Technisch haben wir das Maximum bekommen. Viele Lösungen wurden auch perfekt auf unsere Bedürfnisse angepasst.
Stefanie Stein, Andreas Hummel, Projektleiter, Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach
Lösung: Die Zukunft der Jobcenter ist digital
enaio® setzt auf digitale Akten zur Verwaltung verschiedenster Fälle im Jobcenter bzw. in Optionskommunen. Im Mittelpunkt der Lösung für Jobcenter / Optionskommunen (SGB II) steht deshalb die digitale Aktenführung mit Schnittstellen zu den gängigsten Fachverfahren. Eingehende Post wird zentral erfasst, per OCR erkannt und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Zusätzlich können einzelne Dokumente auch dezentral am Arbeitsplatz des Mitarbeiters erfasst werden, etwa wenn der Kunde ein Originaldokument mitbringt. Alle Dokumente werden in der digitalen Akte zusammengefasst. Daten können aus den Fachverfahren in die Akte importiert werden – und umgekehrt kann aus dem Fachverfahren auf die Dokumente in der Akte zugegriffen werden. Nach Abschluss des Vorgangs kann die Akte revisionssicher archiviert werden.
bessere Auskunftsfähigkeit der Behörden
erhöhte Geschwindigkeit der Fallbearbeitungen
geringere Kosten
Mit digitalen Akten und Workflows werden Abläufe automatisiert und optimiert.
Der Arbeitsweg wird kürzer, mehr Effizienz bei täglichen Aufgaben gewährleistet.
Dank der API kann enaio® mit jeder Software nahtlos verknüpft werden.
Mit einem Klick zur Entscheidungsfindung: Alle Daten werden übersichtlich zur Verfügung gestellt.
Von der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit über den unmittelbaren Informationsaustausch bis zu kürzeren Bearbeitungszeiten – mit enaio® profitieren Jobcenter und Optionskommunen von einer deutlich verbesserten Betreuungskultur und einer sichtbar entschlackten Verwaltung. Zurückliegende Vorgänge werden schneller gefunden, eingehende Briefe über die Poststelle direkt gescannt und elektronisch archiviert.
Darüber hinaus helfen Workflows dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren: für klar strukturierte Aufgabenverteilungen und Zuständigkeiten.
Besserer Informationsfluss und (automatisierter) -austausch
Entlastung der Mitarbeiter von Nebenarbeiten (Ausdrucken, Lochen, Abheften etc.)
Reduzierung der Kosten für Verbrauchsmaterial und Hardware
Verbesserte Steuerung von Arbeitsprozessen
Einfachere Akteneinsicht für Vorgesetzte, Kunden, Rechtsanwälte etc.
Steigerung der Arbeitsqualität durch vereinfachte Kontrolle von Arbeitsergebnissen
Verbesserte Auskunftsfähigkeit durch ständige Aktenverfügbarkeit
Beim Neubau des Jobcenters in Düren investierte man auch gleich in zukunftsweisende IT-Lösungen. Heute ist enaio® an allen PC-Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte verfügbar.
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