In dem Landkreis, wo wir das System schon länger benutzen, hatten wir doch einige Vorteil in Bezug auf Aktenführung. Man hat alles griffbereit und muss nicht mehr lange suchen.
Marko Rosin, Fachdienstleister Personal, Landkreis Ludwigslust-Parchim
Lösung: Waffen- und Jagdscheine digital verwalten
Der Besitz von Waffen ist in Deutschland an eine Vielzahl von Voraussetzungen geknüpft. Diese Voraussetzungen sind gesetzlich geregelt. Differenziert wird bei den Waffengesetzen zwischen Erwerb und Besitz, dem Führen, dem Schießen und Verbringen.
So dürfen Bürger beispielsweise Hieb- und Stoßwaffen, Armbrüste und Elektroschockgeräte mit Prüfzeichen zu Hause aufbewahren und führen – die Benutzung wird jedoch verständlicherweise scharf reglementiert. Sollten die Waffen zur Berufsausübung, für die Brauchtumspflege oder für den Sport genutzt werden, können Genehmigungen für die Nutzung ausgestellt werden. Für die Ausfuhr von Waffen wird ein schriftlicher Antrag auf Verbringungserlaubnis für Schusswaffen und/oder Munition benötigt.
All diese Gegebenheiten müssen Waffen- und Jagdbehörden im Blick behalten. Die Erlaubnis zur Jagdausübung, die Berechtigung zum Waffenhandel, der Erwerb einer Bescheinigung für Sportschützen – zu all diesen Themen fallen viele Dokumente an, analog und digital, ausgefüllt und unvollständig, weitergeleitet, genehmigt und abgelehnt.
enaio® schafft Abhilfe, beispielsweise mit einem digitalen Waffenregister, das alle Informationen zu den Besitzern sowie den entsprechenden Waffenscheinen sammelt. In digitalen Akten findet der Bearbeiter zudem alle weiteren Dokumente wie den Schriftverkehr rund um die Antragsstellung oder interne Notizen. Praktisch, strukturiert – und die perfekte Ergänzung zum verwendeten Fachverfahren.
mit verwendeten Fachverfahren wie Condition, ARTEMIS, xWaffe.
sind die Dokumente in digitalen Akten – revisionssicher archiviert.
sind auch analoge Dokumente, die per OCR erkannt direkt zur Akte hinzugefügt werden.
Dank der Schnittstelle zum Fachverfahren (hier das Beispiel Condition) sind alle Informationen auch in enaio® verfügbar – zentral angelegt und per Suchfunktion ermittelbar.
Alle Informationen auf einen Blick
Die Lösung für das Waffenregister hilft bei der Verwaltung von Waffen- und Jagdscheinen. Sie arbeitet eng mit den Fachverfahren zur Waffenverwaltung zusammen, die, je nach Verfahren, auch Zugriff auf das zentrale Waffenregister verschaffen.
Das ECM-System enaio® lässt sich dabei direkt aus der Fachverwaltung heraus öffnen. Die digitale Akte im ECM-System enthält neben den Metadaten aus der Fachanwendung auch die zugehörigen digitalen Dokumente. Neue Dokumente können gescannt, per OCR erkannt und der Vorgangsakte hinzugefügt werden.
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