mobilen Gerät generiert wird.
  • Schutz vor Missbrauch
    Die 2FA verhindert den Missbrauch von enaio®, der durch automatische Anmeldungen via Single Sign-On (SSO) möglich wäre. Ein Zugang zum Rechner ist nicht mehr ausreichend; man benötigt auch das mobile Gerät und den generierten Code.
  • Flexibilität und Kontrolle
    Die Konfiguration der 2FA kann benutzerspezifisch im enaio® administrator vorgenommen werden. Dies ermöglicht es, administrative oder technische Benutzer von der 2FA auszunehmen, falls dies erforderlich ist.

Implementierung und Nutzung:

  • Einfache Einrichtung
    Die Synchronisation mit TOTP-Clients auf mobilen Endgeräten erfolgt über einen einmalig zur Initialisierung angezeigten QR-Code.
  • Breite Anwendung
    Die 2FA ist bei Aktivierung für folgende Clients wirksam:
    • enaio® client
    • enaio® capture
    • enaio® admin
    • enaio® editor
    • enaio® editor-for-workflow
    • enaio® administrator-for-workflow

Zwei-Faktor-Authentifizierung: Konfiguration

Zwei-Faktor-Authentifizierung: Benutzerverwaltung

Was ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist ein Sicherheitsmechanismus, der neben dem herkömmlichen Benutzernamen und Passwort einen zweiten Faktor zur Verifizierung verlangt. In enaio® verwenden wir das TOTP-Verfahren (Time-based One-Time Password), bei dem zeitbasierte Einmalpasswörter generiert werden. Diese Passwörter können über gängige Authenticator-Apps wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator auf mobilen Endgeräten abgerufen werden.

Selbst gestalten: das ModalDialog-AddOn

Das ModalDialog-AddOn ermöglicht maßgeschneiderte und frei gestaltbare modale Dialoge direkt aus Datenmasken heraus zu öffnen.

Vorteile:

  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
    Das ModalDialog-AddOn unterstützt Sie bei der Umsetzung verschiedenster Geschäftsprozesse und -szenarien. Damit können Sie zusätzliche Businesslogiken flexibel darstellen und mit enaio® interagieren. Zudem lassen sich eigene Add-ons entwickeln, um ausgewählte Daten der Datenmaske grafisch anzuzeigen, diese Daten um weitere Quellen anzureichern und anschließend die angereicherten und neu organisierten Daten zurück auf die Maske zu speichern.
  • Einheitliche Implementierung
    Dank der gemeinsamen ModalDialog-API, die die jeweiligen APIs von Rich- und Webclient kapselt, müssen Sie nur eine Implementierung für beide Clients erstellen. Der HTML- und JavaScript-Code des ModalDialog-AddOns wird im Projekt üblicherweise auf dem enaio® service-manager gehostet und ist somit von allen Clients erreichbar.
  • Erweiterte Visualisierung und Datenanreicherung
    Das ModalDialog-AddOn bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten auf der Index-Datenmaske anders zu visualisieren, zu bearbeiten und umzustrukturieren. Sie können Daten aus verschiedenen Feldern zusammenführen und externe Datenquellen über Microservices ansprechen, um die Daten weiter anzureichern.
  • Integration in bestehende Workflows
    Das Add-on kann sowohl in Workflow-Masken als auch in Indexdatenmasken genutzt werden. Dies bedeutet, dass die Werte aus dem modalen Dialog am Ende wieder zurück auf die Indexdatenmaske geschrieben werden können, was eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Prozesse ermöglicht.

ModalDialog-AddOn Administrationsbereich

ModalDialog-AddOn Eigenschaftsfenster

Anwendungsbeispiel enaio® Kontierungstool
Ein konkreter Anwendungsfall des ModalDialog-AddOns ist das enaio® Kontierungstool, das von OPTIMAL SYSTEMS als Projektlösung realisiert wurde. Dieses Tool zeigt, wie das Add-on genutzt werden kann, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen und den Anwendern eine verbesserte Datenverarbeitung und -visualisierung zu bieten.

Weiter ausgebaut: Mehrsprachige Workflows und Kataloge

Mit der Version 11.10 von enaio® wird die Unterstützung für mehrsprachige Workflows und Kataloge erheblich erweitert. Diese neuen Funktionen bieten zahlreiche Vorteile für Anwender*innen, insbesondere für Unternehmen, die in einem mehrsprachigen Umfeld operieren.

