Lösung: Digitale Verwaltung von Versorgungs­akten

Das digitale Versorgungsamt

Verknüpfung von enaio® und Fachverfahren Deviss

Die Lösung für Versorgungsämter erlaubt die digitale Akten­führung für Versorgungs­­akten und arbeitet eng mit dem Fachverfahren Deviss – einer Softwarelösung des Informatik­zentrums der Landes­verwaltung Baden-Württem­berg (IZLBW) – zusammen. Mithilfe der Schnitt­stelle von enaio® zu Deviss ist es möglich, alle in Deviss generierten Doku­mente aus den verschiedenen Verfahrens­zweigen korrekt, revisions­sicher und leicht wieder auffindbar abzulegen. Dabei werden die in Deviss erstellten Dateiformate bei ihrer Ablage im enaio®-Archiv auto­matisch in das PDF/A-Format für eine revisions­sichere Langzeit­archivierung umgewandelt. Der Abgleich der Personen­daten zwischen Deviss und enaio® erfolgt automatisch.

  • Revisions­sichere Archivierung von Vorgangsdokumenten
  • Integration von Scan­funktionen in Deviss und korrekter Ablage nach Aktenzeichen in enaio®
  • XSLT-gesteuerte, archivlösungs­kompatible Dokumenten­ablage
  • Fristen­management/Retention­management für gesetzeskonforme Aufbewahrungs­regeln

Mehr Platz

dank kompletter digitaler Akten­haltung und Verzicht auf Papier­­dokumente

Bessere Ablage

dank revisions­­sicherer Archi­vierung von sämtlichen in Deviss erstellten Doku­menten

Schnelle Erfassung

von Papier­unterlagen mit korrekter Zuordnung zum jeweiligen Vorgang.

Screenshot enaio® Versorgungsamt Datenblatt

Digitale Akten für das Versor­gungs­amt

Alle Informationen wie Aktenzeichen und persönliche Angaben sind übersichtlich zusammen­gefasst.

Analoge Doku­mente digital erfassen

Mehr Effizienz in den Versorgungsämtern

Mit enaio® ist es möglich, aus Fachverfahren wie Deviss heraus Papier­unterlagen digital zu erfassen. Das geht nicht nur schneller als die herkömmliche Verarbeitung; es hat auch den Vorteil, dass die gescannten Unter­lagen sofort korrekt dem jeweiligen Vorgang bzw. den richtigen Akten­zeichen zugeordnet werden. Dadurch haben die Versorgungs­amt­mitarbeiter in enaio® die gesamte digitale Akte eines Vorgangs im Blick.

  • Einfache Unterlagen-Digitali­sierung aus der Fach­applikation heraus
  • Übersichtliche Ordnung sämtlicher Verfahrens­unterlagen wie z. B. gescannte Briefe, E-Mails, Adressdaten
  • Auto­matische Vernichtung von Dokumenten nach vordefiniertem Zeitraum
  • Einsparung von Arbeitszeit und Transparenz­gewinn

Aufbewahrung und Retention perfekt organisiert

Die Verfahrens­unterlagen werden in den Versorgungsämtern ent­sprechend den gesetzlichen Vorlagen nach speziellen Kriterien abgelegt. Dokumente unterliegen strengen gesetzlichen Aufbewahrungs­regeln, die dank der Akten­führung in enaio® gewährleistet wird. Mit dem imple­mentierten Retention-Management kann der Vernichtungs­zeitpunkt direkt in den Indexdaten der Akten festgelegt werden. Die jeweils berechtigten Mitarbeiter werden dann durch enaio® komfortabel per Abonnement recht­zeitig erinnert bzw. können mittels Such­anfrage problemlos die zur Vernichtung anstehenden Akten ermitteln.

  • Import-/Exportfilter für Daten im XML-, ASCII- oder dBase-Format
  • Anbindung von Labor­systemen, RIS/PACS und weiteren Subsystemen
  • Orientierung an standardi­sierten Strukturen (HL7, CDA, LOINC, ICD)
 

Uns war klar, dass über kurz oder lang eine elektronisches Dokumenten­management­system für die Verwaltung notwendig sein würde.

Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr

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