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Mit unseren kostenlosen Whitepapern bieten wir Ihnen Fakten, Wissenswertes und Tipps rund um die Digitalisierung. Die Themen reichen von Personalmanagement über die Rechnungseingangsbearbeitung bis hin zum erfolgreichen Projektmanagement.
Ersetzen Sie Ihr Archivierungssystem? Aufgrund der enormen Datenmengen, der Komplexität und der proprietären Technologie von Altsystemen ist dies keine leichte Entscheidung. Doch eine moderne Archivierung kann dazu beitragen, die Compliance, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten – und sogar Kosten zu sparen.
Das Whitepaper beinhaltet die Auswertung der gleichnamigen Trendstudie von Grohmann Business Consulting. Diese untersucht die Haltung deutscher IT-Verantwortlicher zu Einschätzungen, Fortschritten, Hoffnungen und Bedenken im Kontext von cloudbasierten Dokumentenlösungen.
yuuvis® Momentum stellt den bisherigen Höhepunkt der Softwareentwicklung von OPTIMAL SYSTEMS dar. Fast 30 Jahre Erfahrung im Informationsmanagement fließen in dieses eine neuartige Produkt ein. Es handelt sich um eine hochmoderne Software für das Content- und Informationsmanagement, die verschiedene Einsatzszenarien unterstützt.
Die Gestaltung einer digitalen Arbeitsumgebung gehört heute zu den großen Herausforderungen im geschäftlichen Alltag. Dem Thema Zusammenarbeit bzw. Collaboration kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Das Whitepaper klärt darüber auf, wie Zusammenarbeit heute funktionieren sollte und welchen Beitrag ein Dokumentenmanagementsystem dazu leisten kann.
Datenschutz genießt höchsten Stellenwert bei OPTIMAL SYSTEMS. Dieses Whitepaper erklärt einerseits, welche Maßnahmen in yuuvis® Momentum getroffen wurden, um Datenschutzstandards zu wahren – und welche Aufgaben dabei dem jeweiligen Kunden zufallen (gem. “Privacy by Design”-Philosophie).
Die Umsetzung aktueller Datenschutzbestimmungen ist kompliziert und langwierig. Kein Unternehmen kann es sich leisten, auf Expertise bei diesem Thema zu verzichten. Dieses Whitepaper bietet einen Überblick über die wichtigsten Fragen und Antworten zum Datenschutz.
Im Umgang mit Verträgen fehlt es oft an Transparenz und Effizienz. Dabei sind Verträge und vor allem Vertragsinhalte essentiell für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Dieses Whitepaper behandelt die Aspekte, die für eine Digitalisierung der Vertragsverwaltung sowie damit verbundener Prozesse sprechen und erläutert die Vorteile.
Papier ist geduldig, aber auch teuer. Dieser kurze Satz verweist bereits auf wichtige Vorteile einer papierlosen, elektronischen Rechnungsbearbeitung. Dabei geht es beim sogenannten E-Invoicing nicht primär um Materialkosten oder Umweltschutz, sondern vor allem um Einsparungen auf der Prozesskostenseite.
Dieser Guide richtet sich explizit an Interessenten und Neulinge, die bisher noch nie mit einem DMS gearbeitet haben. Wir erklären darin die wichtigsten Fachbegriffe, die auf dem Markt verwendet werden, und geben konkrete Beispiele für die denkbaren Anwendungsgebiete der jeweiligen Funktionen.
Am Beispielszenario der Rechnungsbearbeitung wird gezeigt, welches große Potenzial in der Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Datensätzen steckt. Das Whitepaper bietet darüber hinaus eine Hilfestellung, um beide Systeme optimal zu integrieren und zeigt Integrationsszenarien der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS mit den meist verbreiteten ERP-Systemen.
Mit Microsoft 365 (M365) wird das Office-Paket von Microsoft als Abo-Modell fortgeführt. Trotz seiner Verbreitung lässt M365 bestimmte Funktionen für das Verwalten von Dokumenten vermissen. Wir zeigen in diesem Whitepaper, wie man das Potential von M365 erweitert, indem man es um die Funktionen eines DMS ergänzt.
Wie sollen Unternehmen konkret mit Mobile Working umgehen? Welche mobilen Möglichkeiten sind für das eigene Business gewinnbringend? Wie mobil müssen Geschäftsinformationen sein, wie können sie bereitgestellt werden? Wie lassen sich Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter in Einklang bringen? Was kann Software für Enterprise Content Management (ECM) heute und morgen dafür leisten? Antworten darauf gibt diese Broschüre.
