Digitale Archivierung: Revisionssicherheit

Wissen zu verlieren oder durch falsches Ablegen nicht mehr wiederzufinden, ist nicht nur ärgerlich sondern auch teuer: Bei herkömmlicher bzw. papierbasierter Archivierung werden ca. zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht. 97% der Archivkosten sind Personalkosten, wobei die Gesamtkosten (Kosten für Personal und Archivraum) mit zunehmender Unternehmensgröße überproportional wachsen.

Die Ablage und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationsarten in digitaler Form ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern - die Basis eines jeden Unternehmens.

Herausforderungen der digitalen Archivierung

Welche Bedingungen erfüllt werden müssen, um Unternehmensdaten rechtskonform digital zu archivieren, ist nicht generell zu beantworten. Denn ob, wie, wie lange und welche Dokumentarten aufbewahrt werden müssen, regelt eine Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen. So gelten beispielsweise für Rechnungen andere Vorschriften als für Verträge.

: Die digitale Archivierung wird heute von einer Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften geregelt

Enthalten Dokumente, Buchungs- oder geschäftsrelevante Daten, gelten die im Steuer- und Handelsrecht festgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) wurden die Grundsätze der ordentlichen Buchführung (GoB) und das HGB um Anforderungen für eine elektronische Ablage von Dokumenten erweitert. Handelsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe usw. müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, Verträge während ihrer gesamten Geltungsdauer.

Revisionssicherheit und digitale Archivierung

Revisionssicherheit betrifft nicht nur das digitale Archiv als solches, sondern das gesamte Aufbewahrungsverfahren. Sie erfordert eine Unveränderlichkeit der Daten, eine richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung sowie die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens in Form einer Verfahrensdokumentation. Ein weiterer Punkt ist die zeitnahe Reproduzierbarkeit der Dokumente in der erforderlichen Reihenfolge über den gesamten Zeitraum der Nachweispflicht. Eine Vorgabe für das Speicherverfahren oder die zu verwendenden Datenträger besteht hierbei nicht.

Eine revisionssichere Archivierung in den Unternehmen ist vor allem für steuerrelevante Informationen sowie für Urkunden oder urkundenähnliche Dokumente (z. B. Verträge) erforderlich. Das Archivierungsverfahren muss bei Eingangsbelegen eine bildliche Übereinstimmung des digitalen Dokumentes mit dem Original gewährleisten, bei anderen Unterlagen genügt die rein inhaltliche Übereinstimmung. Eine revisionssichere digitale Archivierung ist außerdem die Basis für IT-Compliance.

Beweissicherheit

Die rechtlichen Bestimmungen für die digitale Archivierung sind außerdem nicht einheitlich geregelt. Steuer- und handelsrechtlich ist die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen in einem digitalen Archiv zulässig, zivilrechtlich wird die Urkundenqualität nicht (vollständig) zuerkannt. Dazu gehören auch urkundenähnliche Dokumente wie z. B. Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlussberichte.

Zu einem ordnungsgemäßen digitalen Archiv gehören eine Protokollierung, ein passwortgeschütztes Systemumfeld, eine geschützte Datenbank, die Vergabe von Schreibrechten und die Verwendung von unveränderbaren Speichern. Dadurch erreicht das digital archivierte Dokument den rechtlichen Status eines "Objektes des Augenscheins hoher Qualität". Damit kommt es der Urkunde nahe, was letztlich zur Umkehr der Beweislast führen kann – das Dokument ist also beweissicher.

Erst die qualifizierte elektronische Signatur hebt das elektronische Dokument in den Rang einer Urkunde. Sie dient auch dem Schutz vor Fälschung sowie der zweifelsfreien Feststellung der Urheberschaft (Authentizität) und ist damit sicherer als eine herkömmliche Unterschrift.

