Elektronische Akten sorgen für mehr Transparenz im Projekt­management

GIFAS-ELECTRIC entwickelt, produziert und vertreibt elektro­technische Produkte wie Strom­verteiler sowie Licht­produkte in der DACH-Region, in Italien und Frankreich. Dement­sprechend groß ist das Auf­kommen an Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen etc. Die damit verbundenen Geschäfts­prozesse bildet das Unternehmen mit der ECM-Technologie von OPTIMAL SYSTEMS ab – und gestaltet die Abläufe etwa im Rechnungs­management effizient und sicher.

Eine wichtige Rolle spielt dabei die Integration der Software in die bestehende IT-Umgebung. Die ECM-Lösung zur Rechnungs­eingangs­bearbeitung ist an das ERP-System angebunden. ECM-Workflows sorgen dafür, dass Daten und Dokumente automatisch an zuständige Bearbeiter weiter­geleitet werden. Zum Einsatz kommen außerdem elektronische Projektdossiers (E-Akten), in die sowohl technische Dokumente und Zeichnungen als auch Preis- und Konditions­informationen, Verträge und E-Mails abgelegt und verwaltet werden. Die verschiedenen Informations­objekte werden miteinander verknüpft, so dass Mitarbeiter eine vorgangs­bezogene Sicht auf Informationen haben.