Uns war klar, dass über kurz oder lang ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung notwendig sein würde.
Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr
Lösung: Rund um den Güterkraftverkehr mit enaio® digital unterwegs
Im Güterkraftverkehr zählt jede Minute. Fuhrunternehmer, Auftraggeber und andere Behörden benötigen daher meist kurzfristig und schnell bestimmte Auskünfte, Genehmigungen und Dokumente. Oft liegen diese Dokumente und Informationen noch in Papierakten vor, können daher nur mit erheblichem Zeit- und Verwaltungsaufwand bereitgestellt werden. Viele Anfragen werden heute per E-Mail übermittelt. Dadurch entstehen zeitraubende Medienbrüche, da die E-Mails erst ausgedruckt und abgeheftet werden müssen, um die Akte aktuell zu halten.
enaio® stellt die Basis für ein vollumfängliches Dokumenten- und Informationsmanagement bereit:
Mitarbeiter der Straßenverkehrsämter sind jederzeit auskunftsfähig.
Wer Lese- und Bearbeitungsrechte bekommt, lässt sich feingranular einstellen.
Viele Fachanwendungen lassen sich problemlos an enaio® anbinden.
Die Datenblätter in enaio® bieten detailliert Auskunft zu Firma und Fahrer, angelegt in Ordnern und Registern, stets findbar über die verschiedenen Suchfunktionen.
Da der überwiegende Teil der Korrespondenz am Rechner erstellt wird, ist es sinnvoll, alle Informationen und Dokumente zu einem Vorgang, egal ob Brief, Fax, E-Mail, Zeichnung, Telefonnotiz oder Formular, in einer digitalen Akten zusammen zu fassen. Diese digitale Akte steht dann allen berechtigten Mitarbeitern des Amtes an einer zentraler Stelle in enaio® zur Verfügung. Dort sollen die Mitarbeiter auch nach zusätzlichen Informationen, z. B. nach Kundennamen, Bearbeiter oder Bearbeitungsstatus, suchen können.
enaio® ist in der Lage, sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente in einer digitalen Akte zu bündeln und Ablage- und Recherchezeiten deutlich zu verkürzen. Dank des modularen Aufbaus von enaio® ist es möglich, die bisherige Arbeitsweise vollständig abzubilden – z. B. mit Hilfe von Workflows – und zugleich mit anderen Fachapplikationen über Schnittstellen zu verbinden. Das fördert eine hohe Akzeptanz bei den Sachbearbeitern und sorgt für kurze Umstellungs- und Einführungszeiten.
Bessere Übersicht: alle Dokumente (E-Mails, Scanbelege, Faxe, Formulare, Gesprächsnotizen etc.) in einer digitalen Akte
Schnellerer Zugriff durch zentrale Dokumentenablage (auch bei mehreren Standorten)
Mehr Sicherheit durch ausgefeiltes Rechtesystem und revisionssichere Archivierung
Automation of recurring processes through integrated workflow management
Effektiveres Arbeiten und höhere Auskunftsfähigkeit aufgrund starker Recherche-, Erinnerungs- und Kontrollfunktionen
Stammdaten aus Fachverfahren (z. B. VEMAGS) als Metadaten in die Akten importieren
Mit enaio® können digitale Akten zu unterschiedlichen Vorgangsarten (EU-Lizenz, Erlaubnis, Fahrerbescheinigung, OWi, Werkverkehr) angelegt werden. In einer Vorgangsakte besteht die Möglichkeit, Dokumente beliebiger Art (Fotos, Textdokumente, E-Mails mit Anhängen, Videos) abzulegen und zu verschlagworten. Bei Bedarf können die Dokumente mit zusätzlichen Notizen versehen bzw. mit anderen Vorgängen verlinkt werden. Die Sachbearbeiter haben zahlreiche Möglichkeiten, Akten, Vorgänge oder Dokumente über Metadaten, Verschlagwortung oder Volltextrecherche zügig wiederzufinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine MS-Office-Datei oder um ein eingescanntes und mit OCR automatisch verschlagwortetes Dokument handelt.
Mit enaio® gehört das Problem, dass bestimmte Dokumente über verschiedene Standorte verteilt sind, endgültig der Vergangenheit an. Alle Formulare, Schreiben, Anträge, Widersprüche, Notizen, Aktenvermerke und E-Mails stehen jetzt auf Mausklick allen Mitarbeitern an zentraler Stelle zur Verfügung.
Ein flexibles und leistungsstarkes Berechtigungssystem ermöglicht es, Zugriffsrechte sehr genau bis auf die Dokumentenebene zu definieren und die elektronischen Daten vor unautorisiertem Zugriff zu schützen.
enaio® erleichtert die Arbeit im Straßenverkehrsamt noch auf andere Weise: Jedes Dokument, jeder Vorgang bzw. jede Akte kann – für einzelne oder Mitarbeitergruppen – mit einer Wiedervorlage versehen werden. Ebenso lassen sich Dokumente, Vorgänge oder Akten problemlos abonnieren, damit sich Nutzer über jede Bearbeitung informieren können. Bei Bedarf können auch Dokumente aus verschiedenen Vorgängen in Mappen zusammengefasst werden, ohne ihren ursprünglichen Standort zu ändern. Eine große Hilfe ist auch die Einbindung von Vorlagen und Formularen in enaio®. Dokumente werden so im Handumdrehen erstellt bzw. Formulare ausgefüllt, weil die Eingabe von Indexdaten, z. B. Adressen, automatisch erfolgt.
Die eleganten Lösungsmöglichkeiten von enaio® erlauben die bisherige Papierablage einfach und effektiv digital abzubilden. Die Funktionsvielfalt und der modulare Charakter von enaio® bilden die Basis für die Erfüllung aller Anforderungen eines Straßenverkehramtes und sind somit eine zukunftssichere Investition. Mit der Einführung digitaler Akten werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Mitarbeiter entlastet und letztlich die Zufriedenheit der Kunden verbessert.
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