Effizienz­gewinn dank der elek­tro­nischen Akte

Mit der Einführung erhöhte sich auch die Kunden- und Mitarbeiter­zufriedenheit

Der Kreis Düren schlug sich mit den gleichen Problemen wie viele andere deutsche Sozial­verwaltungen herum. Das Jobcenter und die Mitarbeiter erstickten faktisch in Bergen von Papier­akten. Etwa 18 laufende Akten­meter benötigte jeder Leistungs-sach­bearbeiter 2010 für die Unter­bringung seiner laufenden Fälle. Auf Grund der Aufbewahrungs­fristen von durch­schnittlich zehn Jahren kamen noch riesige Mengen an Archiv­akten hinzu. Da drängte sich beim Neubau des Jobcenters in Düren geradezu die Frage auf, ob man das Geld in kosten­intensive Akten­schränke und Lager­flächen oder doch lieber gleich in zukunftsweisende IT-Lösungen investieren sollte.

Nach einer Vorbereitungs­zeit von einem halben Jahr erfolgte die Imple­mentierung des Systems in zwei Etappen. Die Mitarbeiter wurden durch eigene Kräfte jeweils einen halben Tag geschult. Heute ist enaio® an allen PC-Arbeitsplätzen unter Berück­sichtigung von Zugriffs­rechten verfügbar.

Mit enaio® kann nicht nur der Posteingang besser überwacht werden, sondern bei einem Bearbeitungs­stau wegen Krankheit oder Urlaub kann umgehend gegen­gesteuert werden. Die elek­tronische Akte führt auch zu einer Steigerung der Arbeits­qualität. Vorgesetzte können Arbeits­ergebnisse einfacher kontrollieren und bei  inhaltlichen Fragen per Telefon und gleichzeitiger Akten­einsicht den Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite  stehen. Ebenso ist mit der Einführung von enaio® auch die Zahl der eingelegten Wider­sprüche um mehr als 20 % zurückgegangen. Der Grund: die verbesserte Auskunfts­fähigkeit. Die Leistungs­berechtigten legen jetzt seltener vorsorglich Widerspruch ein, da die Beschwerde­stelle dank der jederzeit einsehbaren E-Akte den Bürgern mit verständlichen Worten schwierige Sachverhalte ihres Bescheides schon am Telefon erklären können, was zu  Zeiten der Papier­akte oftmals nicht möglich war.