30. September 2025
Mitte September 2025 fand die neueste Produktpräsentation statt. Die Product Owner von OPTIMAL SYSTEMS gaben Einblicke in aktuelle Funktionen und Erweiterungen des ECM-Produkts enaio®. Die Highlights diesmal: ein neues Lizenzmodell für die enaio®-Clients, die Einführung eines neuen OCR-Services sowie spannende Webclient-Updates.
Mit der kommenden Version 12.0 vereinfachen wir die Administration der bestehenden enaio®-Lizenzen mithilfe der Client-Lizenz enaio® client universell (kurz: CLU).
Die CLU-Lizenz berechtigt Personen dazu, mehrere enaio®-Clients auf verschiedenen Geräten zu nutzen, egal ob enaio® client oder enaio® webclient (sowohl als Browser-Variante wie als Windows-App). Damit ermöglicht die Lizenz ein ortsunabhängiges und plattformübergreifendes Arbeiten, was den modernen Anforderungen an Flexibilität und Mobilität entgegenkommt.
Die Verwaltung der Lizenz erfolgt zentral über den Microservice "license".
Unser Lizenzservice wurde grundlegend modernisiert und mit weiteren Funktionen ausgestattet: Dank der Integration der Echtzeit-Datenplattform Hazelcast ist er nun horizontal skalierbar und kann flexibel über mehrere Serverinstanzen verteilt werden.
Die Vorteile im Überblick:
Darüber hinaus ist der Lizenzservice zukünftig versionsunabhängig einsetzbar. Das bedeutet: Bei Updates oder Upgrades des Systems muss er nicht mehr angepasst werden, sondern bleibt stabil und kompatibel – unabhängig von Änderungen in einzelnen Anwendungen.
In enaio® steht zukünftig ein neuer OCR-Service zur Verfügung. Der Microservice ermöglicht die Erkennung bzw. Extraktion von Text aus Dokumenten, um PDF-Dateien mit "hidden text" erzeugen zu können. Als Standard-Engine kommt dabei Tesseract zum Einsatz. Eine Installation ist nicht erforderlich, da die OCR-Komponente direkt mit ausgeliefert wird.
Die Standard-Lizenz umfasst:
Damit bietet der neue OCR-Service leistungsstarke Texterkennung out of the box – ohne zusätzlichen Installationsaufwand.
Mit Version 12.0 führt enaio® JavaScript als neue Skriptsprache ein, sowohl im Client als auch für Automatische Aktionen. Damit stehen allen Anwender*innen künftig zwei Alternativen zur Verfügung: VBScript und JavaScript.
Clientseitige Events (DMS und Workflow) lassen sich nun wahlweise in beiden Sprachen umsetzen. Der Scripteditor im enaio® client sowie im enaio® editor-for-workflow unterstützt JavaScript inklusive Debugger und klarer Kennzeichnung im Scriptbaum.
Auch Automatische Aktionen wie axacimp (Daten- und Dokumentenimport), axacexp (Daten- und Dokumentenexport), axacscript (Skript ausführen) und axacolfr (SQL-Kommando ausführen) können ab sofort in JavaScript programmiert werden. Für deren Ausführung im enaio® administrator steht ebenfalls ein Debugger bereit.
Mit dieser Erweiterung schafft enaio® die Voraussetzung, in Zukunft die bereits vorhandenen Lösungen auf Basis von VBScript umzuschreiben.
Mit dem kommenden Release erhält die neue Komponente enaio® web administration eine Vielzahl von Funktionen, die sowohl die Bedienung als auch die Transparenz im Workflow Management deutlich verbessern.
Workflows können in einer übersichtlichen Modellgrafik visualisiert werden. Dargestellt werden u. a.:
Die Aktivitäten werden farblich entsprechend ihres aktuellen Status hervorgehoben. Zudem aktualisiert sich die Ansicht automatisch, sobald ein Element ausgewählt wird.
Die Navigation durch den Graph und allgemein in der enaio® web administration ist per Tastatur-Scrolling und Tastaturnavigation möglich. Ergänzende Texte, Icons und Tooltips helfen, Benutzer- und Gruppenrollen besser zu unterscheiden.
Ein Kontext- und Hover-Menü ermöglicht es, Variablen direkt zu bearbeiten, zu kopieren, Listeneinträge hinzuzufügen oder zu löschen. Änderungen können gespeichert, verworfen oder auf den vorherigen Wert zurückgesetzt werden.
Infodialog: Im Benutzermenü stehen Informationen zu Lizenzen, Modulen, Versionen, rechtliche Hinweise und Protokollinformationen bereit.
Landing Page "Shell": Auf der Startseite des Webadministrators gibt es eine Übersicht und Zugriff auf alle gehosteten Anwendungen. Technisch umgesetzt wurde dies über einen neuen Admin-Dienst.
Paging für Prozesse: Große Prozesslisten in der "History" werden effizient "in Chunks" geladen, mit optimierter Suche und Sortierung.
Bearbeiter zuweisen: Die Funktion "Bearbeiter zuweisen" ermöglicht, die Liste der Benutzer, die die Aktivität in ihren Posteingängen sehen, zuzuweisen und dann anzuzeigen. Benutzer und Gruppen, aktive und inaktive Benutzer, an- und abwesende Benutzer und deren Vertreter sind hier mithilfe von Icons, Farben und Tooltips gut zu erkennen.
