Lösung: enaio® asv
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Zielgruppe
Die enaio® asv (Allgemeine Schriftgutverwaltung) wird für die Vorgangsbearbeitung nach Aktenplan für alle Mitarbeitenden in der Öffentlichen Verwaltung genutzt.
Die Lösung
Die Lösung enaio® asv ist die zentrale E-Akte und übernimmt die komplette Aktenverwaltung in der Öffentlichen Verwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden zentral in der digitalen Vorgangsakte gespeichert. Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit den elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Die üblichen Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Auskünfte können somit schneller erteilt werden, da die berechtigten Mitarbeitenden sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Durch die deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten werden Dienstleistungen schneller und kostengünstiger erbracht. Die Allgemeine Schriftgutverwaltung überzeugt durch eine benutzerfreundliche Bedienung und ermöglicht so eine kurze Einarbeitungsphase in das System.
In der Allgemeinen Schriftgutverwaltung werden die Vorgänge nach dem hinterlegten Aktenplan abgelegt, zum Beispiel nach dem KGSt-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem für die gesamte Öffentliche Verwaltung einheitlichen Aktenplan ab, das heißt, die Mitarbeitenden können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten. Die E-Akte kann sowohl nach dem Aktenplan als auch nach dem Produktplan angelegt werden, sodass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.
Vorteile im Überblick
Verwaltungsweiter Einsatz einer einheitlichen und strukturierten Vorgangsbearbeitung
Zahlreiche Recherchemöglichkeiten inklusive Volltextrecherche
Automatisierung von Verwaltungsabläufen durch digitale Workflows
Zeitersparnis
Flexible Verwendbarkeit in jedem enaio® client
Ein*e Bürger*in stellt einen Antrag über das Internet; dieser erreicht den OZG-Server der Verwaltung. Was nun? Klassischerweise würde der Sachbearbeitende diesen nun ausdrucken und analog weiterbearbeiten.
Der digitale Weg geht heute anders: Mit enaio® findet der Antrag seinen Weg in die entsprechende elektronische Akte und die weitere Bearbeitung kann vollständig digital erfolgen – per Mausklick, nicht per Hauspost. Der besondere Clou: Nach jeder Bearbeitung werden die Bürger*innen digital über den Status ihres Vorgangs informiert. So werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch transparenter.
Die integrierte Rechteverwaltung stellt sicher, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf für sie relevante Akten und Dokumente haben. Unbefugte Zugriffe und Manipulationen werden so verhindert. Die Daten können ohne Qualitätsverlust im zukunftssicheren Dateiformat PDF/a revisionssicher archiviert werden. Somit kann der gesamte Aktenlebenszyklus im DMS abgebildet werden.
Innerhalb der Akten können automatisierte Registeranlagen genutzt werden, sodass stets eine Übersichtlichkeit über alle relevanten Dokumente gegeben ist.
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