Um in einem Fachschrank eine Akte, die an das Archiv abgegeben werden soll, zu finden, können Filterkriterien hinterlegt werden. Eine Akte kann dabei entweder durch einen Ordner oder über ein Register definiert werden. Der gesamte Inhalt wird als eine zusammengehörige Akte verarbeitet und in den Archivschrank übertragen. Nach der Übertragung wird die Quellakte im Fachschrank entweder gelöscht oder als übertragen markiert.
Je Akte wird ein sogenanntes Übertragungspaket gebildet, über das ein Protokoll geführt wird. So ist jede ausgeführte Aktion auf Akten- und Objektebene später im Protokoll nachvollziehbar. Daneben kann während der Übertragung in den Archivschrank zusätzlich eine Ausleitung erfolgen, mit der ein Paket an ein externes System abgegeben werden kann. Ist die Übertragung fehlgeschlagen, wird die Aktion rückabgewickelt.