Hauptmerkmale:

  • Mehrsprachige Feldlabel auf Workflow-Masken:
    • Anwender können nun Feldlabel in ihrer eigenen Sprache sehen, was die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz erhöht.
    • Dies erleichtert die Modellierung von Workflows, da nicht mehr für jede Sprache separate Masken erstellt werden müssen.
  • Dynamische mehrsprachige Kataloge:
    • Katalogeinträge können je nach Kontext und Benutzerpräferenz in der jeweiligen Sprache angezeigt werden.
    • Dies gilt sowohl für statische als auch für dynamische Kataloge, die mit WF-Variablen verknüpft sind.
  • Vereinfachte Workflow-Modellierung:
    • Die Notwendigkeit, separate Masken für jede Sprache zu erstellen, entfällt.
    • Schaltflächen und statische Labels können nun mit gleichen Bezeichnern im GUI angelegt werden, was die Übersichtlichkeit und Konsistenz erhöht.
    • Es ist nun möglich, Icons auf Buttons in Workflow-Masken anzubringen, was die intuitive Bedienung im Client unterstützt.
    • Die Beschriftung der Buttons ist ab sofort mehrsprachig.

Sprachauswahl definieren im Admin-Bereich

Unterstützung für Microsoft Entra ID, Active Directory und LDAP im Directory Sync

Das bisher als Azure-Active-Directory-Sync bekannte Feature in enaio® wird mit der neuen Version unter dem Namen enaio® directory-sync weitergeführt. Hierbei wird die XSLT-Verzeichnis-Synchronisation durch eine neue Logik ersetzt. Die neue Funktion ermöglicht es, sowohl Microsoft Entra ID (eh. Azure Active Directory) als auch LDAP für die Synchronisation von Benutzer- und Gruppendaten zu nutzen.

Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten:

  • Benutzerkontonamensquelle: Anwender können wählen, ob sie den User Principal Name (UPN), den UPN ohne Domain- und @-Zeichen oder den SAM-Account-Namen verwenden möchten.
  • Gruppenpräfixe: Um eine bessere Übersichtlichkeit und Struktur zu gewährleisten, können Gruppenpräfixe definiert und entfernt werden.
  • Automatische Zuweisungen: Benutzer und Gruppen lassen sich automatisch importieren. Dazu können Sie ihnen spezifische Rollen und Rechte zuweisen.
  • Verbesserte Benutzerverwaltung:
    • Workflow-Organisationsobjekte: Benutzer und Gruppen können nun direkt Workflow-Organisationsobjekten zugeordnet werden. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung von organisatorischen Strukturen innerhalb von Workflows.
    • Synchronisation von deaktivierten Benutzern: Benutzer, die per enaio® directory-sync auf “WFM.deleted” gesetzt werden, sind gleichzeitig in der Organisationsstruktur inaktiv und als abwesend markiert. Dies erleichtert die Verwaltung von Stellvertretungsregelungen.

Vorteile für Administrator*innen:

  • Erhöhte Flexibilität
    Durch die Unterstützung von Microsoft Entra ID und LDAP können Unternehmen ihre bestehenden Verzeichnisdienste nahtlos in enaio® integrieren.
  • Effiziente Verwaltung
    Die erweiterten Konfigurationsmöglichkeiten und die automatische Zuweisung von Rollen und Rechten sparen Zeit und reduzieren den administrativen Aufwand.
  • Bessere Übersicht
    Die Möglichkeit, Workflow-Organisationsobjekte zu nutzen, sorgt für eine klarere und strukturiertere Verwaltung von Workflows.

Begriffe

Microsoft Entra ID, ehemals Azure Active Directory: cloudbasierter Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst.

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol): ein Anwendungs- und Zugriffsprotokoll für Verzeichnisdienstanbieter.

Einführung des neuen Gateways: enaio® gateway-ng mit OIDC (OAuth2)

Mit der Version 11.10 führen wir unser neues gateway-ng ein. Dieses nutzt moderne Authentifizierungsstandards wie OAuth2 und bietet zahlreiche Vorteile für unsere Anwender.

