expert SE
Die expert Warenvertrieb GmbH agiert als Einkaufskooperation für etwa 200 selbstständige Unternehmen mit über 400 Standorten. Dazu bietet das Unternehmen ihren Gesellschaftern Unterstützung in betriebswirtschaftlichen und IT-bezogenen Angelegenheiten an. So auch bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse.
"Wir verarbeiten rund 220.000 Belege pro Monat, das sind pro Woche mehrere tausend Rechnungen, die früher alle einzeln gestempelt, kopiert, gescannt und abgelegt werden mussten", berichtet Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von expert. "Das verursacht eine Menge – wie ich es gern nenne – Papiergeraschel." So viel Papiergeraschel, dass expert eine eigene Mandantenbuchhaltung innerhalb der Finanzabteilung einrichten musste.
Die Belege wurden per Post versendet und empfangen, was sich jedoch nicht als befriedigende Lösung entpuppte. Auch das Fax war keine sinnvolle Alternative.
Somit machte man sich auf die Suche nach einer software-basierten Option und entschied sich für die Dokumentenmanagement-Lösung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS.
400+
Standorte
2,2 Mrd.
Euro Umsatz
60
Jahre Firmentradition
Projektdurchführung
Im Zuge eines längeren Auswahlverfahrens sprachen mehrere Aspekte für OPTIMAL SYSTEMS:
Zum einen suchte expert einen Partner, der Verlässlichkeit versprach und auf dem Markt etabliert war. Zudem wurde darauf Wert gelegt, dass die individuellen Anforderungen verstanden und berücksichtigt wurden, die Zusammenarbeit auf gegenseitigem Vertrauen beruhte und auf Augenhöhe stattfand. Und schließlich war auch der Faktor Technologie von hoher Relevanz.
So fiel die Wahl auf enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. Das bedeutete: über dreißig Jahre Branchenexpertise und modernste Software-Standards, persönliche Beratung und eine flächendeckende Präsenz dank siebzehn Standorten und Niederlassungen sowie eine hohe Agilität hinsichtlich der jeweiligen Kundenanforderungen. Vor allem im Hinblick auf die hohe Integrationsfähigkeit im Rahmen der eingeführten Software für Buchhaltung und Warenwirtschaft von Microsoft konnte enaio® punkten. Dazu kam ein leistungsstarkes Langzeitarchiv – und ein klug ausgearbeiteter Implementierungsplan der "kleinen Schritte".
Das hieß im Detail: Im Pilotbetrieb testeten zunächst eine Handvoll Gesellschafter das neue digitale Angebot. Die Lösung konnte mit zunehmender Nachfrage von anderen Standorten Zug um Zug skaliert werden. "Wir sind mit enaio® gleich gut aus den Startlöchern gekommen und haben das Leistungspaket parallel ständig weiterentwickelt", erzählt Reinhardt.
Das war für expert nicht nur ein kaufmännisch attraktives Modell, sondern sorgte auch für die nötige Akzeptanz bei den Nutzer*innen: Sie selbst forderten die Teilnahme am Projekt rund um die Softwareeinführung ein, nachdem sie von ihren Vorteilen überzeugt waren. Sie gaben der Lösung sogar einen eigenen Namen. So hieß das neue Dokumentenmanagementsystem fortan "O.S.C.AR" (OPTIMAL SYSTEMS Content ARchiv). "Da haben wir uns kreativ ausgelebt", wie Reinhardt anmerkt.
Nachdem das Ziel, Eingangsrechnungen auf Papier zu scannen und als Datensatz im Warenwirtschaftssystem zu erfassen, schnell umgesetzt war, bestand noch das Problem des Rücklaufs von Rechnungsoriginalen in die einzelnen Gesellschaften. "Da haben wir eine leistungsfähige ECM-Anwendung, und dann schicken wir die Belege per Post oder Fax wieder zurück? Wir wollten das unbedingt anders lösen", berichtet der Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von expert. Entscheidend dafür war, dass die Bereitstellung der Belege in digitaler Form nach Handels- und Steuerrecht akzeptiert wird. Hierfür wurden der Prozess und die Langzeitarchivierung von namhaften Wirtschaftsprüfern unter die Lupe genommen.
