OPTIMAL SYSTEMS war der Anbieter mit den meisten Erfahrungen im öffentlichen Sektor und bot eine sehr große Anzahl an Schnittstellen.
Tom Albertin, Stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Lösung: Die richtige Wahl für die Zukunft
Immer mehr Wähler entscheiden sich dafür, ihre Stimme per Briefwahl abzugeben. Gründe dafür gibt es viele: Man kann sich in Ruhe entscheiden, ist zeitlich unabhängig, oder schlicht am Wahltag nicht vor Ort.
Damit steigt der Aufwand für eine Stadtverwaltung, die wachsende Zahl an Briefwahlanträgen zu bearbeiten und zu verwalten. Suchzeiten nach einzelnen Wahlanträgen von mehr als einer Stunde sind in der Praxis keine Seltenheit! Platzmangel und Intransparenz sind weitere Unzugänglichkeiten, die mit der Verwaltung des stetig wachsenden Papierstapels einhergehen.
Die Einführung einer auf enaio® basierenden umfassenden Lösung bietet hier viele Vorteile:
Erfassung & Verwaltung aller Briefwahlunterlagen an einem Speicherort
Scannen und Klassifizieren der Belegstapel mit enaio® capture
Barcodes helfen, Briefwahlanträge zuverlässig den Wählern zuzuordnen
Die schnelle und flexible Bereitstellung gewünschter Informationen ist auch bei Wählernachfragen besonders wichtig: Ein zentrales Dokumentenmanagement-System unterstützt die Stadtverwaltungen bei der Bearbeitung von Wahlscheinanträgen.
Für eine schnelle Auskunftsfähigkeit bei Wählernachfragen ist ein System gefragt, in dem die Briefwahlanträge in digitaler Form abgelegt werden können und in dem man anhand einfacher Suchkriterien (z. B. Geburtsdatum des Wählers) schnell über den Status des Briefwahlantrages auskunftsfähig sein sollte. Mit der Einführung der elektronischen Wahlscheinverwaltung mit enaio® können diese Wünsche problemlos erfüllt werden.
So wird in enaio® beispielsweise ohne weiteres Zutun eine transparente Wahlscheinablage aufgebaut, welche auf den importierten Wählerdaten von Fachapplikationen wie zum Beispiel jener von LEWIS basiert.
Die Vorteile dieser Wahlscheinlösung liegen auf der Hand. Die Stadtverwaltung ist nun im Vorfeld der Wahl und am Wahltag selbst stets über den Status der Briefwahlunterlagen auskunftsfähig. Langes Suchen entfällt, da alle Wählerdaten digital erfasst und in enaio® mit wenigen Klicks abrufbar sind.
Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter der Behörde und ermöglicht gleichzeitig die Bearbeitung von Wähleranfragen innerhalb kürzester Zeit. Zeitliche Engpässe vor der Wahl werden dadurch weitestgehend vermieden. Zudem entfällt der mühsame Umgang mit den schweren Aktenstapeln in Papierform. Ein reibungsloserer Ablauf der Briefwahl ist durch die elektronische Wahlscheinverwaltung mit enaio® garantiert.
Die Anträge auf Briefwahl werden mit Hilfe der enaio®-Wahlscheinlösung im Massenscanverfahren erfasst. Auf den Wahlscheinen befindet sich ein Barcode, der sich aus Gemeindeschlüssel, Wählernummer und Wahlscheinnummer zusammensetzt. Einscannen, auslesen, zuordnen – in kürzester Zeit ist die Bearbeitung abgeschlossen.
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