Bearbeiter anzeigen: Mit der Funktion "Bearbeiter anzeigen" ist es möglich, die Liste der Benutzer zu sehen.
Personalisierung aufheben: Auch personalisierte Aktivitäten können wieder entpersonalisiert werden.
ID kopieren: Zusätzlich lassen sich Aktivitäts-IDs und R-Aktivitäts-IDs bequem in die Zwischenablage kopieren.
Die Entwicklungsarbeiten an einer browserbasierten Lösung für die komfortable Verwaltung und Bereitstellung von Objektdefinitionen sowie die Erstellung von Formularen direkt im Web haben begonnen.
Der Editor wird sich nahtlos in das "Apps-in-a-Shell"-Konzept der enaio® web administration einfügen und teilt sich zentrale Einstellungen wie Sprache und Erscheinungsbild mit dem neuen enaio® administrator-for-workflow.
Das enaio® capture-transfer-module (CTM) erweitert seine Fähigkeiten als Schnittstelle zwischen den Capture-Komponenten und enaio®. Gescannte Dokumente können direkt weiterverarbeitet werden – etwa für die Übergabe an enaio® kairos, die Klassifizierung mit enaio® classify-pro, die Postfachverteilung im CSV-Format oder als enaio® TR-Resiscan.
Das CTM kann beispielsweise als SOD (Software Output Destination) in enaio® capture-pro eingebunden werden. In Verbindung mit dem enaio® capture-iis übernimmt das CTM die Aufgabe, die gescannten Dokumente aus der Web-Instanz nach enaio® zu importieren. Damit wird der Dokumentenerfassungsprozess flexibel und nahtlos in enaio® integriert.
OPTIMAL SYSTEMS erweitert seit der Version 11.10 den Funktionsumfang des enaio® webclients um die interne Ablage – einen persönlichen Bereich, in dem Dokumente schnell und unkompliziert abgelegt werden können. Damit lassen sich Dateien bereits sichern, bevor ein Dokumenttyp und die zugehörigen Metadaten festgelegt und der finale Standort in einem Schrank geklärt sind. Die Klassifizierung erfolgt einfach später, sobald alle Informationen verfügbar sind.
Im Arbeitsalltag bietet die interne Ablage einen leicht zugänglichen Bereich, in dem Nutzer*innen Dokumente per Drag and Drop ablegen und für die spätere Weiterbearbeitung bereithalten können. Diese Dokumente sind zunächst nur für den jeweiligen Benutzer bzw. die jeweilige Benutzerin sichtbar und nicht durch Suchanfragen auffindbar – ideal, wenn Inhalte vorübergehend zurückgehalten oder vorbereitet werden sollen. Zudem können Nutzer*innen Dateien auch aus Microsoft Teams sowie dem neuen enaio® outlook-web-add-in heraus in der internen Ablage ablegen, um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu archivieren.
Die Performance ist eines der zentralen Themen bei der Weiterentwicklung des enaio® webclient. Ziel ist es, Ladezeiten spürbar zu verkürzen und damit auch das Öffnen neuer Registerkarten sowie das Abdocken des Vorschaubereichs deutlich zu beschleunigen.
In einem ersten Schritt wurde das Laden der Objektdefinition im OSWEB Microservice optimiert. Zudem hat das Team die bisherige Ladestrategie umfassend analysiert, überarbeitet und an entscheidenden Stellen angepasst – sichtbar auch in der Benutzeroberfläche.
Wesentliche Neuerungen im Überblick:
Mit diesen Maßnahmen wird der enaio® webclient schneller, schlanker und nutzerfreundlicher. Zugleich wurde damit eine Basis für weitere Performance-Optimierungen in kommenden Versionen geschaffen.
Mit dem neuen enaio® outlook-web-add-in können E-Mails nun auch aus dem neuen webbasierten Outlook direkt in enaio® abgelegt werden. In der ersten Ausbaustufe stehen dafür zwei Optionen zur Verfügung: die interne Ablage oder ein beliebiger favorisierter Standort.
Die Favoritenliste lässt sich jederzeit aktualisieren, sodass auch neu hinzugefügte Standorte angezeigt werden. Zudem merkt sich das Add-in den zuletzt gewählten Ablageort pro Benutzer*in für einen bestimmten Zeitraum – praktisch für alle, die wiederholt mit demselben Standort arbeiten.
Das enaio® outlook-web-add-in ist sowohl im Zusammenspiel mit dem enaio® client, als auch mit dem enaio® webclient im Browser oder als Desktop-App nutzbar und erweitert die nahtlose Integration von E-Mails in die tägliche Dokumentenverwaltung.
Mit dem Release von enaio® 12.0 wird die Nutzung von Elasticsearch noch flexibler: Ab sofort unterstützen wir den Multitenancy Support von Elasticsearch.
Damit ist es möglich, mehrere enaio®-Systeme mit einem einzigen Elasticsearch-Cluster zu betreiben. Unternehmen profitieren so von einer effizienteren Ressourcennutzung, die zu einem positiveren Corporate Footprint beiträgt, sowie einer vereinfachten Administration, da nicht mehr für jeden Mandanten eine separate Elasticsearch-Umgebung erforderlich ist.
Die technische Umsetzung basiert auf Linux-Servern, auf denen Elasticsearch so konfiguriert wird, dass mehrere Mandanten parallel unterstützt werden können. Die bestehende Windows-Hosting-Konfiguration bleibt dabei unverändert, sodass aktuelle Umgebungen reibungslos weiterlaufen.
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