enaio®-Neuerungen: BITV-Konformität, enaio® coLab und enaio® kairos

Im Rahmen einer Produktpräsentation Mitte Mai 2025 stellten die Product Owner von OPTIMAL SYSTEMS die neuesten Funktionen und Erweiterungen des ECM-Produkts enaio® vor. Die Highlights diesmal: enaio® coLab Dashlet, BITV-Konformität, enaio® classify-pro-service und Neuerungen in der enaio® webclient API  

Neue Funktionen zur Benutzeranpassung und Prozessverwaltung

Mit dem aktuellen Update des enaio® administrator-for-workflow stehen Nutzer*innen neue Funktionen zur Verfügung, die die Benutzeranpassung und Prozessverwaltung deutlich erweitern:

• Benutzereinstellungen: Die Oberfläche kann in Deutsch, Englisch oder Französisch angezeigt werden. Zudem stehen ein helles und dunkles Farbschema zur Auswahl. Die Einstellungen werden für zukünftige Anmeldungen gespeichert.
• Prozessliste: Prozesse werden tabellarisch dargestellt und lassen sich per Symbolleiste oder Kontextmenü anhalten, fortsetzen, abbrechen oder löschen. Zusätzlich gibt es Such-, Filter- und Sortierfunktionen.
• Berichtsfunktion: Für einzelne oder mehrere Prozesse können Berichte in XML oder CSV erstellt und gespeichert werden. Der XML-Bericht kann optional globale Variablenwerte und/oder den Inhalt der Workflowakte enthalten.
• Aktivitätenübersicht: Prozessaktivitäten werden ähnlich wie Prozesse in einer Tabelle dargestellt und können ebenfalls bearbeitet werden. Auch Unterkomponenten von Aktivitäten sind einsehbar.
• Historie von Prozessen und Aktivitäten: Eine neue Verlaufsübersicht zeigt alle Änderungen an Prozessen und Aktivitäten in ausklappbaren Tabellen. Einzelne Aktivitäten können separat ein- und ausgeblendet werden.

Mehrsprachige Kataloge in der globalen Suche

Die neue globale Volltextsuche in den enaio®-Microservices unterstützt nun auch mehrsprachige Kataloge. Abhängig von der eingestellten Client-Sprache können Nutzer*innen beispielsweise bei der Suche nach dem englischen Begriff "Peculiar" nicht nur Dokumente finden, die diesen Begriff enthalten, sondern auch solche, in denen "Peculiar" als Katalogwert hinterlegt ist. Die Volltextsuche kann dabei so konfiguriert werden, dass sie alle Objekte, eine bestimmte Auswahl oder die aktuell ausgewählte Trefferliste durchsucht.

enaio® coLab mit neuem Dashlet

Das enaio® coLab-Dashlet wurde grundlegend überarbeitet und bietet nun eine deutlich verbesserte Benutzererfahrung sowie erweiterte Funktionen:

• Das Design wurde vollständig an das aktuelle enaio® coLab-GUI angepasst.
• Räume können direkt im Dashlet erstellt werden – der separate Roomcreator ist nicht mehr erforderlich.
• Das gesamte Raummanagement lässt sich jetzt komfortabel innerhalb des Dashlets durchführen – ein Wechsel zum enaio® client ist nicht mehr nötig.
• Optional kann aus dem Dashlet heraus direkt in den jeweiligen enaio® coLab-Raum gewechselt werden.

Das neue Dashlet von enaio® kairos

Das enaio® kairos Dashlet in enaio® erhält ein bedeutendes Upgrade: Die automatisierte Klassifizierung und Metadatenextraktion wird jetzt durch leistungsstarke, vortrainierte KI-Modelle von enaio® kairos sowie ein Large Language Model (LLM) unterstützt, das sicher in einer Cloud von OPTIMAL SYSTEMS gehostet wird – ohne Einsatz externer Dienste wie OpenAI oder Gemini. Dank dieser Erweiterung können nun nicht nur PDFs, sondern auch eine breite Palette weiterer Dokumenttypen, darunter Office-Dokumente und E-Mails, zuverlässig verarbeitet werden. Die neue Lösung verbessert die Erkennungsgenauigkeit, erhöht die Automatisierung im Dokumentenmanagement und sorgt gleichzeitig für Datensicherheit durch lokale Verarbeitung innerhalb der Cloud-Umgebung.
Das neue Dashlet von enaio® kairos ist ein weiterer Schritt in Richtung intelligenter und datenschutzkonformer Dokumentenanalyse mit enaio®.

