Mit deren Hilfe werden wir die Transparenz konzernweit erhöhen und eine bessere Arbeitsprozessunterstützung im Bereich Informationsmanagement und Dokumentenverwaltung erreichen können.
Jürgen Koch, Bereichsleiter IT, Simona AG
Lösung: Enterprise Information Management in der Gebäudeverwaltung
Mit der Lösung für das Gebäudemanagement kann eine Öffentliche Verwaltung ihre Gebäude verwalten. Gebäudeakten werden erstellt, in denen sämtliche Daten und Dokumente zu einem Gebäude und den dazugehörigen Vorgängen gesammelt und verwaltet werden können. Das kann zum Beispiel ein Bauvorhaben, aber auch die Bewirtschaftung und Dokumentation für die Gebäude umfassen.
Die eigentliche Verwaltung der Gebäude findet im Fachverfahren statt. Über eine Schnittstelle kann aus dem Fachverfahren direkt auf die Dokumente in der Akte im ECM-System zugegriffen werden. Die Gebäudeakte kann durch Metadaten aus dem Fachverfahren ergänzt werden. Eingehende Dokumente können gescannt und ebenfalls digital in der Akte abgelegt werden.
Dokumente werden in elektronischen Akten abgelegt und können direkt über die Volltextsuche recherchiert werden.
Anwendungen für das Gebäudemanagement wie Archikart und Spartacus können mit enaio® verknüpft werden.
Feste Aufbewahrungsfristen und die Garantie auf Unveränderlichkeit der Dokumente sind garantiert.
Verwalten Sie Ihre Gebäude über die digitale Aktenverwaltung in enaio® und behalten Sie jederzeit die Informationshoheit.
Vom Reinigungsdienst bis zu den Maßen der Fensterflächen: Alle Daten und Fakten werden zentral verwaltet.
Mit digitalen Akten haben Sie sämtliche Angaben jederzeit griffbereit.
Beim Gebäudemanagement fallen zahlreiche Dokumente an, beispielsweise Verträge, Pläne, Rechnungen und Abrechnungen. Um diese Dokumente komfortabel verwalten zu können, bieten sich die Dokumentenmanagementfunktionen der ECM-Software enaio® an. Dank Schnittstellen wie zwischen San_Reno oder GEBman und enaio® können die Dokumente komfortabel von der Gebäudeverwaltung aus mit dem ECM-System verknüpft werden. Die Dokumente werden dort objektbezogen in elektronischen Akten abgelegt. Das entlastet nicht nur die Fachanwendung, sondern hat auch weitere Vorteile. So können die Daten im ECM-System bequem per Volltextsuche oder anhand von Indexbegriffen recherchiert werden. Werden die Daten nicht mehr aktiv genutzt, übernimmt enaio® die revisionssichere Archivierung der Dokumente.
Übersichtliche Dokumentenablage in enaio®
Dokumente komfortabel aus verschiedenen Fachverfahren mit enaio® verknüpfen
Entlastung der Fachverfahren durch Auslagerung der Dokumente
Dokumentenzugriff von jedem Arbeitsplatz mit enaio® client
Als weiteren Vorteil der Kombination der beiden Systeme nennen Anwender aus der öffentlichen Verwaltung den vereinfachten Zugang zu den Daten: Nicht nur Mitarbeiter, die ein spezifisches Fachverfahren installiert haben, können auf die Dokumente zugreifen.
Zur Einsicht in ein Dokument reicht es, wenn der Mitarbeiter einen Client für das ECM-System zur Verfügung hat. Wird enaio® als führendes Dokumentenmanagementsystem eingesetzt, haben Mitarbeiter behördenweit Zugriff auf die Dokumente zur Gebäudeverwaltung.
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