Aktuelle Pressemeldung

13. Oktober 2023

Interview mit Nikolas Herwig, Vertriebsbeauftragter bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover zum Thema

Flexibles Arbeiten mit dem enaio® Webclient in der Öffentlichen Verwaltung

Der enaio® Webclient funktioniert auf allen mobilen Endgeräten.

Im Interview erläutert Nikolas Herwig, Vertriebsbeauftragter bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover, was die Vorteile des DMS enaio® mit seinen unterschiedlichen Client-Varianten sind und wie sich der Webclient vom Rich Client unterscheidet.

Herr Herwig, Sie sind seit acht Jahren bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover tätig. Was begeistert Sie an der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung?

Vom ersten Tag an war es für mich interessant zu sehen, mit welchen Herausforderungen man bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung tagtäglich konfrontiert wird. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein elementarer Bestandteil ganzheitlicher Digitalisierungsstrategien in der öffentlichen Verwaltung. Durch immer neue Themen wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) oder X-Standards und die fortschreitende technische Entwicklung beschäftigt sich ein DMS längst nicht mehr nur mit dem Abbau von Papierbergen. Die Lösung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS etwa ermöglicht ein medienbruchfreies und besseres Arbeiten: Mit nur einem Klick können wichtige Aufgaben erledigt, Dokumente geteilt und die Kommunikation zwischen den Anwendenden erleichtert werden.

Welche Vorteile bietet der enaio®-Webclient im Vergleich zum Rich Client?

Der große Vorteil des Webclient ist seine Standort- und Plattformunabhängigkeit beim Zugriff auf alle relevanten Akten – egal ob vom Büro, von zu Hause oder von unterwegs aus. Sogar eine Offline-Mitnahme der benötigten Dokumente ist möglich, da der Webclient auf allen mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone funktioniert. Außerdem müssen auf den Endgeräten keine zusätzlichen Software-Pakete installiert werden. Das vereinfacht die Bereitstellung und Aktualisierung von enaio® erheblich.

Wie einfach ist es für Benutzende, sich mit dem Webclient vertraut zu machen und ihn effektiv zu verwenden?

Sehr einfach: Die erste Oberfläche, die auf dem Webclient erscheint, ähnelt der von Google. Mit der Volltextsuche findet man mit zwei Klicks schnell, was man sucht. Eine übersichtliche und selbsterklärende Bedienoberfläche reduziert die Gefahr, auf die falsche Schaltfläche zu klicken. Benutzerfreundlich ermöglicht die Oberfläche auch eine intuitive Navigation und Bedienung, damit die wichtigsten Funktionen leicht zugänglich sind.

Wie hat sich der Webclient in den vergangenen Jahren entwickelt und welche neuen Funktionen und Verbesserungen wurden implementiert?

Unsere langjährigen enaio®-Anwenderinnen und -Anwender werden die Entwicklung des Webclients mitbekommen haben. Er kann heute weit mehr, als nur Akten und Dokumente auf einem mobilen Endgerät anzuzeigen. Die gesamte Bearbeitung von PDF-Dokumenten kann nun direkt integriert im Webclient erfolgen, ohne dass zusätzliche Programme dafür geöffnet werden müssen.

Inwieweit können Anpassungen im Webclient vorgenommen werden, um unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsabläufe zu unterstützen?

Alles, was persönlich bereits im Rich Client von enaio® eingerichtet wurde – von Expertenabfragen über Favoriten bis hin zu personalisierten Suchanfragen –, steht automatisch im Webclient zur Verfügung. So kann je nach Standort uneingeschränkt und ohne Mehraufwand zwischen den verschiedenen Clients gewechselt werden.

Wie unterstützt der Webclient die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Teams oder einer Organisation?

Mein Team und ich arbeiten beispielsweise von verschiedenen Standorten aus. Standortunabhängig haben wir alle die Möglichkeit, mit enaio® an gemeinsamen Projekten zu arbeiten, und ich kann von überall aus meinen Kolleginnen und Kollegen eine Freigabe erteilen. Das gilt auch für alle Institutionen und Verwaltungen. Gerade heute nutzen viele die Möglichkeit des standortunabhängigen Arbeitens. Dadurch profitieren auch die Außendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeiter der Verwaltungen, denn alle nutzen die gleichen Vorteile.

„Gerade heute nutzen viele die Möglichkeit des standort unabhängigen Arbeitens.“

Welche Integrationen sind mit dem Webclient möglich, zum Beispiel mit anderen Software-Lösungen oder Anwendungen von Drittanbietern?

Durch unser großes standardisiertes Schnittstellenportfolio haben wir schon heute die Möglichkeit, dass, sofern ein Fachverfahren an enaio® angebunden ist, auch von unterwegs aus auf Akten zugegriffen werden kann. Nehmen wir das Beispiel der Bauakte: Diese ermöglicht, auch auf der Baustelle Baupläne und dergleichen in enaio® anzuschauen und darüber hinaus darin zu zeichnen.

Gibt es Beschränkungen oder spezifische Anforderungen an die Hardware oder Betriebssysteme, um den Webclient optimal nutzen zu können?

Der Webclient ist auf allen gängigen, auch mobilen Endgeräten zugänglich und stellt keine großartigen Anforderungen an das Betriebssystem. Auch die üblichen Browser werden unterstützt.

Welche Pläne gibt es für zukünftige Entwicklungen des Webclients?

Wir werden unseren Webclient stetig weiter optimieren, da Flexibilität und Mobilität auch in der Zukunft eine tragende Rolle spielen werden. Genau das leistet der Webclient von OPTIMAL SYSTEMS. So besteht mit dem Webclient bereits jetzt die Möglichkeit, Akten zu paginieren und zu exportieren, sodass beispielsweise Akten auf dem digitalen Weg an Gerichte übermittelt werden können. Ich selbst nutze gerne die neu hinzugekommene übersichtliche Kartenansicht in den Trefferlisten, die ab sofort neben der üblichen Tabellenansicht verfügbar ist.