Release der enaio®-Version 12.0: neue KI-Komponenten für Ihr ECM

Berlin, 19. Dezember 2025 – Rund um das Enterprise Content Management-System enaio® präsentiert OPTIMAL SYSTEMS zum Release von enaio® 12.0 wieder eine Vielzahl von neuen Komponenten, Erweiterungen und Optimierungen. Ein besonderes Highlight ist die neue KI-Komponente enaio® lumee, mit der Anwender*innen zukünftig per Chatanfrage das Wissen ihres enaio®-Dokumentenarchivs in kürzester Zeit erschließen können. Eine Übersicht:

Der persönliche KI-Assistent

Sven Hoffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement

"Mit enaio® 12.0 machen wir einen großen Schritt in Richtung KI-gestütztes Enterprise Content Management. Unsere neuen Komponenten enaio® lumee und enaio® kairos sowie die Weiterentwicklungen bei enaio® classify-pro und enaio® coLab zeigen, wie konsequent wir moderne Technologien nutzen, um Verwaltung, Recherche und Zusammenarbeit für unsere Kundinnen und Kunden spürbar zu vereinfachen."

Statt lange nach Informationen zu suchen, können Anwender*innen jetzt einfach mit ihren Dokumenten chatten und in Sekunden wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Ob Zusammenfassungen von Berichten, der Vergleich von Vertragsversionen oder die Klärung konkreter Fachfragen: enaio® lumee liefert präzise Antworten inklusive direkter Verweise auf die relevanten Quellen. Dank der vollständigen Integration in das Berechtigungssystem von enaio® greift die KI ausschließlich auf freigegebene Inhalte zu und sorgt somit für maximale Sicherheit, hohe Geschwindigkeit und eine intuitiv moderne Nutzererfahrung.

Prozessautomatisierung mit KI

Die KI-Komponente enaio® kairos erweitert das ECM um leistungsstarke Funktionen für intelligente Klassifizierung, automatisierte Indexierung und smarte Ablageszenarien – flexibel einsetzbar als SaaS. Die gemeinsam mit Kunden trainierten KI-Modelle erkennen Dokumentenklassen und Metadaten präzise und benötigen dabei nur wenige Trainingsdokumente. So bleiben Anwender*innen jederzeit im Kontrollmodus und profitieren gleichzeitig von maximaler Effizienz.

Perfekter Datentransfer

enaio®-classify-pro sorgt für einen reibungslosen, automatisierten Datentransfer zwischen der enaio® classify-pro-Cloud und enaio®, sowohl für gescannte Rechnungen als auch für moderne E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Attribute und Rechnungsdaten werden direkt in das Importverzeichnis von enaio® classify-pro übergeben, inklusive PDF-Sichtbeleg bei XRechnungen. Durch die Einbindung von ERP-Stammdaten steigt die Erkennungsqualität zusätzlich. Auch ausgehende E-Rechnungen lassen sich jetzt automatisiert erzeugen und per eConnect wieder in enaio® ablegen. Ergebnis: deutlich beschleunigte Prozesse, weniger manueller Aufwand und eine nahtlose Anbindung an nationale wie internationale E-Rechnungsportale.

Leistungsstarke Schnittstelle

Ob aus enaio® capture-pro, via enaio® capture-iis mit automatischer Ordnerüberwachung oder für weiterführende Prozesse wie enaio® kairos, enaio® classify-pro, CSV-Postfachverteilung oder die Archivierung per TR-RESISCAN: Das enaio® capture-transfer-module übergibt gescannte Dokumente nahtlos an das DMS und reduziert damit Komplexität, Konfigurationsaufwände und Fehlerquellen deutlich. Dank direkter KI-Anbindung lassen sich Inhalte sofort klassifizieren und indexieren, während auch Multitenancy- und Übergangsszenarien problemlos abgedeckt werden. Einheitliche Ausgabeformate wie durchsuchbare PDFs sowie ein vollständig automatisierter Erfassungsprozess sorgen zudem für spürbare Zeitgewinne und eine moderne, konsistente Dokumentenverarbeitung.

Neuerungen für die Webadministration

Mit dem kommenden Release erhält die Webadministration von enaio® umfassende Erweiterungen für mehr Transparenz, Bedienkomfort und Barrierefreiheit im Workflow-Management. Zahlreiche Funktionen des bisherigen Desktop-Tools wurden in die Webversion überführt und durch moderne Neuerungen ergänzt. So bietet der aktualisierte enaio® administrator-for-workflow unter anderem eine BITV-konforme Oberfläche inklusive Tastatursteuerung und anpassbaren Anzeigeoptionen.

Mehr Power für unser Document Sharing Tool

Die Document-Sharing-Plattform enaio® coLab erweitert seine Funktionen und macht die Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern noch einfacher und effizienter. Herzstück des Updates ist das modern gestaltete enaio® coLab-Dashlet, das nun direkt in enaio® integriert ist und die komplette Raumverwaltung ohne Wechsel in den Client ermöglicht. Darüber hinaus sorgt der neue Schnellzugang dafür, dass externe Partner ohne reguläre Benutzerkonten sicher eingeladen werden können – ein E-Mail-Link und ein Einmal-Passwort genügen.

Weitere Highlights rund um die neue enaio®-Version 12.0 finden Sie auf unserer Release-Seite.