Welche aktuellen Themen beschäftigen das Personalmanagement? Wohin bewegt sich die Arbeitswelt? Und wie wirkt sich die Digitalisierung auf verschiedene HR-Bereiche aus? Dies und mehr erfahren sie in unserem Whitepaper rund um Digital HR, Recruiting und New Work.
Was ist für einen reibungslosen Start, eine wirkungsvolle Steuerung des Projektverlaufs und einen gelungenen Abschluss zu beachten? Eine präzise Definition der Unternehmens- und Projektziele, spezifizierte Leistungsanforderungen, umfangreiche Einbindung der Anwender und koordinierte Änderungen im Verlauf des Projektes sind die Voraussetzung für das Gelingen von Projekten.
yuuvis® RAD ist ein umfassendes ECM-EIM (Enterprise Content and Information Management) Rapid Application Development (RAD) Framework zur Entwicklung, Bereitstellung und zum Betrieb leistungsfähiger, domänenspezifischer und kundenspezifischer Informationsmanagement-Anwendungen. Dieses Dokument beschreibt das Design und die Architektur von yuuvis® RAD.
Wie funktioniert die Managed API von yuuvis® Momentum? Die Managed API von yuuvis® Momentum hilft Ihnen bei der Erstellung von Informations- und Content-Management-Lösungen oder beim Hinzufügen solcher Funktionalitäten zu Ihrer bestehenden oder neuen Anwendung.
Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Herausforderungen, die Unternehmen und Verwaltungen bei der Digitalisierung meistern müssen – und demonstrieren, was enaio®, yuuvis® Momentum und yuuvis® RAD für Sie tun können.
Diese Best-Practice-Lösung hilft Unternehmen mit ISO- oder MDR-Zertifizierung dabei, ein Qualitätsmanagementhandbuch aufzubauen und zu pflegen. Dabei werden alle relevanten Dokumente „gelenkt“ – dies geschieht über workflowgestützte Prüf- und Genehmigungs-Prozesse.
enaio® unterstützt mit den passenden Werkzeugen des Business Process Managements, wie z. B. Workflow Engine, grafischer Modellierung oder Management Dashboard, dass diese Prozesse in Zeit und mit Qualität erfolgen. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird optimal synchronisiert, Kosten dadurch nachhaltig gesenkt und die Unternehmensziele schneller und zuverlässiger erreicht.
Digitale Akten in yuuvis® RAD komfortabel aus SAP verwalten – mit den yuuvis® RAD erp-s-konnektoren kein Problem. Die enge Anbindung von SAP an yuuvis® RAD kann mit und ohne ArchiveLink® erfolgen.
Die Betreuung und Bindung von Kunden ist im B2B-Bereich besonders wichtig. Wissen ist hierbei ein zentraler Baustein. Mit enaio® stehen Informationen über Kunden, kundenbezogene Prozesse und dazugehörige Dokumente zentral im Unternehmen zur Verfügung. Eine vollständige Sicht auf die Informationen und Daten aller Kunden ist möglich.
Die digitale Lieferantenakte auf Basis von enaio® unterstützt Ihr Unternehmen dabei, sämtliche Daten und Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen, wie beispielsweise der gesamte Schriftverkehr, Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine oder Verträge, im Geschäftskontext zu verwalten.
Das Dokumentenmanagement innerhalb der Enterprise Content Management-Plattform enaio® regelt die Erstellung, die Bearbeitung, den Austausch und den Zugriff von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art zwischen verschiedenen Personen und hilft, den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu steuern bzw. zu organisieren.
Mit enaio® verwalten Sie vorgangsbezogen und zentral alle geschäftsrelevanten E-Mails. Ihr Exchange-Server wird nachhaltig entlastet. Berechtigtes Personal hat unternehmens- bzw. weltweit Zugriff – auch bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit von Mitarbeitern.
Seit der Einführung der SAP ArchiveLink®-Schnittstelle zu Ablagesystemen können auch ECM-Systeme und digitale Archive in SAP-Anwendungen eingebunden werden. Damit wurde eine Möglichkeit geschaffen, um das SAP-System mit ergänzenden Informationen und Dokumentationen zu erweitern. Außerdem werden Daten, die nicht mehr aktuell sind, ausgelagert und das führende SAP-System spürbar entlastet.
Mit der Dynamics-Schnittstelle erweitern Sie das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics 365 Business Central, um eine umfassende Dokumentenmanagementlösung.
Mit der Schnittstelle enaio® und Microsoft Dynamics 365 Finance erweitern Sie die Microsoft-ERP-Lösung, um die revisionssichere Archivierung Ihrer Belege zu realisieren.
