Lösung: Usability neu gedacht

enaio® client

Arbeiten mit dem enaio® client

enaio® gibt Ihrer Organisation genau die digitale Infrastruktur, die sie benötigt: Dokumente, E-Mails und sogar Briefe und Faxe stehen unternehmens­weit zur Verfügung und können entweder gezielt nach speziellen Kriterien wie Vertrags­nummern u. ä. oder aber anhand von Volltextsuchbegriffen recherchiert werden. Digitale Workflows erleichtern die Organisation von Arbeits­abläufen und umfangreiche Archi­vierungs­funktionen sorgen für die nötige (auch rechtliche) Sicher­heit.

Die auf Usability optimierte Nutzer­oberfläche von enaio® stellt diese Funktionen übersichtlich zur Verfügung und lässt sich flexibel an die Bedürfnisse von Abteilungen und einzelnen Mit­arbeitern anpassen. Zugriffe auf Daten oder bestimmte Funktionalitäten können für jeden Mitarbeiter je nach Abteilungs- oder Team­zugehörigkeit, oder aber nach persönlichen Kriterien gesteuert werden.

Auf dieser Seite bekommen Sie einen Überblick über die Kern­funktionen des enaio® client. Für detaillierte Informationen zu einzelnen Schnitt­stellen oder Einsatz­gebieten steht unsere Lösungs-Suche zur Verfügung.

Revisions­sichere Archivierung

Beweis- und Revisions­sicherheit, umfassende Dokumentation und die Einhaltung von rechtlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen

Dokumenten­management

Daten, Informationen und Dokumente für das digitale Arbeiten aller berechtigten Mitarbeiter sinnvoll kombinieren

Business Process Management

Arbeitsabläufe oder Geschäfts­prozesse zielgerichtet nach den spezifischen Anforder­ungen in Ihrem Unternehmen modellieren und steuern

Benutzer­freundlichkeit

Flexible und persönlich einstellbare Ansichten auf Ihre Daten und indivi­duell konfi­gurier­bare Funktion­sbänder

Screenshot enaio® client Darstellung einer Trefferliste

Darstellung einer Trefferliste

Innerhalb kürzester Zeit generiert enaio® zielgenaue Trefferlisten auf Suchanfragen.

Ad-hoc Workflows

Strukturierte und unstruk­turierte Workflows im Vergleich – klare Prozesse schaffen klare Zustän­digkeiten.

Infografik enaio® Vergleich strukturierter und unstrukturierter Workflow

Revisions­sichere Archivierung

Die enaio®-Archivierungs­kompo­nenten glänzen durch Beweis- und Revisions­sicherheit, die Echtheit der Dokumentation und garantierte Einhaltung von Aufbewahrungs­fristen.

Das Prinzip der Revisions­sicherheit zieht sich durch den gesamten Arbeits­ablauf – inklusive Daten­sicherung, Organisation und Kontroll­mechanismen.

enaio® speichert Ihre Daten und Dokumente vollständig, geordnet, sachlich richtig und nachvoll­ziehbar. Die revisions­sichere Archi­vierung mit enaio® gewährleistet, dass alle Archivalien mit den Originalen inhaltlich und bildlich über­einstimmen und unveränderlich sind. Zudem sorgt enaio® entsprechend den gesetzlichen Anfor­derungen für die zeitgerechte Vernichtung des Archivguts.

  • Zertifizierte Schnittstellen zu markt­relevanten Storagekomponenten
  • Integrierbar in führende ERP-Systeme und Fachverfahren
  • Revisionssichere Urkunden-Archivierung
  • Datenkonsistenz durch Mit­führen von Hashwerten für jedes Dokument
  • Schutz vor Manipulation durch Elektronische Unterschriften
  • GoBD-Konformität: Daten­haltung über 10 Jahre, Zugang für externe Datenprüfer
  • Klare Zuordnung von Verant­wortlich­keiten zu Rollen und Personen
  • Optimierung von Transparenz, Produk­tivität und Prozess­qualität

Dokumenten­management

enaio® verknüpft Daten, Metadaten und Dokumente zu intelligenten Objekten und Strukturen, die alle Infor­mationen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten. Die Daten können in ihren Strukturen wiederum beliebig gefiltert, neu zusammen­gestellt oder mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Sie können jederzeit zweifels­frei nach­voll­ziehen, wer wann an welchen Doku­menten zugegriffen und daran gearbeitet hat und was dabei verändert wurde.

Wann und von wo aus der Zugriff auf Daten und Dokumente erfolgen soll, spielt keine Rolle.