Digitale Archivierung mit OS|ECM

Die Lösungsplattform OS|ECM bietet neben einem breiten Funktionsspektrum für Enterprise Content Management ein digitales Archiv, das den Unternehmen die Einhaltung aller relevanten Gesetze hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen ermöglicht. Zusätzlich sorgt die Einbindung von qualifizierten elektronischen Signaturen für hohe Sicherheit. OS|ECM bietet den Anwendern höchste Sicherheitsstandards wie z. B. eine umfangreiche Protokollierung, sichere Verschlüsselungsalgorithmen und ein kennwortgeschütztes Systemumfeld. Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten. OS|ECM hilft Ihnen zuverlässig bei der Einhaltung der grundlegenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance und GDPdU.

E-Mail senden Rückruf vereinbaren Termin vereinbaren

Downloads zum Thema 'Digitale Archivierung'

Stadt Stadtallendorf: Archivierung von Sitzungsdokumenten durch die Anbindung an Session

Die Stadt Stadtallendorf verwaltet alle Sitzungsdokumente aus Session in OS.5|ECM und nutzt neben dem Archivsystem auch DMS-Funktionalitäten mit deutlichem Mehrwert. Der Einsatz in Kasse, Steueramt und Pressearchiv wird durch die Integration der Sitzungsdokumente abgerundet.

Flottweg GmbH & Co. KG: Effiziente Archivierung und Auskunftsfähigkeit

Mit OS.5|ECM erzielt die Firma Flottweg eine vollständige, strukturierte und transparente Ablage. OS.5|ECM unterstützt den problemlosen Datenaustausch mit der Rechnungswesen-Lösung Varial und dem Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) "b2".

Stadt Heidelberg: Optimale Archivierung von SAP R/3

OS|ECM als digitales Archiv in Kombination mit SAP R/3 als dem führenden System sorgt für eine Entlastung des SAP-Systems, eine zentrale Archivierung aller Dokumente sowie eine Kosteneinsparung bei Ablage und Retrieval. OS.5|ECM unterstützt die Archive-Link-Schnittstelle von SAP.

KGU Frankfurt a. M.: Langzeitarchivierung auf bestehende SAN-Infrastruktur

Das Klinikum der J. W. Goethe-Universität Frankfurt a. M. führt zur Optimierung seines Patientenakten-Managements OS|ECM und iCAS von Hewlett-Packard ein. Das revisionssichere Zentralarchiv, Anbindungen an PACS von GE Healthcare und an das vorhandene Storage-Area-Network (SAN) waren weitere Projektbestandteile.

Stadt Ludwigsburg: Verwaltung und Archivierung der Reisepassanträge

Bereits seit 1999 setzt das Passamt der Stadt Ludwigsburg OS|ECM für die Archivierung von SAP- und EFA-Belegen ein.

MVV Energie: Stetiger OS|ECM-Ausbau von Archivierung bis Workflow

Die MVV Energie baut das ECM-System von OS seit 1998 kontinuierlich aus. Dieser Anwenderbericht beschreibt die Entwicklung bis heute

Infoblatt: Revisionssichere Archivierung mit OS|ECM (4-Seiter)

Ein Überblick über die aktuellen rechtlichen Grundlagen

Infoblatt: OS|"BeSig" - Beweiswerterhaltende Archivierung

OS|"BeSIG", die high-security solution von OPTIMAL SYSTEMS und Mentana-Claimsoft, ist für die beweiswerterhaltenden Archivierung von Dokumenten nach den ArchiSafe-und ArchiSig-Spezifikationen der PTB sowie den Richtlinien TR-03138 (TR-RESISCAN) und TR-03125 (TR-ESOR) des BSI konzipiert worden.

Infoblatt: Revisionssichere Archivierung mit OS|ECM

OS|ECM gibt Ihnen die Möglichkeit, platzsparend und ressourcenschonend ressourcenschonend sämtliche Dokumente und Informationsarten in digitaler Form abzulegen und zu archivieren.