Lösung: Behalten Sie den Überblick über die Aktenlage

Anbindung von Staats- und Stadtarchiven

Digitale Akten aus verschiedenen Fachverfahren zentral organisieren

Die Bereitstellung von Akten für das Archiv ist eine besondere Heraus­­forderung bei der Nutzung digitaler Akten. Wurden bisher einfach Ordner mit Papier­dokumenten zur Bewertung abgeliefert, gestaltet sich dieser Prozess mit digitalen Akten schwie­riger. Aufgrund der zahlreichen Fach­verfahren existieren viele Schränke mit unterschiedlichsten Ablage­strukturen. Erhält das Archiv Zugriff auf alle Schränke, muss es auch Kenntnis über die fachlichen Strukturen haben.

In Zusammen­arbeit mit verschiedenen Archiven und auf Initiative der Stadt­archive Bremerhaven und Braunschweig ist mit enaio® eine funktions­reiche Schnitt­stelle zwischen Fachbereichen und histo­rischen Archiven entstanden. Bei der Gestaltung dieser Schnittstelle wurden die Anfor­derungen der Fach­bereiche, die Archiv­gesetze sowie die Erfahrungen von Archi­varinnen und Archi­varen gleichermaßen berücksichtigt.

Die Infografik zeigt die elektronische Altregistratur in enaio®.

E-Mails, Dokumente, Bilder – enaio® organisiert die Überführung ins Archiv.

Mehr Übersicht

Eine Software für alle digitalen Akten verschiedener Fachverfahren.

Schnelle Recherche

Feingranulares Filtersystem für höchste Treffer­genauigkeiten.

Transparent

Proto­kollierung für direkte Nach­vollzieh­barkeit jeder Transferaktion.

Screenshot zeigt den enaio® Archivtransfer Editor.

enaio® Archivtransfer Editor

Vom aktuellen Status bis zum zugehörigen Schrank erhält der Anwender alle wesentlichen Infor­mationen zum gewünschten Objekt.

Beste Übersicht

Welche Objekttypen sind der Akte zugewiesen? Die “enthaltenen Objekt­typen” geben darüber Auskunft.

Screenshot zeigt die Objekttypen im enaio® Archivtransfer Editor.
Der Screenshot zeigt den PDF-Konverter in enaio® Archivtransfer Editor.

Konvertieren, bewerten und mehr

Mit im Gepäck: ein PDF-Konverter sowie ein Bewertungs­tool, mit dem der Anwender stets den aktuellen Archiv­status einsehen kann.

enaio® für schnelle Prozesse und optimale Ordnung

Mehrere Fachverfahren – eine zentrale Instanz

Um in einem Fachschrank eine Akte, die an das Archiv abgegeben werden soll, zu finden, können Filter­­kriterien hinterlegt werden. Eine Akte kann dabei entweder durch einen Ordner oder über ein Register definiert werden. Der gesamte Inhalt wird als eine zusammen­gehörige Akte ver­arbeitet und in den Archiv­schrank übertragen. Nach der Übertragung wird die Quellakte im Fach­schrank entweder gelöscht oder als übertragen markiert.

Je Akte wird ein sogenanntes Über­tragungs­­paket gebildet, über das ein Protokoll geführt wird. So ist jede ausgeführte Aktion auf Akten- und Objekt­ebene später im Protokoll nachvollziehbar. Daneben kann während der Übertragung in den Archiv­schrank zusätzlich eine Ausleitung erfolgen, mit der ein Paket an ein externes System abgegeben werden kann. Ist die Übertragung fehlgeschlagen, wird die Aktion rück­abgewickelt.

Bewerten & sichten – problemlos & effizient

Nach Abschluss der laufenden Akten­­bearbeitung in den jeweiligen Fach­bereichen werden die Daten direkt in der jeweiligen Akte für die Bewertung durch die Archive gesammelt. Neben den Dokumenten und Indexdaten aus den Fach­bereichen werden auch die für Archive interessanten Infor­mationen für die Erstsichtung erhoben.
Akten­umfang, Seiten­zahlen und Lauf­zeiten sind dabei nur einige der zusätzlich erfassten Daten. Die gesammelten Infor­mationen können nun durch die Archivare gesichtet und bewertet werden. Das speziell zugeschnittene Rechte­system stellt im Rahmen des Aussonderungs­prozesses sicher, dass die Akten­hoheit bis zur Bewertung durch die Archivare und Ablauf der Aufbewahrungsfrist bei den Fach­bereichen verbleibt.

Zusätzlich zu den standardmäßig übergebenen technischen Infor­mationen können Bearbeiter Hinweise bzw. Kommentare zur Akte hinterlassen. Diese Infor­mationen werden auch bei der Bewertung entsprechend hervorgehoben. Die Entscheidung, welche Akten über­nommen werden, obliegt weiterhin dem Archivar. Während dieses gesamten Vorgangs verbleibt die Akte in der Verantwortungs- und Zugriffshoheit des Fachbereichs. Die Abgabe der Akten oder die Freigabe zur Löschung durch den Fachbereich erfolgt erst nach Ablauf der jeweils aktuellen Aufbewahrungs­­fristen.

 

Die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu den Fachverfahren war für uns einer der wichtigsten Entscheidungsmaßstäbe, weil unser Ziel die Realisierung eines zentralen Informations­managment ist.

Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena

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