BITV-Konformität für den enaio® webclient 11.10

Mit Version 11.10 ist der enaio® webclient nun offiziell BITV-konform – und erfüllt damit die Anforderungen der Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BITV) sowie der europäischen Norm EN 301 549. Diese Konformität bedeutet: Der Webclient kann nun auch von Menschen mit Einschränkungen barrierefrei im Browser genutzt werden.
Was bedeutet BITV-Konformität? BITV steht für digitale Inklusion: Inhalte und Funktionen müssen zugänglich, verständlich und nutzbar sein – unabhängig von Einschränkungen wie Seh-, Hör- oder Motorik-Beeinträchtigungen. Die zugrundeliegende Norm EN 301 549 ist Teil der EU-Richtlinie zur digitalen Barrierefreiheit. Ihre Prüfung kann nicht automatisiert erfolgen: Sie erfordert menschliche Testpersonen, da viele Barrieren nur im praktischen Nutzungskontext sichtbar werden.

Ein Schwerpunkt lag früh auf der Tastaturbedienbarkeit, die ab Januar 2022 gezielt verbessert wurde.
Die Umsetzung der vollständigen Barrierefreiheit kommt allen Nutzenden zugute und verbessert die generelle Benutzererfahrung im Umgang mit dem enaio® webclient in nachhaltiger Weise.

Kerberos als Ersatz für NTLM

Vor einiger Zeit hat Microsoft angekündigt, die NTLM-Authentifizierung in den Windows-Clients schrittweise abzuschaffen. Als Alternative wird der Umstieg auf das sicherere Kerberos-Protokoll empfohlen. Ist Kerberos im enaio®-System aktiviert, unterstützt die Desktop-Anwendung dies bereits und die Authentifizierungstypen "Kerberos (Windows)" und "Kerberos (Username)" stehen enaio®-Nutzer*innen zur Auswahl. Für administrative Installationen lassen sich passende Kerberos-Profile zentral über die Datei init-profiles.json verteilen. Weitere Informationen dazu bietet die Anleitung zur Installation des enaio® webclients als Desktop-Anwendung.

Neuerungen zur API des enaio® webclient

Der enaio® webclient im Browser wird häufig zusammen mit externen Anwendungen wie zum Beispiel der Microsoft-365-Integration verwendet. Die Einbindung erfolgt meist als Dashlet oder modaler Dialog über die zugehörigen APIs. Dies ermöglicht Nutzer*innen, zur gleichen Zeit in mehreren Anwendungen und damit auch mehreren Browsertabs zu arbeiten. Dabei kann es allerdings zu einem Problem kommen:
Die Session-Timeouts der verschiedenen Anwendungen können unterschiedlich konfiguriert sein. So kann der enaio® webclient im Hintergrund automatisch abgemeldet werden, ohne dass Nutzer*innen dies bemerken, da sie aktuell in einem anderen Browsertab in der externen Anwendung arbeiten. Das Risiko eines Datenverlustes steigt. Um dem entgegenzuwirken, stellen wir eine Methode sowie Infos zum aktuell gesetzten Session-Timeout des Browser-Webclients zur Verfügung.
Diese Methode richtet sich an Integrations- und Lösungsentwickler*innen und kann genutzt werden, um die Verbindung zum enaio® webclient und damit dem enaio® server aktiv zu halten ("Keepalive-Ping"), solange der/die Benutzer*in in der externen Anwendung arbeitet.

enaio® classify-pro: optimierter Datentransfer

Ein neuer Service ermöglicht den automatisierten Transfer von gescannten Rechnungen und E-Rechnungen inklusive Attributen direkt in das Importverzeichnis von enaio® classify. Die neue Lösung wird als enaio® classify-pro bereitgestellt.
Unterstützt werden verschiedene europäische Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X, außerdem der Austausch per E-Mail sowie der internationale Peppol-Standard. Für XRechnungen wird zusätzlich ein PDF-Sichtbeleg bereitgestellt. Durch das Hochladen von Stammdaten wie Lieferanten, Empfängern und Bestellungen aus ERP-Systemen wird die Erkennung weiter verbessert.
Der Service ist über das Service-Manager-Setup für alle unterstützten enaio®-Versionen verfügbar.

Erweiterungen des enaio® mail-archive-services

Der E-Mail-Archivierungsdienst wurde erweitert und unterstützt ab sofort auch hybride sowie On-Premises Exchange-Infrastrukturen (ab Exchange Server 2019). Zu den zentralen Funktionen zählen die Archivierung und das Journaling, die Unterstützung verschiedenster Mailbox-Typen (u. a. Benutzer-, Gruppen- und freigegebene Postfächer) sowie eine integrierte E-Mail-Duplikat-Erkennung.

Technisch basiert der Dienst auf drei Komponenten: SMTP-Dienst zum Empfang von Journaling-E-Mails, Mailbox-Dienst für den Abruf von E-Mails aus der Mailbox sowie Speicherdienst zur Übergabe an das DMS. Aktivierte EWS-Verbindungen und ein Identitätswechsel als User für den Mailbox-Zugang sind technische Voraussetzungen.

Kundenvorteile: Unternehmen können E-Mails aus verschiedensten Quellen automatisiert archivieren und strukturiert in Benutzerordnern ablegen – unabhängig davon, ob ihre Infrastruktur hybrid oder komplett On-Premises betrieben wird.