Lösung: enaio® umlaufmappe
Weitere Infos finden Sie hier:
Zielgruppe
Die enaio® umlaufmappe ist ein Workflow für Bearbeitungsprozesse und wird in der Öffentlichen Verwaltung genutzt. Die Beteiligung an noch zu bearbeitenden Dokumenten auf allen Ebenen der Verwaltungen kann ohne großen Aufwand mit der enaio® umlaufmappe erreicht werden.
Die Lösung
Innerhalb des Workflowprozesses können Dokumente mit der enaio® umlaufmappe gemeinsam bearbeitet werden. Darüber hinaus können Prozessaktivitäten, wie zum Beispiel Frei- und Mitzeichnungen oder Kenntnisnahmen, Bestandteil des Umlaufs sein.
Grundlegender Unterschied zum Mitzeichnungsworkflow ist, dass mit der Umlaufmappe bearbeitbare Dokumente in einen Workflow gegeben werden können.
Wenn Dokumente bearbeitet werden, wird nach jeder Bearbeitung eine Variante angelegt. Am Ende wird eine PDF-Variante aus dem Quelldokument gebildet. Der vollständige Vorgangsverlauf wird dabei protokolliert und mit der PDF-Datei verbunden.
Folgende Prozessaktivitäten im Rahmen der Frei- und Mitzeichnung stehen zur Verfügung:
Kenntnisnahme
Mitzeichnung
Zur weiteren Veranlassung
Interne Freigabe
Zustimmung
Fristen können mit folgenden Aktivitäten bei Nichteinhaltung pro Schritt hinterlegt werden:
Erinnerungsmail
Personalisierung aufheben
Zuweisung an Stellvertreter*in
Vorteile im Überblick
Bearbeitbare Dokumente können in einen Workflow gegeben werden
Perfekte Ergänzung für die Arbeit in der Allgemeinen Schriftgutverwaltung
Der Workflow kann verschiedene Stufen der Kenntnisnahme und Freigabe automatisch durchlaufen
Vertreterregelungen, Termine und Fristen werden festgelegt und können nachverfolgt werden
Wiederkehrende Prozesse können gespeichert und durch einen einfachen Klick erneut gestartet werden
Flexible Verwendbarkeit in jedem enaio® client
In der Initialisierung können Anwendende eine Ablauftabelle mit sequenziellen sowie parallelen Schritten im Rahmen des Sternverfahrens erstellen. Zusätzlich können den Schritten Bearbeitungsfristen zugewiesen werden. Diese Ablauftabellen können als Vorlagen zur Wiederverwendbarkeit gespeichert und geladen werden.
Wie im Mitzeichnungsworkflow lässt sich die Umlaufmappe in der Laufliste steuern.
Nach Abschluss des Umlaufs wird das Dokument als neue Variante angelegt und das Protokoll als letzte Seite angeheftet.
Allgemeines
Produkte & Services
Standorte