Lösung: Inventarverwaltung mit Schlüsselausgabe
Zum Abschluss eines jeden Geschäftsjahres müssen Unternehmen eine Inventur durchführen, um das Inventar zu ermitteln. Und das ist in der Regel mit einem gehörigen Aufwand verbunden; immerhin müssen alle Vermögensgegenstände gemessen, geschätzt oder gezählt und sorgsam aufgelistet werden.
Umso wichtiger ist eine besonders gründliche Bestandsermittlung – und am besten eine digitale Lösung, die einen dabei unterstützt: mit der vielseitigen ECM-Technologie von enaio®. Dazu besteht für Inventare eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren.
Der gesamte Bestand wird zentral verwaltet, alle relevanten Daten sind sofort einsehbar.
Die Daten zu den gewünschten Gegenständen sind innerhalb kürzester Zeit ermittelbar.
Die Schlüsselverwaltung bietet eine Übersicht über alle Schlüssel – inkl. Übergabeprotokolle.
Hersteller, Produktbezeichnung, Seriennummer – erwähnt, gelistet, verständlich. So wird jede Inventur ein Kinderspiel.
Für die übersichtliche Verwaltung jeglichen Inventars hält enaio® eine schlanke Lösung bereit. Elektrogeräte und PCs werden damit ebenso einfach zentral organisiert wie Schreibtische und Aktenschränke. Der Verbleib aller Gegenstände wird dabei praxisnah nach Standort in Gebäuden und Räumen sortiert. Der gesamte Bestand lässt sich so komfortabel recherchieren und der Standort jedes Gegenstandes schnell bestimmen.
Ein weiteres durchdachtes Feature der Lösung ist die Schlüsselverwaltung. Sie beinhaltet den Lagerbestand sowie eine Übersicht der ausgegebenen, verlorenen und vernichteten Schlüssel. Für jede Schlüsselausgabe und -rücknahme wird ein Protokoll per Serienbrieffunktion erstellt und beim jeweiligen Mitarbeiter abgespeichert.
Bisher arbeiteten wir mit Papierakten, mit dem Umstieg auf digitale Akten und die Nutzung digitaler Workflows werden wir unsere Arbeitsprozesse erheblich optimieren können.
Elmar Kaiser, Leiter EDV und Informationstechnik, Stadt Freising
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