"Heute kann man – etwa bei der Erstellung einer BWA oder Kosten-Ergebnisrechnung – in jedes Detail direkt hineinschauen. Beispiel Reisekosten: Man sieht, da gab es eine Hotelbuchung, klickt drauf und sieht sofort den Beleg dazu. Das Gleiche bei der Warenwirtschaft." Michael Reinhardt kommt fast ins Schwärmen, wenn er vorrechnet, wie viel Zeit und Mühe die Digitalisierung den Mitarbeitenden Monat für Monat erspart: "Manchmal kann ich selbst nicht glauben, welche Massen an Belegen wir da verarbeiten, denn alles läuft im Hintergrund einfach völlig geräuschlos mit, performant und stabil."
Mit dem ECM enaio® wurde der gesamte Belegfluss im Rechnungswesen für alle integrierten Systeme deutlich vereinfacht. Zudem wurde ein revisionssicheres Archiv implementiert, das eine händische Ablage der einzelnen Belege fortan unnötig machte. Alle Dokumente wurden nun im Rahmen des Rechnungsfreigabeprozesses automatisch archiviert. Mit Hilfe des digitalen Langzeitarchivs und der integrierten Volltextsuche ließ sich nun jedes Dokument in kürzester Zeit auffinden – dies sorgt bis heute für Transparenz und Effizienz im gesamten expert-eigenen Rechnungsmanagement.
“enaio® ist bei uns ein fester Bestandteil in den IT-Lösungen unserer Gesellschafter, sprich in unserem Warenwirtschaftssystem und auch in der Zusammenarbeit mit den Gesellschaftern in der zentralen Mandantenbuchhaltung.”
Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der expert Gesellschafter-IT
expert SE nutzt die elektronische Archivierung von enaio®. Damit sind Revisionssicherheit und eine sichere Langzeitarchivierung gewährleistet.
Daten automatisiert auslesen, indexieren, weiterleiten und prüfen: Der Rechnungseingangsworkflow sorgt für Transparenz, Flexibilität und kürzere Prozesse.
Mit der sicheren und automatisierten E-Mail-Archivierung wird die Effizienz und Funktionalität des E-Mail-Managements bei expert SE ausgebaut.
Projektergebnis
Das Projekt der expert Warenvertrieb GmbH mit enaio® führte zu einer umfassenden Digitalisierung des Belegflusses, wodurch der Papierverbrauch um mindestens 80 Prozent reduziert werden konnte. Durch die Einführung des digitalen Archivs "O.S.C.AR" wurde der Zugriff auf Belege erheblich beschleunigt – und die Zeitersparnis bei der Belegbearbeitung auch statistisch nachweisbar gesteigert:
Legt man eine Studie der Uni Leipzig zugrunde, nach der die manuelle Bearbeitung eines einzigen Belegs vom Eingang bis zur Ablage rund drei Minuten braucht, ist die Zeitersparnis für alle Beteiligten offensichtlich: Bei inzwischen rund 10,5 Millionen Belegen, die seit dem Start der ausgewählten Enterprise Content Management (ECM)-Lösung archiviert wurden, entspräche der Zeitgewinn laut Studie der ungeheuren Menge von rund 65.000 Arbeitstagen.
Die Integration in das Warenwirtschaftssystem ermöglichte zudem einen effizienten Zugriff auf archivierte Belege. Die Digitalisierung des Zahlungsfreigabeprozesses sowie die Einführung der automatisierten E-Mail-Archivierung trugen zusätzlich zur Effizienzsteigerung und Prozesstransparenz bei.
Nicht zuletzt wurden durch das Projekt eine hohe Revisionssicherheit und eine verbesserte Zusammenarbeit mit den Gesellschaftern erreicht.
Heute betreibt expert eine der größten und komplexesten enaio®-Installationen mit über 300 enaio®-Clients in den Märkten und fünf enaio®-Servern in einer Mehrserverlandschaft.
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