Lösung: Wohngeld­stellen mit enaio®

Wohngeld­stellen mit enaio®

Von analogen Wohngeld­bescheiden zu digitalen Akten

Wenn ein Bürger Wohngeld beantragen möchte, wendet er sich an die zuständige Wohngeldbehörde. Diese stellt dem Bürger ein Antragsformular zur Verfügung, das er ausgefüllt einreicht. Nach der Bearbeitung erhält der Antragsteller postalisch einen Wohngeldbescheid. Klingt einfach? Wohl eher nicht.

Denn zu jedem Antragsteller fallen grundsätzlich enorme Aufwände an. Vom Antrag über die rechnerischen Prüfungen bis zur Gewährung oder Ablehnung, gegebenenfalls inklusive anschließendem Widerspruchsverfahren: Es sammeln sich Dokumente, Papier und Prozesse.

Doch es geht auch einfacher – mit enaio®. Nutzen Sie die automa­tisierten Scan- und Archivierungsverfahren, mit denen analoge Unterlagen in digitale Akten überführt werden und erleichtern Sie Ihre Prozesse mit integrierten Workflows.

Besonders praktisch: Dank der nahtlosen Verknüpfung zum eingesetzten Fachverfahren wird die sämtliche Korrespondenz direkt dem Antragsteller zugeordnet und ist sofort verfügbar.

Scannen

Per OCR-Verfahren analoge Dokumente in digitale umwandeln

Integrieren

enaio® als Erweiterung für das verwendete Fachverfahren

Weiterleiten

Mit Hilfe von Workflows stets die Zuständigkeiten im Blick haben

Screenshot enaio® Wohngeldakte Datenblatt

Wohngeld­bescheide perfekt digitalisiert

Aktenzeichen, Antragsteller, benötigte und fehlende Unterlagen – alle wesentlichen Informationen auf einen Blick

Wohngeldakte als Informations­quelle

Zu jedem Antragsteller die wichtigen Daten stets zur Verfügung haben – und damit auskunftsfähig bleiben.

Screenshot enaio® Wohngeldakte Indexdaten

Scannen, verarbeiten, ablegen

Um ein Vorhalten von Papierakten in der Wohngeldstelle zu vermeiden, kann eine digitale Akte im ECM-System enaio® geführt werden. Die digitale Akte ermöglicht den kompletten Wegfall der analogen Papierakte. Das in der Wohngeldstelle eingesetzte Fachverfahren kann über eine der vorhandenen Schnittstellen an enaio® angebunden werden. Hierbei erfolgen die fachlichen Arbeiten weiterhin im Fachverfahren.

Im Hintergrund werden Akten und Dokumente automatisiert an enaio® übergeben und können anschließend, z.B. über das Aktenzeichen, recherchiert werden. So können beispielsweise alte Wohngeld­bescheide gescannt werden, diese werden per OCR erkannt und in einer digitalen Akte abgelegt bzw. archiviert.

Zusätzlich lassen sich in enaio® weitere relevante Dokumente wie z.B. E-Mails oder Notizen anlegen, die somit die Akte komplettieren.

 

Die Software von OPTIMAL SYSTEMS hat sich in unserer Stadtverwaltung bewährt und genießt dank ihrer einfachen Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit eine hohe Akteptanz.

Andreas Dirigl, Fachadministrator im Zentralen Verwaltungsservice, Stadt Regensburg

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