Auch Mitarbeiter im Außen­dienst oder im Home Office können jederzeit mit mobilen Geräten oder aber mit dem enaio® webclient auf die Daten und Doku­mente zugreifen. Das sichere Rechtesystem schützt stets vor unberech­tigtem Zugriff. Auch Partner, Kunden und Liefer­anten lassen sich einfach über coLab® an das enaio®-System anbinden.

Sollten Sie Rechte­einschränkungen Ihrer Kollegen im Ausnahme­fall in Ihrer Arbeit behindern, können Sie im Rahmen Ihrer eigenen Berech­tigungen Dokumente an diese zur Ansicht oder zum Bear­beiten freigeben.

  • Sämtliche im Unternehmen vorhandenen Informationen sind für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar.
  • Funktionen wie Wieder­vorlagen und Abonnements optimieren Ihr Termin- oder Änderungs­management.
  • Favoriten, Benutzerablage und eine Übersicht über zuletzt bearbeitete Dokumente bietet Ihnen einfachen Zugang zu wichtigen Dokumenten.
  • Notizen und Anmerkungen unterstützen die Kommu­nikation.
  • Dokumente mit beliebigen Dateitypen lassen sich in enaio® verwalten.
  • Die Koordination von Drafts, freigegebenen Dokumenten und anderen Dokument­ständen erfolgt problemlos über die Varianten­verwaltung von enaio®.

Business Process Management

Aus den Workflows heraus können Sie externe Fach­­anwendungen aufrufen und Daten mit diesen austauschen. Auf diese Weise können Sie z. B. den Rechnungs­eingang einfach um einen auto­matischen Daten­abgleich mit dem eingesetzten ERP-System erweitern.

enaio® enthält ein vollständig integriertes Workflow-Management-System und bildet so eine unter­nehmens­weite Steuerungs-Plattform für Ihre individuellen Geschäfts­prozesse. Business Process Management (BPM) beschäftigt sich mit der Planung, Modellierung, Durch­führung und Überwachung von Geschäfts­prozessen bis hin zu “Process Mining”. Informationen wandern auto­matisch digital durch Ihre Organisation, Arbeits­abläufe werden strukturiert in definierten Teil­schritten durchgeführt.

  • Vollständig digitaler Infor­mations­­fluss
  • strukturierte Arbeitsabläufe mit klar definierten Teil­schritten
  • klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Abbildung Ihrer individuellen Geschäftsabläufe
  • Beispielhafte Implemen­tierungen von Standard-Workflows gehören zum Liefer­umfang von enaio® und können bei Bedarf gleich eingesetzt werden

Benut­zer­freund­lich­keit

Der enaio® client ist die zentrale Benutzeroberfläche von enaio®. Hier finden Sie die Eingangskörbe für Workflows, Wiedervorlagen und Abonnements und können die umfang­reiche Such­funktion nutzen. Im individuell gestaltbaren Navigations­bereich können Sie wichtige Dokumente, Abfragen, Einsprünge in Dokument­strukturen, Mappen oder spezielle System­funktionen ablegen. In Mappen können Sie verschiedene Dokumente themen­orientiert zusammen­stellen und anderen Benutzern zugänglich machen.

Zur Arbeit mit Bild-Dokumenten steht eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung: Sie können Fotos oder gescannte Dokumente drehen, vergrößern, verschieben oder einpassen und vieles mehr. Bei Bedarf können Sie jederzeit weitere Seiten hinzu­scannen oder ein mehr­seitiges Dokument in mehrere Doku­mente auftrennen.

Das Besondere am enaio® client ist, dass Sie die Benutzer­oberfläche sehr einfach an ihre individuellen Be­dürfnisse anpassen können. Alle Daten werden über­sichtlich präsentiert, Listen lassen sich filtern und sortieren.

  • Komfortable Dokumenten-History-Funktion
  • Umfangreiche Such- und Recherchefunktionen
  • Unterstützung verschie­denster Datenquellen, z. B. gescannte Eingangs­belege, Fax, Foto oder Grafik
  • Microsoft 365 Office-Anwendungen direkt aus dem Client heraus erstellen, bearbeiten und im Ordnungssystem ablegen
  • Einfacher Zugriff auf wichtige Funk­tionen durch ein über­sichtliches Ribbon-Design nach MS-Office-Vorbild

Die Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS fiel aufgrund der freien An­passbarkeit sowie der einfachen Bedienung in Verbindung mit einer Viel­falt an Funktionen.

Andreas Blank, Projektleiter, Develey Senf & Feinkost GmbH

Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS bestach durch Anwender­freundlichkeit sowie ein abgerundetes inno­vatives Funktions­angebot.

Stefan Hoser, Projektleiter DV, Mediengruppe Pressedruck

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