Lösung: Digitali­sierung in Jugend­ämtern

Digitale Akten­führung im Jugendamt

Medien­bruchfreie Kommunikation, schnelle Prozesse

Eine Akte in einem Jugendamt (SGB VIII) kann mitunter eine enorme Größe erreichen. Das Wieder­finden von relevanten Doku­menten wird dadurch zu einer lästigen und zeit­intensiven Aufgabe. Schließlich liefern Papie­rakten keine Möglichkeit zur Volltextsuche mit. Doch ist die Akte dann auch wirklich komplett? Akten­vermerke befinden sich teilweise ausschließlich im Fach­verfahren, E-Mails sogar nur im persönlichen Postfach des zuständigen Sach­­bearbeiters. Eine medien­bruchfreie Kommunikation ist auf diese Weise nicht möglich.

Mit enaio® werden alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente, inklusive E-Mails, in der digitalen Akte zusammengefasst. Dadurch erhöht sich nicht nur die Geschwindig­keit der Bearbeitung – sie wirkt sich zudem positiv auf die Effektivität und Aus­kunfts­fähigkeit der Behörde aus.

Sofort verfügbar

Alle Daten und Dokumente sind als digitale Akten in kürzester Zeit verfügbar – z. B. dank der Volltext­suche.

Perfekt organisiert

Über Workflows landen Aufgaben stets bei den richtigen Sach­bearbeitern – und sind transparent abgebildet.

Direkt digitalisiert

Ein- und ausgehender Schriftverkehr wird in enaio® archiviert: in kürzester Zeit, an der richtigen Stelle.

Auf dem Screenshot sieht man die Benutzeroberfläche der digitale Jugendamts­akte in enaio®

Digitale Jugendamts­akte in enaio®

Beispiel einer digitalen Akte mit Anbindung an das Fachverfahren 14plus der Prosoz Herten GmbH

Alle Informationen bereitgestellt

Datenmaske des Ordners in enaio® mit umfassenden Personen­angaben

Der Screenshot zeit das Bearbeitungsfenster der Jugendamtsakte in enaio®

Im Jugendamt digital aufgestellt

Von Archivierung bis Workflows

OPTIMAL SYSTEMS bietet zahlreiche Schnittstellen zu vielen gängigen Fachverfahren. Dazu gehören Prosoz 14plus (Prosoz Herten GmbH), SoPart (GAUSS-LVS mbH) und KDO Jugendwesen (Kommunale Daten­verarbeitung Oldenburg KDO).

Fall- und personenbezogene Daten und Dokumente können aus Prosoz 14plus, SoPart und KDO Jugendwesen in enaio® archiviert werden. Die Mit­arbeiter des Jugendamts haben somit die Möglichkeit, ihre Doku­mente sowohl in den Fachverfahren als auch in enaio® anzulegen und zu bear­beiten. Da die Anbindung synchron erfolgt, ist ein direkter Abgleich der Systeme sichergestellt. Die Dokumente sind nur einmal physikalisch vorhanden und in beiden Systemen stets aktuell. Dank einer zusätzlichen Anbindung an ein Lang­zeitarchiv­speicher ist eine revisions­sichere Doku­menten­archi­vierung ebenfalls gewährleistet.

Mit diesen Schnittstellen können die Jugendämter effizienter arbeiten. So lassen sich die Aufgaben durch eine parallele und orts­übergreifende Akteneinsicht und -bearbeitung noch schneller erledigen. Durch eine zentrale digitale Ablage erhöht sich die Auskunfts­fähigkeit gegenüber Bürgerinnen und Bürger.

  • kein langes Suchen in der Papierakte
  • Daten und Dokumente zentral in der Akte vorgehalten
  • Einbettung von digitalen Signaturen
  • Parallele Akteneinsicht oder Akten­bearbeitung von mehreren Personen, auch standortübergreifend, möglich
  • Entlastung der Datenbank durch zentrales Archiv
  • Abbildung von Prozessen über digitale Workflows möglich
 

OPTIMAL SYSTEMS war der Anbieter mit den meisten Erfah­rungen im öffentlichen Sektor und bot eine sehr große Anzahl an Schnitt­stellen.

Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena

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