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Lösung: enaio® mitzeichnungsworkflow

enaio® mitzeichnungsworkflow

Frei-/Mitzeichnung leicht gemacht

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Zielgruppe
Der enaio® mitzeichnungsworkflow wird für die interne und fachübergreifende Verarbeitung von Freizeichnungsprozessen in der Öffentlichen Verwaltung genutzt. Die Beteiligung von Führungskräften aus Politik und Ämtern sowie Leitungen von Dezernaten und Abteilungen kann ohne großen Aufwand erreicht werden.

Die Lösung
Folgende Funktionalitäten im Rahmen der Frei- und Mitzeichnung stehen zur Verfügung:

  • Mitzeichnung

  • Interne Freigabe

  • Zustimmung

  • Kenntnisnahme

Vorteile im Überblick

  • Perfekte Ergänzung für die Arbeit in der Allgemeinen Schriftgutverwaltung

  • Der Workflow kann verschiedene Stufen der Kenntnisnahme und Freigabe automatisch durchlaufen

  • Vertreterregelungen, Termine und Fristen werden festgelegt und können nachverfolgt werden

  • Wiederkehrende Prozesse können gespeichert und durch einen einfachen Klick erneut gestartet werden

  • Zeitersparnis

  • Flexible Verwendbarkeit in jedem enaio® client

Ein Screenshot einer deutschen Schnittstelle für Planungsprozesse. Sie enthält Tabellen mit der Bezeichnung „Ablauftabelle“ mit Einträgen, Dropdown-Menüs und Schaltflächen für Aktionen wie das Hinzufügen einer Zeile. Die Abschnitte enthalten Vorlagen und zusätzliche Informationsfelder.

Ablauftabelle

In der Initialisierung können Anwendende eine Ablauftabelle mit sequenziellen sowie parallelen Schritten im Rahmen des Sternverfahrens erstellen. Zusätzlich können den Schritten Bearbeitungsfristen zugewiesen werden. Diese Ablauftabellen können als Vorlagen zur Wiederverwendbarkeit gespeichert und geladen werden.

Sicherer Freigabeprozess

Während der Mitzeichnung ist der Stand des Dokuments schreibgeschützt, sodass keine Änderungen im Freigabe- oder Mitzeichnungsprozess vorgenommen werden können. Bei Fristüberschreitung werden automatisch Erinnerungen an die zuständige Person versendet. Bei Abwesenheit werden die Prozessschritte entsprechend an Stellvertreter*innen weitergeleitet.

Eine Softwareschnittstelle, die eine Zeitplantabelle mit Einträgen für verschiedene Aufgaben anzeigt. Zu den Spalten gehören „Bearbeitung“, „Kunst“, „Stimmverfahren“, „Frist“, „Zeitpunkt“, „Person“ und „Bemerkung“. Unterhalb der Tabelle befindet sich ein Abschnitt mit Notizen und Danksagungen.
Eine Tabelle mit detaillierten Informationen zur elektronischen Genehmigung in deutscher Sprache. Sie enthält Abschnitte für das Verarbeitungsprotokoll, den Betreff, das Abschlussdatum des Workflows und den Freigabetyp. Die aufgeführten Namen sind Tahir, Jan und Bleib, Sebastian mit den entsprechenden Daten und Kommentaren.

Automatisches Protokoll

Das Dokument wird per Workflow an die zuständigen Mitarbeitenden gemäß der Ablauftabelle weitergeleitet. Nach Abschluss des Zeichnungsprozesses wird das Dokument als neue Variante angelegt und das Protokoll als letzte Seite angeheftet.

Dieses Protokoll enthält alle Arten der Freigabe, die Beteiligten, Datum und Uhrzeit sowie eine Bemerkung zum Zeichnungsprozess.

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