enaio®-Anwender

Flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenführung

Stadt Leipzig

ca. 625.000 Einwohner*innen
größte Stadt im Freistaat Sachsen
rund 9.000 Mitarbeitende

Digitale Aktenführung in der gesamten Stadtverwaltung

Leipzig, eine wachsende Stadt mit Geschichte und kulturellem Erbe – bekannt für ihre vielfältige Geschichte, ihre dynamische Kulturszene und ihre innovative Wirtschaft –, steht auch vor den komplexen Herausforderungen, die eine Großstadt mit sich bringt. Dies gilt insbesondere für den Bereich der Öffentlichen Verwaltung. Mit über 600.000 Einwohner*innen ist Leipzig die größte Stadt Sachsens und beschäftigt in der Stadtverwaltung über 9.000 engagierte Mitarbeitende.

Die Stadt Leipzig hat sich das Ziel gesetzt, bis 2025 die elektronische Aktenführung (E-Akte) in der gesamten Stadtverwaltung auszurollen. Für über 50 Dezernate, Referate und Ämter waren dafür zunächst 4.500 Lizenzen eingeplant – eine Zahl, die in Zukunft noch überschritten werden wird. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu fördern und fachinterne sowie fachübergreifende Prozesse digital abzubilden.

Gezieltes Veränderungsmanagement, das die Mitarbeitenden aktiv einbezieht

Für eine reibungslose Einführung der E-Akte in der gesamten Stadtverwaltung wurden Entscheidungen zu grundlegenden Designs und Standards getroffen. Als langjähriger Partner und IT-Dienstleister steht die Lecos GmbH der Stadt Leipzig mit ihrer technischen Expertise und kommunalen Know-how federführend zur Seite.

Durch ein einheitliches Vorgehensmodell mit gezieltem Veränderungsmanagement werden die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess der E-Akte-Einführung eingebunden und ihre Kompetenzen im Umgang mit den neuen digitalen Werkzeugen geschult.

enaio®: die verbindliche E-Akten-Basis für die ganze Stadt

Mit der Einführung der E-Akte und der schrittweisen Anbindung vorhandener Fachverfahren positioniert sich Leipzig als Vorreiter in der digitalen Öffentlichen Verwaltung. Die Stadt setzt neue Maßstäbe für Effizienz, Mitarbeitendenzufriedenheit und Bürgernähe.

Für die E-Akte wird in der Stadt Leipzig grundsätzlich das Dokumentenmanagementsystem enaio® von OPTIMAL SYSTEMS genutzt, das verbindlich als einheitliche E-Akte-Infrastruktur für den stadtweiten Einsatz festgelegt wurde.