Digitale Rechnungsprozesse für 400 Standorte

Mit einer jährlichen Anzahl von mehr als 2 Millionen Rechnungen stand expert SE 2012 in Deutschland vor einer gigantischen Digitalisierungsherausforderung: Eine kooperationsübergreifende einheitliche Ablage, Bearbeitung und Archivierung von Belegen, Lieferscheinen und Rechnungen sollte das bereits genutzte ERP-System sinnvoll und effektiv erweitern.

Die Wahl fiel auf die Enterprise All-in-one Suite enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. Der Grund: eine hohe Integrationsfähigkeit in Verbindung mit der bereits eingeführten Software für Buchhaltung und Warenwirtschaft von Microsoft, sowie ein leistungsstarkes Langzeitarchiv.

Dank der ECM-Lösung wurden papierbasierte Rechnungen fortan in kürzester Zeit gescannt und als Datensatz im Warenwirtschaftssystem “Wanda” erfasst – bei einem Aufkommen von rund 220.000 Belegen im Monat eine spürbare Einsparung zeitlicher und personeller Ressourcen.

Vor ein paar Jahren wurde in der Unternehmensgruppe auch der Zahlungsfreigabeprozess digitalisiert: Nach Eingang digital erfasster Rechnungen werden diese automatisiert an die jeweilige Markt- oder kaufmännische Leitung ausgespielt, die mit einem Klick die Zahlung freigeben kann. Das beschleunigt die Abwicklung und sorgt für transparent dokumentierte Prozesse.

Weitere Projekte sind bereits in Planung.