Gelenkte Dokumente finden
selbst den richtigen Weg


Reibungsloser Audit-Trail, Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und voller Überblick: Dokumentenlenkung im digitalen ECM ist der Routenplaner für Ihre Daten. Protokollierungen, Freigaben und Kenntnisnahmen erledigen sich wie von selbst.

Heben Sie Ihr QM-System digital auf eine neue Stufe. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Ein Mann im Anzug schaut nachdenklich auf ein Laptop

Was unsere Best-Practice-Lösung alles leisten kann, zeigen wir Ihnen am besten live. Wann haben Sie Zeit?


Gesetzes­kon­form und einfach digital:
Kontrollieren Sie den Document Lifecycle.

Iso Logo
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Ob ISO 9001, ISO 13485 oder MDR: Unternehmen mit zertifizierten QM-Systemen müssen volle Kontrolle über kritische Dokumente haben. Von der Erstellung über die Versionierung bis zur Freigabe – erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und Kundenanforderungen mit Dokumentenlenkung und ECM.
Arbeiten Sie standortunabhängig und bleiben Sie auch bei tausenden von gelenkten Dokumenten jederzeit auskunftsfähig.

Nur gültige Dokumente im Umlauf
Medienbrüche vermeiden
Erinnerungsmanagement + Fristeneinhaltung
Mitversionierung von Nebendokumenten und Ausdrucken
Kundenanforderungen erfüllen

Der Weg des Dokuments


Dokumente durchlaufen viele Stationen. Jede davon muss nachvollziehbar sowie prüf- und steuerbar sein. Um zu sehen, was gelenkte Dokumente mit ECM für Sie tun können, bewegen Sie den Mauszeiger über einzelne Elemente im Workflow.


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Grafische Darstellung eines QMS-Workflows mit Dokumentenlenkung
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Arbeiten Sie mit mehreren Co-Autoren an einem Dokument

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Sicherheit durch Mehr-Augen-Prinzip

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Sicherheit durch Digitale Signaturen

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Der Dokumentzugang ist rollenbasiert und arbeitsplatzbezogen

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Das Inkrafttreten der Dokumente erfolgt termingesteuert

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Multiple-Choice-Fragebogen und eine automatische Auswertung zeigen Ihnen: Haben Ihre Mitarbeiter die neuen Inhalte verstanden?

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Die Mitarbeitermatrix informiert Sie über alle Kenntnisnahmen

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Sind zusätzliche Dokumente und z. B. Aushänge betroffen?



Spezialwissen trifft auf jahrzehnte­lange Erfahrung


OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld realisiert seit 2006 erfolgreich Projekte – spezialisiert auf Kunden aus dem regulierten Umfeld. Wir gehören zu einer Unternehmensgruppe mit 30 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Enterprise Content Management Software (ECM). 


Software endet nicht mit dem Roll-out 


Unsere Best-Practice-Lösung für Dokumentenlenkung ist einer unserer Bausteine und lässt sich zu einer digitalen Plattform für vollständiges Dokumentenmanagement ausbauen. Das Spek­trum reicht von einem digitalen QMS, das unter GxP-Bedingungen entwickelt wird, über das Ma­nage­ment von Abweichungs- und Änderungs­prozessen bis zur digitalen Vertragsakte.

Datenintegrität wird genauso gewährleistet wie die Do­kumentation der Historie in einem Audit-Trail. Wir begleiten und unterstützen Sie im Validierungs­prozess und sind auch nach dem Roll-out Ihr verlässlicher Servicepartner.

Welche Chancen bietet ein digitales Qualitätsmanagement-System für Ihr Unternehmen? Erfahren Sie mehr im Webcast. 


Das sagen unsere Kunden:



Diese ECM-Lösung erfüllt nicht nur alle Kriterien, die für uns wichtig sind. Sie erlaubt uns auch, unsere bewährten Prozesse sehr gut abzubilden, ohne dafür quasi das Rad neu erfinden zu müssen.

Paulina Robert, Projektleiterin Digitalisierung interner Prozesse

getemed nutzt enaio® unter anderem für das digitale Complaint Management.

Die Spezialisten von OPTIMAL SYSTEMS sind für uns kompetente Partner.

Wolfgang Gleiniger, IT-Bereichsleiter Applikationen

Allergopharma setzt enaio® unternehmensweit ein – unter anderem für das SOP-Management, das revisionssichere Archiv und die digitale Auftragsakte.

Allergopharma Logo

Auch im Vergleich zu anderen Systemen, die ich kenne, ist es sehr bequem und einfach: Selbst, wenn man den Titel des Dokuments nicht kennt, das man sucht: In enaio® findet man es immer.

Anke Thieme, Qualitätsmanagementbeauftragte

Indical Bioscience verwendet die Best-Practice-Lösung Gelenkte Dokumente und plant den Ausbau im Bereich Change Management.

Erleben Sie Gelenkte Dokumente live.

Vereinbaren Sie jetzt einen Webcast-Termin!

Michael Halbach, Account Manager OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld

Michael Halbach

Account Manager