Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Teil 3 – das Fazit

Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Teil 3 – das Fazit

Wer die Presse zu der Veranstaltung der Simulationsstudie Ersetzendes Scannen verfolgte, bekam den Eindruck, dass es mit der Beweiskraft gescannter Dokumente nicht so weit her ist. Der Bitkom hatte passend wenige Tage zuvor noch klargestellt, dass sowohl in steuer- als auch zivilrechtlichen Verfahren schon seit 20 Jahren gescannte Dokumente als Beweise vor Gericht anerkannt werden. Also alles in Butter?

Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen am 29./ 30.10.2013 bei DATEV eG in Nuernberg. (Foto: Kurt Fuchs / DATEV eG)

Simulationsstudie „Ersetzenden Scannen“, 29.-30.10.2013 bei DATEV eG in Nürnberg. (Foto: Kurt Fuchs / DATEV eG)

Nach zwei Tagen Simulation, sieben Gutachten und vielen Gesprächen blieb die Frage: Was habe ich gelernt? Kurze Antwort: sehr viel! Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse:

  • Annahme als Beweis
    Die Vorlage eines gescannten Dokuments führte in allen Fällen zur Annahme als Beweisstück.
  • Zeitpunkt
    Der kritischste Streitpunkt war jeweils der ausgewiesene Zeitpunkt, sprich, ob die angegebene Zeit manipuliert werden konnte. Besonders in Bezug auf den Zeitpunkt, in dem eine Motivation zur Manipulation gegeben war. Hier zeigte sich, dass eine Absicherung des zeitgebenden Systems, z. B. durch zwei Administratoren, ausreichend für den Richter war.
    In allen Fällen wurde beim Signieren der Dokumente kein zusätzlicher qualifizierter Zeitstempel genutzt, so dass jeweils der Erfassungsprozess im Fokus stand. In jenen Fällen, in denen der Empfänger des Schriftstücks das Dokument selbst auf seinem privaten Rechner gescannt und signiert hat, ist der im Verifikationsbericht ausgewiesene Zeitpunkt nicht sicher.
    Empfehlung: besser einen zertifizierten Zeitstempel (kostenpflichtig) nutzen oder durch einen Dritten (z. B. Steuerberater, der DATEV?) erfassen und ggf. sogar aufbewahren lassen (Cloud).
  • Nicht alles darf vernichtet werden
    Es gibt Dokumente, die auch weiterhin in Papierform aufzubewahren sind. Hier ist das Scan-Personal zu schulen (exerziertes Beispiel: Bürgschaftsurkunde).
  • Als Bürger lieber nicht vernichten
    Der Bürger sollte alle seine wichtigen Urkunden weiterhin besser in Papierform aufbewahren.
  • TR-ResiScan
    Meine Wahrnehmung aus mehreren Gesprächen war, dass man der TR-ResiScan doch sehr skeptisch in Hinsicht auf die Wirtschaftlichkeit gegenübersteht, denn es reichten die bisherigen Verfahren doch schon. Auf der anderen Seite fällt es einem Richter leichter, ein Dokument aus einem System als Beweis anzuerkennen, wenn ihm gleichzeitig ein Zertifikat vorgelegt wird, das ihm die Konformität nach TR-ResiScan ausweist.
    Frau Dr. Astrid Schumacher vom BSI machte zudem klar, dass man gar nicht in der Lage wäre, seitens der BSI allein die Systeme der vielen Mitglieder der DATEV zu zertifizieren. Allerdings würde die Zertifizierung eines Herstellersystems, z. B. das der DATEV, ausreichend sein. Es sei inzwischen ein System zertifiziert worden.
    In den Pausen erfuhr ich von Zuschauern, dass ihnen das bisherige Verfahren des Zusammenspiels von Archivsystem mit Verfahrensdokumentation auch weiterhin ausreichen würde.
  • Internationale Aspekte
    Die TR-ResiScan sei mal wieder ein Sonderweg. Es sei nicht zu vermuten, dass das in anderen Ländern nachgeahmt würde, da einfach nicht pragmatisch genug, wieder so manche Stimme in der Pause.

Mein Fazit

Hier schlagen drei Herzen in meiner Brust. Das Herz des ECM-Herstellers, dessen Kunden entweder heute schon Papier-Originale schreddern und mit Verfahrensdokumentation arbeiten, oder die neue Signatur-Lösung enaio® besig nutzen, die konform der TR-ResiScan das ersetzende Scannen ermöglicht (Hinweis: Fast alle unsere Kunden, die ihre Dokumente vernichten, arbeiten bisher erfolgreich mit der Verfahrensdokumentation).

Das zweite Herz schlägt für das Unternehmen an sich, das wirtschaftlich sein muss und nicht mehr Technik als nötig einsetzen sollte. Da die zusätzliche Signatur nur wenig mehr an Beweiskraft als bisher bringt, warum nicht weitermachen wie bisher?

Das dritte Herz schlägt als Bürger, der genau weiß, dass er jede Technik, die zum Einsatz kommt, entweder über die Steuer oder über den Preis eines Produktes bezahlt. Und am Ende sind wir doch alle Bürger, oder?

Und ja, das eGovernance-Gesetz verlangt zukünftig von den Behörden, nur Software à la TR-ResiScan zum Einsatz zu bringen, wenn sie die Originale vernichten wollen. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass die Wirtschaft ähnlich wie bei den Rechnungen den pragmatischeren Weg ohne das Mehr an Technik weitergehen wird.

Zu Teil 1: Worum ging es?

Zu Teil 2: Wie wurde simuliert?

2 Antworten
  1. Michele Barbato
    Michele Barbato says:

    Hallo Martin,
    eine super Zusammenfassung für 2 Tage.
    Wenn ich mir das gemau durch den Kopf gehen lasse ergeben für die KMU, aber vor allem für die kleinen Unternehmen durch den Technikype (eMail, Facebook, Scanning, DATEV 😉 usw.) riesige Investitionen und Aufwände.
    Dann auch noch bei der normalen Arbeit mit Belegen darauf zu achten, was mit elektronischen Dokumenten und elektronischer Signatur passiert, ist da schon eine Herausforderung.
    Die Vorgehensweise die Originale vor zu halten wir bei bestimmten Lieferanten (z. B. Telekommunikationsanbietern) schwer, da diese z. B. gar keinen Fragen, ob er denn digitale Rechnungen haben will oder nicht. Da muss man sich dann als kleiner Handwerker erstmal dagegen wehren, um dann „sein“ gesetzlich zugesichertes Papierdokument zu bekommen.
    Daher sollte wie aktiver das Thema digitales Dokumente im Umfeld von Compliance für die populären und alltäglichen Compliance-Umfelder geworben werden, damit klar wird, dass für die HGB-und AO-Compliance ersetzendes Scannen in den schon seit 20 Jahren genannten Rahmenparameter erlaubt ist.

    Eine wichitige Erkenntnis aus der Simulation ist definitiv, dass die Richter „die Kirche im Dorf“ lassen und nicht erstmal auf der höhe der Technikdiskussion in die elektronische Signaturtechnik eintauchen.

    Aber eigentlich muss mal jeden Unternehmer darauf hinweisen, dass er in seiner Firma seine Prozesse dokumentieren muss. Vielleicht kann der derzeitige Hype auch dafür benutzt werden. Das ist technikneutral und hilft auch bei Prozessen die Beweiskraft eines digitalen oder auch analogen Dokuments zu unterstützen.

    Mal schauen, was das Thema und vor allem von wem wieder aufgegriffen wird.

    Viele Grüße

    Michele

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