24. Juni 2020

Dokumente aufbewahren – was man wissen muss

Geburtsurkunden, Steuererklärungen, Kontoauszüge: Sowohl für Privathaushalte als auch Unternehmen und Behörden ist das Thema der sicheren Archivierung von Dokumenten von Belang – und meistens ist es kompliziert. Welche Aufbewahrungsfristen gibt es? Welche besonderen Voraussetzungen gelten für die elektronische Speicherung? Wir geben einen Überblick, wie Sie Dokumente aufbewahren sollten.

Nicht zuletzt dank der entsprechenden Gesetzgebung wird in Deutschlands Verwaltungen die digitale Transformation unablässig vorangetrieben. Doch Vorbehalte und Wissensdefizite bremsen zuweilen die Entwicklung, noch immer regieren vielerorts die bewährten Ordnerschränke. Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, wie sie – auch im Zuge der zahlreichen neuen Verordnungen auf Basis des E-Government-Gesetzes von 2013 sowie den laufend angepassten Vorgaben durch die GoBD – ihrer Sorgfaltspflicht bei der Aufbewahrung ihres enormen Dokumentenbestandes gerecht werden können. Wir beantworten die wichtigsten Fragen rund um das Thema Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten:

Was heißt Aufbewahrungspflicht?

Grundsätzlich ist jeder Gewerbetreibende bzw. Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Dazu gehören Einzelkaufleute, aber auch OHGs, KGs und GmbHs.

Sie müssen in der Lage sein, ihre Geschäftsunterlagen jederzeit verfügbar zu halten sowie zur Einsicht bereitstellen zu können. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um die Rechnung für eine neue Druckerpatrone oder einen Tankzettel handelt – jedes Dokument ist aufzubewahren. Der Verlust eines einzelnen Belegs kann unangenehme Folgen haben, zum Beispiel beim Finanzamt. Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht sowohl im Handelsgesetzbuch als auch in der Abgabenordnung.

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente:

  • Buchungsbeleg (u. a. Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Schecks, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Lieferscheine)
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • Eröffnungsbilanzen
  • Konzernabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte

Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist ist für folgende Dokumente vorgesehen:

  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Korrespondenz
  • Bankbürgschaften
  • Zollbelege
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Darlehensunterlagen

In einigen Fällen sind aber auch längere Fristen möglich. So müssen bestimmte Unterlagen im klinischen Bereich 30 Jahre lang vorgehalten werden. Für Atomkraftwerke gilt sogar eine Aufbewahrungszeit von 100 Jahren.

Dokumente aufbewahren – in welcher Form?

Der Gesetzgeber erlaubt inzwischen die Aufbewahrung der meisten Dokumente in elektronischer Form. Einzig Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen in Papierform nachweisbar sein, alle weiteren Dokumente dürfen – so das Handelsgesetzbuch wörtlich – „auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern“ aufbewahrt werden. Deren Rechtssicherheit wird dadurch gewährleistet, dass die Daten „mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden können.“

Da die meisten Datenträger nur eine begrenzte Haltbarkeit aufweisen und zudem die Zeit für eine strukturierte Digitalisierung des papierbasierten Dokumentenbestandes häufig nicht vorhanden ist, empfiehlt sich daher die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems. Hier lassen sich sensible Geschäftsberichte genauso versioniert und revisionssicher ablegen wie die Gehaltsabrechnungen der Belegschaft. Über die Verwaltung von Geschäftsunterlagen hinaus lohnt sich eine solche Technologie auch für all jene Mitarbeiter, die nicht im Controlling oder im Personalmanagement tätig sind. Entsprechende Zugriffskontrollen und ein umfassendes Rollen- und Rechtemanagement sorgen dafür, dass sensible Informationen den Kreis der auserwählten Nutzer nicht verlassen.

Auch das oft mühsame Scannen und manuelle Zuordnen elektronischer Daten entfällt: Durch entsprechende Scan- und Klassifizierungslösungen können Dokumente digital erfasst, automatisch ausgelesen und abschließend klassifiziert werden – so landen Rechnungen beispielsweise dank entsprechender Verschlagwortung direkt in den passenden Kunden- und Lieferantenordnern.

Welches Dateiformat sollte man nutzen?

Besonders bewährt ist das Dateiformat PDF/A das seit 2005 als offener ISO-Standard allen Branchen etabliert und komplett plattformunabhängig ist. Der PDF/A-Standard beinhaltet alle relevanten Informationen (Metadaten) zu einem Dokument, ist kompatibel zu den Metadaten anderer Formate, unterstützt eine Volltextsuche, spart Speicherplatz und bietet zudem umfassenden Schutz vor Manipulationen – ein bedeutender Aspekt in Sachen revisionssicherer Aufbewahrung.

Übrigens: Unternehmen mit eher mangelhafter Buchführung (ein Beispiel aus dem DAX-Bereich ist aktuell in den Medien zu verfolgen) sollten noch weitere Vorgaben hinsichtlich der Archivierung von Dokumenten kennen: Für Prozessakten und Urteile ist eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen – nämlich 30 Jahre.

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