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Lösung: Umweltämter auf Digitalisierungskurs
Die Aufgaben der Umweltämter in den Städten und Kommunen sind eng verknüpft mit dem Thema Umweltschutz. So sind sie u. a. für die Einhaltung des Immissionsschutzes in Bezug auf Luftschadstoffe und Lärm zuständig. Darüber hinaus gehört zum Zuständigkeitsbereich der Gewässer- und Bodenschutz, der Tier- und Artenschutz sowie der gesamte Bereich der Abfallentsorgung und -verwertung.
In diesem Zusammenhang werden die Sachbearbeiter tagtäglich mit zahlreichen Formularen bzw. Dokumenten konfrontiert: Ein Bürger reicht eine Lärmbeschwerde über eine Baustelle ein, ein anderer beantragt die Anmeldung eines geschützten Tieres.
Diese umfangreichen Bearbeitungsprozeduren zentral zu steuern und mit den bestehenden Fachanwendungen zu verknüpfen, das ist der Auftrag von enaio®. Die Umweltakte sammelt alle digitalen bzw. digitalisierten Unterlagen zu einem Vorgang in der letzten Version, Sachbearbeiter sind somit stets auf dem aktuellsten Stand. Eine Vielzahl weiterer Funktionen ergänzt das Leistungsportfolio der ECM-Lösung.
Für die Umweltämter bedeutet das: mehr Zeit und Energie für die konkrete Bearbeitung von Bürgeranliegen – und deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand.
Jeder Vorgang wird sofort als digitale Akte angelegt und geht direkt in die Bearbeitung – für den optimalen Workflow.
Fachanwendung und enaio® arbeiten eng miteinander – alle Daten sind jederzeit synchron.
enaio® hilft, Revisionssicherheit jederzeit zu gewährleisten – gesetzeskonform und transparent.
Die digitale Akte fasst alle wesentlichen Informationen zum Vorgang zusammen.
Vom Objektnamen bis zum Veranlagungsjahr: Ihnen entgeht nichts, und der Informationsfluss bleibt gewahrt.
Die Lösung zur Umweltakte besteht aus mehreren Modulen, die für die außerordentlich vielfältigen Tätigkeitsbereiche des Umweltamtes gedacht sind. Kern der Lösung sind jeweils digitale Akten, die die Daten und Dokumente für die verschiedenen Vorfälle in den Fachbereichen des Umweltamtes zusammenfassen. Die Lösung für das ECM-System arbeitet z. B. eng mit der Fachanwendung WIBAS (Informationssystem Wasser, Immissionsschutz, Boden, Abfall, Arbeitsschutz) zusammen.
WIBAS ist Teil des Umweltinformationssystems Baden-Württemberg (UIS BW). Die Stammdaten aus dem Informationssystem können als Metadaten in die digitalen Umweltakten übernommen werden. Dokumente aus WIBAS lassen sich in den verschiedenen Umweltakten übersichtlich ablegen. Von WIBAS und dem Geoinformationssystem GIS-Term aus kann man bei Bedarf jeweils direkt auf die jeweilige Akte im ECM-System wechseln. Außerdem können die Umweltakten im ECM-System auch revisionssicher archiviert werden.
Uns hat beeindruckt, dass Sachbearbeitern individuelle, gruppen- oder abteilungsorientierte Rechte zugeordnet werden können.
Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
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