Das Management umfangreicher, dynamischer und abteilungsübergreifender Projekte bedeutet für Industrie- und Fertigungsunternehmen hohe Herausforderungen bezüglich der Dokumentation. Die digitale Projektakte auf Basis von enaio® ermöglicht eine Projektverwaltung, die bereichsübergreifend im gesamten Unternehmen Nutzen schafft.
Das manuelle Verwalten von Verträgen in Unternehmen und Institutionen ist oft zeitintensiv und bindet viele Ressourcen. Die Lösung: eine konsequente Digitalisierung der Vertragsverwaltung und damit einhergehender Prozesse. Mit enaio® behalten Sie den Überblick über alle Verträge, Laufzeiten und Fristen – über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.
Mit enaio® coLab teilen Sie einfach und flexibel Ihre Dokumente über eine webbasierte und systemunabhängige Plattform – unmittelbar und flexibel aus Ihrem enaio® heraus. Kein Versenden von Dokumenten per E-Mail, keine manuelle Synchronisation: Alle Dokumente sind zentral abrufbar.
yuuvis® RAD unterstützt den SAP ArchiveLink® mit einer zertifizierten Schnittstelle, so dass Dokumente, Reorganisationsdaten, Eingangsbelege, Ausgangsbelege und Drucklisten archiviert werden können.
Als Service-Center ist die moderne Personalabteilung ein echter Wertschöpfer im Unternehmen. Damit auch Zeit für die strategischen HR-Themen bleibt, unterstützen wir Sie dabei, mit der passenden Softwarelösung den Aufwand für administrative Tätigkeiten zu reduzieren und Abläufe effizienter zu gestalten.
Effizient von der Erfassung bis zur Buchung: Mit enaio® wird eine Lösung angeboten, die die eingehenden Rechnungen – egal ob in elektronischer oder in Papierform – erkennt, gezielt verteilt und die Daten mit bestehenden Daten im ERP- oder FiBU-System abgleicht.
Elektronische Dokumente brauchen keinen Platz, sind schnell zur Hand und werden einfach verteilt. Die rechtssichere Aufbewahrung z. B. von behördlichen Unterlagen oder klinischen Dokumenten regeln zahlreiche Vorschriften und Gesetze. Mit unserer Enterprise Content Management-Plattform enaio® sind Sie auf der sicheren Seite.
Um nahtlose Vertriebsprozesse zu gewährleisten, ist es entscheidend, wesentliche Informationen zu einem Geschäftspartner jederzeit zentral verfügbar zu haben. Mit SAP lassen sich kundenspezifische Daten zu Auftrag, Lieferung oder Zahlungen seuern. Dennoch bleibt dem Anwender ein ganzheitlicher Blick auf den Vorgang verwehrt. Eine Lösung: die digitale Kundenakte in enaio®.
Die digitale Kundenakte von yuuvis® RAD erweitert SAP um ein umfassendes Dokumentenmanagement. Dazu gehören: zentraler Zugriff auf vorgangsrelevante Dokumente, revisionssichere Archivierung und eine ganzheitliche Abbildung von Geschäftsvorgängen.
Wir hosten, betreuen und administrieren – Sie kümmern sich um Ihr Geschäft. Mit yuuvis® RAD in der Cloud geht das ganz einfach. yuuvis® RAD garantiert den schnellen und mobilen Zugriff auf Ihren gesamten Datenbestand.
Wir stellen Ihnen langjährige enaio®-Anwender vor und zeigen, wie sie mit OPTIMAL SYSTEMS die Digitalisierung ihres Unternehmens vorangetrieben haben. Die Branchen reichen dabei von Medien- und Energieunternehmen bis hin zu Stiftungen und Baumaschinenherstellern.
Bei der degewo AG werden Dokumente dank enaio® fast ausschließlich digital verwaltet. Bei tausenden von Mieteinheiten fällt trotzdem jeden Tag viel Papier auf dem Postweg an. TROPPER DATA SERVICE holt sämtliche Papierdokumente ab, scannt sie und stellt sie binnen 24 Stunden digital zur Verfügung.
Die Brückner-Werke KG, seit Jahrzehnten führender Anbieter von Convenience-Produkten für Lebensmittelhersteller und Großverbraucher, hat im Bereich Rechnungsbearbeitung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS entdeckt.
Beim Ticketing-Anbieter Reservix war es das rasante Wachstum des Unternehmens, das die Schwächen der papierbasierten Buchführung zu Tage förderte: Ein DMS für digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement musste her. Fündig wurde Reservix bei den Digitalisierungsexperten von OPTIMAL SYSTEMS.