Hauptfeatures und Vorteile:

  • Single Sign-On (SSO) mit UPN: Dank der Integration von OAuth2 ermöglicht enaio® gateway-ng die Single-Sign-On (SSO)-Funktion für den enaio® webclient. Nutzer, die sich beispielsweise über Azure anmelden, werden automatisch im Gateway angemeldet und benötigen keine zusätzliche Anmeldung für den Webclient. Dies spart Zeit und vereinfacht den Anmeldeprozess erheblich.
  • Nutzerverwaltung in Azure: Die Nutzerverwaltung kann direkt in Azure erfolgen, inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Passwort-Zurücksetzung und Passwort-Änderung. Dieses bietet eine zentrale und sichere Verwaltung der Nutzerkonten.
  • Automatische Zuweisungen: Benutzer und Gruppen lassen sich automatisch importieren, dazu können ihnen spezifische Rollen und Rechte zugewiesen werden.
  • Kein zusätzliches Setup erforderlich: enaio® gateway-ng läuft direkt im Service-Manager, wie auch die anderen enaio® Microservices. Es benötigt deutlich weniger Speicherplatz, da kein eigenes Java Development Kit (JDK) mehr erforderlich ist. Zudem entfällt das eigene Zertifikat-Management, was den Administrationsaufwand zusätzlich reduziert.
  • Einfache Wartbarkeit und Weiterentwicklung: Durch die Nutzung von Industriestandards wie Spring Cloud Gateway ist enaio® gateway-ng einfacher zu warten und weiterzuentwickeln. Die starke Community und die umfassende Dokumentation dieser Technologie erleichtern die Konfiguration und den Betrieb.

Einschränkungen und zukünftige Entwicklungen

Aktuell ist enaio® gateway-ng primär für den Webclient im Browser nutzbar. Weitere Clients wie der enaio® client und enaio® mobile werden in zukünftigen Releases unterstützt. Bestimmte Funktionen, wie die Passwortbestätigung bei Wiedervorlagen oder der Offline-Modus, sind derzeit noch nicht mit dem neuen Gateway kompatibel. Diese Themen werden jedoch kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert.

Weitere Neuheiten

ILM-Tool: repositorymanager 5

Der repositorymanager 5 bietet neben dem zertifizierten CMIS-Standard eine Schnittstelle zwischen enaio® und SAP. Zugleich wird damit SAP ILM unterstützt. SAP ILM ist eine Lösung, mit der Regeln rund um den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten definiert werden – von deren Erstellung über die Aufbewahrung bis hin zur Löschung.

Mit ILM kann ein Dokumentenmanagementsystem dafür sorgen, dass die in SAP hinterlegten Daten in strukturierter Weise zur Verfügung stehen und zum Beispiel rechtskonform abgelegt werden. Der repositorymanager 5 kommt in enaio®, yuuvis® Momentum und yuuvis® RAD zum Einsatz. Die aktuelle Version 5 wurde für den Datenaustausch via SAP ILM zertifiziert.

Effiziente Erfassung: enaio® capture-pro

Die Erfassungslösung enaio® capture-pro (basierend auf KODAK Alaris) bietet höchste Effizienz und Produktivität in allen Fachbereichen, in denen Dokumente gescannt werden. Nutzende können dabei ihre bereits vorhandenen Scanner einbinden oder auf mehr als 200 unterstützte Scannermodelle der wichtigsten Hersteller zurückgreifen.

Über die Auto-Import-Funktion sind zudem viele andere mögliche Datenquellen integrierbar. Dank der integrierten Barcode-Lesung können über zwanzig verschiedene Barcode-Typen, darunter alle wichtigen 2D-Codes, wie z. B. QR-Codes, vollautomatisch beim Scannen (“on the fly”) erfasst und weitergegeben werden.

enaio® webclient: Umstellung auf Angular

Der enaio® webclient wurde ursprünglich auf Basis des AngularJS Framework entwickelt. Dieses Framework wird zum Ende 2024 aus dem Support genommen. Die Umstellung auf die aktuelle Angular Framework-Version verspricht u. a. eine schnellere Performance, mehr Sicherheit durch Updates und Synergie-Effekte durch TypeScript. Zusätzliche Anpassungen in der Architektur und bei den Modularisierungen sind geplant.

Sicher aufbewahren: enaio® cloud-archive

Das enaio® cloud-archive ist die neue SaaS-Lösung für die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in enaio® abgelegten Dokumente in der Cloud. Die Skalierung des Speicherplatzes gemäß der individuellen Anforderungen erfolgt genauso flexibel wie die Verwaltung der Retentionszeiten. Verknüpft ist die neue Lösung mit einem umfassenden Betreuungsangebot, das die gesamte Administration von der Konfiguration bis zum Support durch unser Team vorsieht.

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