Lösung: Schriftgutverwaltung zentral organisieren
Hoher Aufwand bei Recherche, Anlage, Verwaltung und Archivierung von Akten entsteht, wenn durch die parallele Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen kein einheitlicher Aktenplan mehr besteht. Die Verteilung der vorgangsrelevanten Dokumente findet hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Die Akten sind somit unvollständig. Ein einheitliches Ablagesystem und Namenskonventionen sind nicht gegeben.
Die Lösung für die Problematik ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung von enaio®, die sogenannte E-Akte.
Die Schriftgutverwaltung ist in enaio® integriert und übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden zentral in der digitalen Vorgangsakte, der E-Akte gespeichert. Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Die üblichen Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Service und die Dienstleistungen werden durch die deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten schneller und wirtschaftlicher erbracht. Hiervon profitieren Bürger, Behörden und Unternehmen.
Schriftgutverwaltung mit enaio®
nimmt eine zentrale Position in der Unternehmens-IT ein.
Workflows sorgen für Arbeitserleichterung in der Verwaltung.
Recherchetools finden Ergebnisse innerhalb kürzester Zeit.
Rollen- und Rechtemanagement sorgen für Sicherheit.
Alle Daten werden erfasst und können blitzschnell durchsucht werden. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)
Vom aktuellen Status bis zur Archivierungsfrist: Die digitale Akte vereinigt alle relevanten Informationen zur Dokumentensammlung. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Konstanz)
Optimieren Sie Ihre Projektarbeit mit Aktenplänen: für eine zentrale Ablage, Rollen- und Rechtesystemen und Trefferlistenfilter. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)
Die E-Akte kann nach Aktenplan abgelegt werden, zum Beispiel nach dem Baden-Württemberger Boorberg- oder dem KGSt-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem einheitlichen Aktenplan für die gesamte Verwaltung ab, das heißt, die Mitarbeiter können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten. Die E-Akte kann nach Aktenplan sowie nach Produktplan erstellt werden, so dass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.
Die digitale Aktenführung ist die Basis für die Arbeit mit digitalen Akten in enaio® und organisiert den gesamten Lebenszyklus der Akten in der Öffentlichen Verwaltung mit Hilfe von Aktenzeichen oder auf Vorgangsebene.
