Uns war klar, dass über kurz oder lang ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung notwendig sein würde.
Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr
Lösung: Digitale Verwaltung von Versorgungsakten
Die Lösung für Versorgungsämter erlaubt die digitale Aktenführung für Versorgungsakten und arbeitet eng mit dem Fachverfahren Deviss – einer Softwarelösung des Informatikzentrums der Landesverwaltung Baden-Württemberg (IZLBW) – zusammen. Mithilfe der Schnittstelle von enaio® zu Deviss ist es möglich, alle in Deviss generierten Dokumente aus den verschiedenen Verfahrenszweigen korrekt, revisionssicher und leicht wieder auffindbar abzulegen. Dabei werden die in Deviss erstellten Dateiformate bei ihrer Ablage im enaio®-Archiv automatisch in das PDF/A-Format für eine revisionssichere Langzeitarchivierung umgewandelt. Der Abgleich der Personendaten zwischen Deviss und enaio® erfolgt automatisch.
Revisionssichere Archivierung von Vorgangsdokumenten
Integration von Scanfunktionen in Deviss und korrekter Ablage nach Aktenzeichen in enaio®
XSLT-gesteuerte, archivlösungskompatible Dokumentenablage
Fristenmanagement/Data Retention für gesetzeskonforme Aufbewahrungsregeln
dank kompletter digitaler Aktenhaltung und Verzicht auf Papierdokumente
dank revisionssicherer Archivierung von sämtlichen in Deviss erstellten Dokumenten
von Papierunterlagen mit korrekter Zuordnung zum jeweiligen Vorgang.
Alle Informationen wie Aktenzeichen und persönliche Angaben sind übersichtlich zusammengefasst.
Mit enaio® ist es möglich, aus Fachverfahren wie Deviss heraus Papierunterlagen digital zu erfassen. Das geht nicht nur schneller als die herkömmliche Verarbeitung; es hat auch den Vorteil, dass die gescannten Unterlagen sofort korrekt dem jeweiligen Vorgang bzw. den richtigen Aktenzeichen zugeordnet werden. Dadurch haben die Versorgungsamtmitarbeiter in enaio® die gesamte digitale Akte eines Vorgangs im Blick.
Einfache Unterlagen-Digitalisierung aus der Fachapplikation heraus
Übersichtliche Ordnung sämtlicher Verfahrensunterlagen wie z. B. gescannte Briefe, E-Mails, Adressdaten
Automatische Vernichtung von Dokumenten nach vordefiniertem Zeitraum
Einsparung von Arbeitszeit und Transparenzgewinn
Die Verfahrensunterlagen werden in den Versorgungsämtern entsprechend den gesetzlichen Vorlagen nach speziellen Kriterien abgelegt. Dokumente unterliegen strengen gesetzlichen Aufbewahrungsregeln, die dank der Aktenführung in enaio® gewährleistet wird. Mit dem implementierten Data Retention Management kann der Vernichtungszeitpunkt direkt in den Indexdaten der Akten festgelegt werden. Die jeweils berechtigten Mitarbeiter werden dann durch enaio® komfortabel per Abonnement rechtzeitig erinnert bzw. können mittels Suchanfrage problemlos die zur Vernichtung anstehenden Akten ermitteln.
Import-/Exportfilter für Daten im XML-, ASCII- oder dBase-Format
Anbindung von Laborsystemen, RIS/PACS und weiteren Subsystemen
Orientierung an standardisierten Strukturen (HL7, CDA, LOINC, ICD)
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