Mit der Entscheidung für die Digitalisierung der Akten und der Arbeitsprozesse haben wir beschlossen, weitgehend auf die papiergebundene Aktenführung zu verzichten.
Axel Scholz, Stellvertretender Leiter des Fachbereichs, Kreis Nordfriesland
Lösung: Digitalisierung in der Abfallwirtschaft
Wenn es um die Entsorgungs- oder Abfallwirtschaft geht, jongliert der Statistiker in der Regel mit beeindruckenden Zahlen. So umfasste das gesamte Abfallaufkommen in Deutschland im Jahr 2016 ein Volumen von 359 Millionen Tonnen. Jeder Deutsche produzierte in jenem Jahr 627 Kilogramm Müll. Und etwa sechs Milliarden Kilowattstunden Strom wurden für Abfall produziert.
Doch wie bewältigt man große Mengen anfallender Dokumente, mit Daten zu der jährlichen Abfallentsorgung in Gewerbebetrieben, zu der Anzahl der genutzten Tonnen, zu den Stammdaten der Gewerbetreibenden? Mit einem ECM, das auf Grundlage digitaler Akten Ordnung in die Verwaltung bringt – und die Prozesse rund um die Abfallwirtschaft deutlich erleichtert.
Viele Fachanwendungen wie ATHOS, Q-Soft oder WasteWatcher mit enaio® kompatibel
Scannen von Altakten und direkter Import ins enaio®-System
sofort verfügbar, zum Beispiel über eine feingranulare Filtersuche
Für jedes Gewerbe bzw. jede Person wird ein Ordner angelegt. Alle hierzu gehörigen Daten versammeln sich hier.
Die Lösung für die Abfallwirtschaft setzt auf digitale Akten und eine Integration in SAP (mit SAP Waste und Recycling, IS-U-WA). In der digitalen Geschäftspartner- oder Kundenakte mit IS-Waste-Anbindung können sämtliche Daten zentral und übersichtlich verwaltet werden. Abgelegt werden alle Informationen in der E-Akte nach Geschäftspartnern oder Kunden der Abfallwirtschaftsbetriebe (z. B. Privathaushalte, Gewerbe- und Industriebetriebe).
Darunter fallen Informationen, wie die Änderung von Stammdaten, die Größe der Abfallbehälter, Beschwerden rund um die Müllentsorgung und vieles mehr.
Laufende Vorgänge der Abfallwirtschaft und Schriftverkehr können sofort gescannt und in digitalisierter Form in der Akte abgelegt werden. Zusätzlich können Altakten digivtalisiert und in die Ablage aufgenommen werden.
Die Schnittstelle zu dem Abfallwirtschaftssystem ATHOS sorgt dafür, dass die Daten, Dokumente und Bescheide aus dem Fachverfahren in digitalen Akten abgelegt werden. Stammdaten aus ATHOS können als Metadaten ins ECM-System importiert werden. Mit ATHOS als führender Applikation können die Abfallwirtschaftsbetriebe durch die Schnittstelle zum ECM-System enaio® zusätzlich die Langzeitarchivierung und Dokumentenmanagement-Funktionen nutzen.
Platz- und Kostenersparnis durch Wegfall von Papierarchiven und Ordnerschränken
Schneller Zugriff auf die benötigten Kunden- und Abfalldaten
Besserer Überblick über alle B2B- und B2C-relevanten Informationen
Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen durch integriertes Workflow-Management
Zeitersparnis durch parallelen Zugriff von mehreren Bearbeitern auf eine Akte
Übersichtlichere Verwaltung aller abfallrelevanter Daten
Verbesserte Auskunftsfähigkeiten und schnellerer Bürgerservice durch optimierten Zugriff auf die Datenbasis
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