Neues Release von ECM-Spezialist OPTIMAL SYSTEMS

enaio® 10.10: zentrale Neuerungen rund um Co-Working, Sicherheit und Transparenz

Am 11. Juli 2022 hat der Softwareentwickler OPTIMAL SYSTEMS die aktualisierte und überarbeitete Version seines Enterprise Content Management (ECM)-Systems veröffentlicht. enaio® 10.10 bringt vor allem in den Bereichen CoWorking, Sicherheit und Transparenz einige wichtige Neuerungen auf den Weg.

Co-Working mit Teams

Dank der neuen Integration von enaio® 10.10 in Microsoft Teams wird das Teilen von Dokumenten in Besprechungen, Chats und Kanälen möglich. Über einen in enaio® generierten Token können in der enaio-App für Teams beispielsweise Dokumente allen Meeting-Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Das Besondere dabei: Sie teilen einen Link auf das Dokument in enaio® – das Originaldokument verbleibt geschützt und ordnungsgemäß abgelegt in enaio®. Auch die gemeinsame Bearbeitung ist möglich und erfolgt über die bereits etablierte Microsoft Office 365-Integration.

Compliance für Exchange Online: Mail Archive Service

Der neue Service ermöglicht die Compliance-gerechte Übernahme von E-Mails und richtet sich gezielt an Kunden, die Microsoft Exchange Online verwenden. Zielstellung ist hierbei die lückenlose und nachvollziehbare Ablage aller Journalreports in enaio®, die von einem Exchange Online-Mandanten gesendet werden, um damit die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.

Einfachere Betriebsführung dank Consistency Check und Repair Service

Mit dem neuen Consistency Check in enaio® 10.10 prüft das ECM selbstständig, ob alle Dokumente, die im Volltext zur Verfügung stehen sollen, auch tatsächlich verarbeitet worden sind. Dabei werden automatisch diverse Logs gecheckt und ausgewertet. Dokumente, die im ersten Anlauf nicht durch den Volltext indexiert werden konnten, werden durch den Repair Service einer erneuten Verarbeitung unterzogen.

Fit for the future: Technologie-Change im Webclient

Ab enaio® 10.10 wird das Backend des enaio® Webclient als Microservice bereitgestellt – der alte Anwendungsserver osweb (auf Basis von SOAP) wird abgeschafft. Durch diese Umstellung wird der Webclient fit gemacht für die Zukunft und kann alle Vorteile eines Microservices nutzen – das heißt er wird skalierbar, Cloud-fähig und ist für „große Systeme“ gedacht. Die Installation und Administration erfolgt über den enaio® Service Manager. Um die Komplexität bei der Rechtevergabe im Webclient deutlich zu reduzieren, wurde das gemischte Rechtesystem abgeschafft und der obligatorische „technische Benutzer“ entfällt.

Übersichtliches Co-Working durch coLab-Anbindung

Auch die enaio® 10.10-Version wird mit coLab weiterhin einen Dokumentenraum zum Teilen von Dateien mit Nicht-enaio-Nutzern zur Verfügung stellen. Neu ist die Kennzeichnung der geteilten Dokumente beziehungsweise Register durch Icons im Rich- wie im Webclient von enaio®. Über ein neues coLab-Dashlet können Informationen aus den Projekträumen in enaio® angezeigt werden – ein deutliches Plus an Transparenz und Informationssicherheit für die User.

Serverscripting mit JavaScript

Programmierer von Web-only-Projekten mit enaio® können sich auf deutliche Erleichterungen freuen: Im Bereich Serverscripting kann neben VBScript jetzt auch das weiter verbreitete JavaScript verwendet werden. Dazu wurde die V8 Scriptengine eingeführt. Die Anlage von Skripten als Bibliotheken zur Verwendung in anderen Eventskripten ist dadurch möglich.

Fazit: Mehr Transparenz, mehr Sicherheit und weniger Arbeitsaufwand mit enaio® 10.10

Lange Dateinamen mit 260 Zeichen und ausgewählte Dateiformate, die größer als 4 GB sind, werden unterstützt. Die aktuellen Signatur-Komponenten von Governikus Boreum und Mentana Classic Signature stehen im Windows Client zur Verfügung. Das Release von enaio® 10.10 macht das ECM-System insgesamt leistungsfähiger und reduziert gleichzeitig den Arbeitsaufwand für Administratoren.

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