Lösung: Komfortable Bearbeitung digitaler Anträge
Die Lösung Formularserver unterstützt Ihre Behörde dabei, die Bereitstellung von Informationen und Dienstleistungen noch effizienter zu gestalten. Dabei sorgt enaio® für eine Beschleunigung der internen Prozesse im Bereich der Online-Formular-Technologie, die inzwischen zu einem wichtigen Aspekt des modernen eGovernments geworden ist.
Der Formularserver bietet mit seiner Schnittstelle zu enaio® die Möglichkeit, digital ausgefüllte Anträge noch schneller in Workflows zu überführen und anschließend zu archivieren. Davon profitieren die Mitarbeiter der Behörde ebenso wie die Bürger.
Nahtlose Anbindung des Formularservers an enaio®
Auswahl der Antragsdaten, Workflows und vieles mehr sind konfigurierbar
Ausgefüllte Antragsformulare direkt in enaio® hinterlegen
Immer häufiger verlagert sich die Kommunikation mit den Bürgern in die neuen Medien. Ein Austausch per E-Mail ist seit Jahren keine Seltenheit mehr, Bereitstellung von Informationen oder Serviceleistungen wie z. B. die Terminvergabe für die Zulassungsstelle oder dem Einwohnermeldeamt erfolgen komfortabel über die Homepage der Verwaltung.
Die meisten Verwaltungen stellen den Bürgern inzwischen auch Portale zur Verfügung, sodass Anträge direkt online ausgefüllt werden können und so ein Gang in die Behörde für den Bürger nicht mehr zwingend erforderlich ist.
Neben der Portalintegration ermöglicht das ECM-System enaio®
außerdem eine direkte Anbindung des Formular Servers. Durch die Schnittstelle werden die vom Bürger ausgefüllten digitalen Anträge automatisiert an enaio® übergeben und stehen dem Sachbearbeiter anschließend zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Je nach Antragsart können verschiedene Konfigurationen angelegt werden. So ist z. B. frei wählbar, welche Antragsdaten auf den Indexmasken in enaio® übernommen, oder ob mit dem neuen Dokument direkt ein Workflow gestartet werden soll.
Sollten dem Antrag noch weitere Anhänge beiliegen (z. B. eine Kopie vom Personalausweis oder eine Urkunde), können diese ebenfalls in enaio® archiviert werden.
Durch den Einsatz der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS wurde nicht nur unser Archivraum wesentlich reduziert, sondern gleichzeitig ließen sich die Bearbeitungszeiten wesentlich verkürzen. Den Sachbearbeitern stehen nun jederzeit alle Anträge digital zur Verfügung, was zur Verbesserung der Auskunftsfähigkeit führt.
Jürgen Schindler, Leiter Pass- und Meldeamt, Stadt Ludwigsburg
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