Industrie­unternehmen weitet seine bestehende ECM-Lösung aus

Die LABOM Mess- und Regeltechnik GmbH hat sich als deutschland­weit und international tätiges Industrie­unternehmen auf Druck- und Temperatur­messtechnik spezialisiert. 2013 ersetzte das Unternehmen die bestehende DMS-Insellösung der Abteilung Einkauf durch ein unternehmens­weites ECM-System auf Basis der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS.

Die Anforderungen von LABOM an ein ECM-System waren vielfältig, denn es war bereits ein digitales Archiv im Einsatz, das insbesondere von der Abteilung Einkauf intensiv genutzt wurde. Diese Abteilung bearbeitete schon damals ihre Bestellvorgänge digital und Eingangs­rechnungen wurden digital erfasst, jedoch weiterhin in Papier­form aufbewahrt. Deshalb schlug die Einkaufsabteilung vor, noch weitergehende Funktionen und Prozesse in den digitalen Dokumentenworkflow zu integrieren. Unter anderem sollte ein Eingangs­rechnungs­workflow dafür sorgen, dass die Eingangs­rechnungen zukünftig nur noch digital auf­bewahren werden müssen. In anderen Unternehmens­bereichen, wie dem Vertrieb, forcierte die Geschäfts­leitung einen Umstieg auf die digitale Dokumentenverwaltung.

Für die Zukunft sind weitere Schritte zum Ausbau des ECM-Systems geplant. Die Rechnungs­eingangs­bearbeitung soll stärker automatisiert werden und ein Archiv zur E-Mail-Archi­vierung entstehen. Des weiteren möchte LABOM auch die elek­tronische Personal­akte, eine digitale Vertriebs­akte und digitale Vertrags­akten einführen.