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Lösung: Digitale Rechnungen integrieren

Rechnungen nach dem ZUGFeRD- und XRechnung-Standard

Ein Fall für enaio®

Schauen Sie sich unseren Webcast zu ZUGFeRD, XRechnung & E-Rechnung mit ECM an.

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Längst gehören ZUGFeRD und XRechnung zu den gängigsten Rechnungsformaten für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten.

  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat und kombiniert eine strukturierte XML-Datei mit einem eingebetteten PDF-Dokument. Dadurch können sowohl maschinenlesbare Daten als auch eine menschenlesbare Rechnung in einem Dokument zusammengeführt werden.
  • XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format für den elektronischen Rechnungsaustausch. Den aktuellen EU-Normen entsprechend wird es von der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland verwendet. Der Rechnungsstandard ermöglicht eine standardisierte und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten.

Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung fördern die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse. Sie verbessern die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz der Rechnungsbearbeitung, reduzieren den Papierverbrauch und tragen zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften bei. enaio® unterstützt den ZUGFeRD- und den XRechnung-Standard und bietet Lösungen von der einfachen Rechnungserfassung bis hin zu komplexen Rechnungseingangsworkflow-Szenarien.

enaio® & ZUGFeRD/XRechnung

  • Rechnungen erkennen, die dem ZUGFeRD- und XRechnung-Standard entsprechen
  • Rechnungsdaten aus der eingebetteten XML-Datei auslesen (ZUGFeRD)
  • XRechnungen automatisch auslesen, extrahieren und die Rechnungsdaten übertragen
  • Elektronische Rechnungen ohne ZUGFeRD-Metadaten mit enaio® classify auslesen
Die Zukunft gehört der elektronischen Rechnung
Automatischer Datenimport und -export erleichtert die Verwaltung und ermöglicht Kontrolle

Zeit und Geld sparen

Dank automatischer Rechnungs­erkennung werden neue Ressourcen freigegeben.

Nach Bedarf anpassen

Der Rechnungs­eingangs­workflow lässt sich an individuelle Anforderungen anpassen.

Automatisch prüfen

Sammelpostfächer werden automatisiert auf neue E-Mails überwacht.

Volle Kontrolle über alle Rechnungen

Digitale Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden per E-Mail zugestellt. Diese eingehenden Rechnungen können entweder manuell oder automatisch an das enaio®-Sammelpostfach weitergeleitet werden. Anschließend erfolgt die automatische Auslesung, Extraktion und Übertragung der Rechnungsdaten in das ECM-System enaio®, sofern die Auftragnehmer bekannt sind.

Elektronische Rechnungen von unbekannten Auftragnehmern sowie manuell eingescannte Papier­rechnungen können über die Lösung enaio® classify automatisch geprüft, erkannt und sortiert werden. Anschließend werden sie in einen Workflow in enaio® aufgenommen. Ein besonderer Vorteil: Unsere XRechnungs-Lösung stellt ein Tool bereit, das die XML-Datei in ein lesbares Dokument wandelt und zur Ansicht in enaio® bereitstellt.

Arbeiten mit Workflows, Fristen und Zugriffs­rechten

Der enaio®-Rechnungs­eingangs­workflow kann so konfiguriert werden, dass die Rechnungen der bekannten Lieferanten beispielsweise sofort zu den richtigen Empfängern im Fachamt gelangen. Gleichzeitig hat der Finanzbereich Zugriff auf das automatisch generierte Rechnungseingangsbuch. Mit ihm kann z. B. der Kämmerer jederzeit auf die Rechnung und die dazugehörigen Daten sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus zugreifen. Ebenso kann enaio® automatisch rechtzeitig vor Erreichen der Skonto-Frist warnen.

Mit enaio® sind Unternehmen in der Lage, effektiv mit Workflows zu arbeiten und Fristen sowie Zugriffsrechte zu verwalten. Der Rechnungseingangsworkflow optimiert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung, gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und ermöglicht eine pünktliche und transparente Abwicklung der Rechnungen. Darüber hinaus unterstützt enaio® auch die Auftragsbearbeitung, indem es eine nahtlose Integration von relevanten Auftragsdokumenten und Informationen in den Workflow ermöglicht. Dies trägt zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Arbeitsabläufe im Unternehmen bei.

  • Die automatische Rechnungs­erkennung spart Zeit und Geld.

  • Elektronische Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD-Daten sowie XRechnungen können verarbeitet werden.

  • Die Lösung lässt sich nach Bedarf flexibel an verschiedene Workflows anpassen.

  • enaio® kann automatisch vor Erreichen der Skontofrist warnen.

OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funktionalität sowie die Nutzeroberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.

Durch den zentralen Post- und Rechnungseingang konnten wir die Prozesse schön verschlanken.

Johannes Baur, kaufmännischer Leiter, HAHNE Holding GmbH

Mit der automatisierten Rechnungs­eingangs­bearbeitung mit angeschlossenem Rechnungs­prüfungs­workflow versprechen wir uns eine Optimierung der Prozesse und eine Qualitäts­verbesserung in der Verarbeitung.

Roy J. Noack, Leiter IT, Immanuel Diakonie

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