Die AESKU.GROUP GmbH mit Sitz im rheinland-pfälzischen Wendelsheim ist ein Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für die Diagnose und Prognose von Erkrankungen und Allergien. Durch Forschung und Entwicklung von Tests, Laborautomaten und Laborsoftware erzielt die AESKU.GROUP Marktvorteile im Hinblick auf Qualität und Innovationsfähigkeit. Ein wichtiger Schlüssel dazu sind effiziente, digitale Prozesse, die mit ECM realisiert werden.
Die föderale Struktur des ADAC beinhaltete eine heterogene IT-Infrastruktur mit verschiedenen IT-Systemen in den einzelnen Regionalclubs. Das sollte sich ändern: Und so setzten die ADAC-Regionalclubs ein bundesweites Projekt zur Einführung einer zentralen und flexiblen Enterprise Content Management-Lösung auf. Der ADAC Hansa gab hierfür den Startschuss.
Der reichweitenstärkste Radiosender Deutschlands, ANTENNE BAYERN, hat OPTIMAL SYSTEMS mit der Einführung einer neuen Software für Enterprise Content Management (ECM) beauftragt. Die ANTENNE BAYERN GmbH & Co. KG führt mit der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS eine unternehmensweite Informationsmanagement-Plattform ein.
Die Stadt Ludwigsburg ist langjähriger nutzer der ECM-Suite enaio®. Die Einführung bei der Ausländerbehörde erfolgte im laufenden Betrieb und erforderte Geschick und Erfahrung bei der Planung von Abläufen.
Täglich beschäftigen sich Sachbearbeiter mit Dokumenten aller Art, um sich ein Bild über die Lebensumstände der Asylsuchenden zu verschaffen. Die digitale Ausländerakte auf Basis von enaio® hilft ihnen dabei.
Globus ist ein deutsches Unternehmen mit einer langen Tradition im Bereich Baumärkte und Fachhandel. Globus wurde 1828 gegründet und ist heute mit über 144 Märkten allein in Deutschland und weiteren Märkten in Luxemburg, Tschechien und Russland vertreten. Mit yuuvis® RAD löst Globus sein altes Archiv ab – verbunden mit einer äußerst umfangreichen Datenmigration.
Unter dem Namen DEPOT bietet Gries Deco ein ständig wechselndes, hochwertiges Sortiment zum Einrichten, Dekorieren und Verschenken an. In naher Zukunft muss die Arbeit von fast 6.000 Mitarbeitern und gut 400 Geschäftsstellen koordiniert werden. 2010 entschied sich die Niedernberger Firmenzentrale die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS zur Verwaltung der Datenflut einzusetzen.
Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung und elektronische Bewerbungsworkflows lassen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Zu den Vorteilen gehören u.a. höhere Transparenz über im Unternehmen befindliche Rechnungen, Arbeitsentlastung durch Automatisierung von Arbeitsprozessen sowie schnellere Prozessabläufe dank zentraler Post- und Rechnungseingänge und digitaler Workflows.
Jack Wolfskin wollte den Eingang und die Freigabe von Lieferantenrechnungen von Händlern und weltweiten Niederlassungen optimieren. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der Vermeidung von Geldverlusten durch verpasste Skontofristen und der Vermeidung von Vorfällen, die durch den Verlust von Rechnungen aufgrund von unstrukturierter manueller Arbeit verursacht werden. yuuvis® RAD dient als zentrales Workflow-System für kommerzielle Dokumente und als zentrales Dokumentenarchiv.
Die MAERZ München KG, Hersteller hochwertiger Strick- und Wirkbekleidung, setzt unternehmensweit die ECM-Suite enaio® von OPTIMAL SYSTEMS ein. Nach der Übernahme der Daten aus dem bestehenden digitalen Archiv wurde die Anbindung an Microsoft Dynamics NAV sowie die Bereitstellung der Daten und Dokumente aus dem FIBU-System abgewickelt.
Die Meffert AG ist einer der führenden Hersteller von Farben, Lacken und Beizen in Europa. Das Unternehmen ist weltweit tätig und benötigt ein Content Services Framework, das Unterstützung für verschiedene Sprachen und Zeichensätze bietet. Meffert entschied sich 2017 für yuuvis® RAD aufgrund seiner Flexibilität, Skalierbarkeit und der REST API, die für die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur entscheidend war.
Die Meffert AG ist einer der führenden Hersteller von Farben, Lacken und Beizen in Europa. Das Unternehmen ist weltweit tätig und benötigt ein Content Services Framework, das Unterstützung für verschiedene Sprachen und Zeichensätze bietet. Meffert entschied sich 2017 für yuuvis® RAD aufgrund seiner Flexibilität, Skalierbarkeit und der REST API, die für die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur entscheidend war.
