Dokumente aufbewahren – was man wissen muss

Der Gesetzgeber erlaubt inzwischen die Aufbewahrung der meisten Dokumente in elektronischer Form. Einzig Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen in Papierform nachweisbar sein, alle weiteren Dokumente dürfen – so das Handelsgesetzbuch wörtlich – „auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern“ aufbewahrt werden. Deren Rechtssicherheit wird dadurch gewährleistet, dass die Daten „mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden können.“

Da die meisten Datenträger nur eine begrenzte Haltbarkeit aufweisen und zudem die Zeit für eine strukturierte Digitalisierung des papierbasierten Dokumentenbestandes häufig nicht vorhanden ist, empfiehlt sich daher die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems. Hier lassen sich sensible Geschäftsberichte genauso versioniert und revisionssicher ablegen wie die Gehaltsabrechnungen der Belegschaft. Über die Verwaltung von Geschäftsunterlagen hinaus lohnt sich eine solche Technologie auch für all jene Mitarbeiter, die nicht im Controlling oder im Personalmanagement tätig sind. Entsprechende Zugriffskontrollen und ein umfassendes Rollen- und Rechtemanagement sorgen dafür, dass sensible Informationen den Kreis der auserwählten Nutzer nicht verlassen.

Auch das oft mühsame Scannen und manuelle Zuordnen elektronischer Daten entfällt: Durch entsprechende Scan- und Klassifizierungslösungen können Dokumente digital erfasst, automatisch ausgelesen und abschließend klassifiziert werden – so landen Rechnungen beispielsweise dank entsprechender Verschlagwortung direkt in den passenden Kunden- und Lieferantenordnern.