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Prozessmo­dellierung und ECM-Einführung laufen parallel

Zweckverband Ostholstein (ZVO)

  • ca. 500 Mitarbeiter
  • Gründung 1927
  • 60 Mitgliedsgemeinden
  • 2 Tochtergesellschaften
Firmenlogo Zweckverband Ostholstein

Papierärmer und effizienter

Der Zweckverband Ostholstein (ZVO) ist der regionale Ver- und Entsorger in der Region Ostholstein. Der ZVO wurde im Jahre 2004 in operative Geschäfts­einheiten mit einer übergeordneten Holding neu strukturiert. Um effizienter zu arbeiten, entschied sich der ZVO, seine Prozesse mit der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS zu unterstützen.

Mit über 400 Mitarbeitern ist der ZVO ein bedeutender Wirtschafts­faktor in der Region. Die Anfor­derungen der neuen Organisation konnten mit den über die Jahre ZVO entwickelten und erprobten Prozesse nicht optimal abgedeckt werden. Die fach­spezifischen Prozesse der einzelnen Geschäfts­einheiten sind an die Anforderungen des technischen Sicherheits­management (TSM) angepasst, aber über­greifende Prozesse waren durch die neue Organisation nicht mehr kompatibel.

Die Einführung der ECM-Software verlief mit einem Zeit­versatz von ca. einem halben Jahr parallel zur Prozess­modellierung. Nach Fest­legung der grund­sätzlichen System­struktur begann die Einführung im Personal­wesen mit der Umstellung auf die digitale Personal­akte sowie für Abläufe im Tages­geschäft. Nach und nach wurden weitere Fach­bereiche einbezogen.

Infor­mationen stehen heute für alle berechtigten Mitarbeiter zentral zur Verfügung – vom Post­eingang über die Abrechnung bis hin zu Notizen oder Faxbelegen.

 

Mit dem ECM-System haben wir jeder­zeit einen effizienten Zugriff auf alle Infor­mationen und Unter­lagen. Nach Um­stellung reduzierte sich die Ablage­fläche um gut drei Viertel auf nunmehr rund 8 Meter.

Heiko Suhren, Verbandsdirektor, Zweckverband Ostholtstein (ZVO)

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