Durch die Einführung der ECM-Suite haben sich zahlreiche Arbeitserleichterungen im Personalmanagement und der Projektdokumentation ergeben. Der positive Eindruck der vielen neuen Möglichkeiten ist immens. Die künftige Realisierung einer E-Mail-Archivierung soll das Mail-System deutlich entlasten und den elektronischen Schriftverkehr transparenter machen.
Bei der MVV Energie besteht ein hohes jährliches Dokumentenaufkommen. Um Kosten zu sparen und Arbeitsabläufe zu optimieren, wird schon seit 1998 das Enterprise Content Management-System enaio® in vielen Bereichen der MVV Energie eingesetzt.
Der Regionalverband Saarbrücken ist die zentrale Verwaltungsinstanz in der Region Saarbrücken und zuständig für zehn Kommunen, in denen rund 330.000 Bürgerinnen und Bürger leben. Im Sozialamt des Regionalverbands wurde eine neu entwickelte Care4-Schnittstelle eingeführt.
Um die Postverteilung effizienter zu gestalten und die Zeit für den internen Durchlauf der Post zu verkürzen, wurde im Landkreis Schwandorf eine automatisierte Posteingangslösung auf Basis der Enterprise-Content-Management-Plattform enaio® von OPTIMAL SYSTEMS Hannover eingeführt.
Sika ist ein führendes Unternehmen der Spezialitätenchemie in der Entwicklung und Herstellung von Systemen und Produkten zum Kleben, Dichten, Dämpfen, Verstärken und Schützen in der Bau- und Fahrzeugindustrie. Sika entschied sich 2019 für yuuvis® RAD, um ein zentrales System zur Verwaltung von Marketing- und technischen Produktdokumentationen wie Produktdatenblättern, Anleitungen, DoP’s, Zertifikaten etc. zu implementieren.
Die Simona AG liefert Kunststoff-Halbzeuge an ein breites Spektrum von Industrien, wobei sie sich auf die Sicherheit im chemischen Apparate- und Anlagenbau spezialisiert hat. Als 150 Jahre altes Unternehmen hatte Simona Altsysteme im Einsatz, als man mit OPTIMAL SYSTEMS über yuuvis® RAD ins Gespräch kam. Sie wollten ihre Systeme modernisieren und benötigten sowohl ein revisionssicheres Archiv als auch eine 360°-Sicht auf Kunden- und Lieferanteninformationen.
Die Stadt Ditzingen hat enaio®, die ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS, in den meisten Fachbereichen der Verwaltung eingeführt. Etwa 200 Mitarbeiter nutzen das System zur digitalen Aktenführung für ihr Dokumentenmanagement.
Dank der Umstellung auf eine digitale Rechnungsbearbeitung konnten die Stadtwerke Pforzheim ihre Prozesse rund um die tägliche Arbeit mit eingehenden Rechnungen deutlich vereinfachen. Die Prozessautomatisierung führt zu einer nachhaltigen Entlastung der Mitarbeiter und setzt zudem neue zeitliche Ressourcen frei.
Das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) nutzt seit Jahrzehnten die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS und baut deren Einsatz kontinuierlich aus. Damit wird enaio® zur klinikweiten Informationsplattform.
Das Universitätsklinikum Frankfurt (UKF) steht für Spitzenleistungen in Krankenversorgung, Forschung und Lehre. Das Klinikum führte das Enterprise Content Management-System enaio® im Jahr 2008 ein und baut es seitdem aus. Der Einsatz reicht von der digitalen Patientenakte über die SAP-Integration bis zur revisionssicheren Archivierung.
Die international tätige Reederei verwaltet rund 130 Schiffe und hat mit den verschiedensten Hafenbehörden und Handelsinstitutionen zu tun. Fehlt irgendwo auf der Welt ein Dokument, kann es zu Verzögerungen kommen. Der digitale Zugang und die Verfügbarkeit zu allen Dokumenten wird über die Flottenmanagement-Software ‘Fleetmanager‘, welche an den enaio® webclient angebunden ist, gewährleistet.
Die Zeppelin Baumaschinen GmbH ist die größte Gesellschaft des Zeppelin Konzerns. Die über 7.700 Mitarbeiter des Konzerns schaffen maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Baumaschinen, Vermietung, Antrieb und Energie sowie Anlagenbau. Die Zeppelin Baumaschinen GmbH setzt das ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS bereits seit 2005 als Archivsystem ein.
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