Wo Aktenberge schrumpfen, wächst die Produktivität

Nicht nur städtebauliche Großprojekte dauern in Deutschland mitunter länger als geplant. Auch kleinere Bauvorhaben verzögern sich durch wandelnde Anforderungen im Projektverlauf und das aufwändige Datenhandling. Die Einführung digitaler Prozesse kann die Produktivität deutlich erhöhen: Bewährt haben sich hier moderne Dokumentenmanagementlösungen. „Sie lassen nicht nur Aktenberge auf Taschenformat schrumpfen und erleichtern Projektsteuerung und Dokumentation selbst hochkomplexer Vorhaben beträchtlich. Sie sind auch der ideale Einstiegspunkt in die Digitalisierung des gesamten Unternehmens und seiner Prozesse“, weiß Florian Strüber, Produktmanager Professional Services beim deutschen Software-Spezialisten für Enterprise Content Management (ECM), OPTIMAL SYSTEMS.

Deutschland hat bei der Nutzung digitaler Technologien noch erheblichen Nachholbedarf. Eine der Branchen, die zu den Schlusslichtern in der Digitalisierung zählt, ist die Bauwirtschaft. Laut einer Studie des ZEW aus 2019 hinkt die deutsche Baubranche nicht nur im internationalen Vergleich, sondern selbst anderen Wirtschaftssegmenten am Heimatmarkt hinterher. Der Bauboom der letzten Jahre hat offenbar dazu geführt, dass viele Betriebe das Thema bislang hintanstellten – und nun verstärkt nach Möglichkeiten suchen müssen, ihre Prozesse zu optimieren.

Schneller Zugriff, rasche Umsetzung

Denn die Anforderungen sind nicht geringer geworden: Ein harter Wettbewerb, das komplizierte Ausschreibungsrecht und das Handling zahlreicher Teilprojekte bei komplexeren Bauvorhaben erhöhen den Druck auf Gewinnmargen und Lieferfristen. Koordinierungsprobleme und Kommunikationslücken ziehen Projekte hingegen in die Länge, erhöhen die Kosten und das Risiko von Konventionalstrafen. Manuelle und von Papier geprägte Abläufe kann sich in diesem Umfeld heute kaum noch jemand leisten, meint Florian Strüber von OPTIMAL SYSTEMS: „Wir sehen regelmäßig, dass bereits die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements wie enaio® eine deutliche Prozessverbesserung und höhere Kundenzufriedenheit ermöglicht“. Die leistungsfähige Enterprise Content Management (ECM) Lösung führt das komplette Unternehmenswissen auf einer Plattform zusammen, macht es intuitiv findbar und ermöglicht einen schnellen, dokumentierten Zugriff, auch von unterwegs, auf der Baustelle oder in Verhandlungen mit Lieferanten. Die Lösung ist zudem keine Einbahnstraße: „Nutzer können direkt über ihr Smartphone aktuelle Fotos zur Dokumentation einer Baustelle, im Zusammenhang mit Mängeln, Havarien oder Abnahmen, in die entsprechende Bauakte hochladen“, erläutert Florian Strüber. „Hier ist sie sofort zentral für alle Beteiligten verfügbar.“

Chancen der Digitalisierung

Eine enorme Arbeitserleichterung für Architekten, Bauherren und ausführende Gewerke. Sie behalten nicht nur jederzeit den Überblick über Planänderungen, Kostensteigerungen und den Fortschritt des gesamten Bauvorhabens. Sie profitieren auch von wachsender Produktivität bei einem reduzierten Fehlerrisiko: Der Informationsfluss wird beschleunigt, Freigabeprozesse können automatisiert und durchgängig dokumentiert werden, die Archivierung aller Unterlagen erfolgt zuverlässig und revisionssicher. Dank der zentralen Ablage aller Informationen in digital verfügbaren Projektakten, inklusive Fotos, Videos und der dazu gehörigen E-Mail-Korrespondenz, können Anwender so nicht nur in Echtzeit und von unterwegs, sondern auch noch Jahre später exakt nachvollziehen, wann welche Informationen vorgelegen haben, wer welche Aufträge erteilt und welche Leistungen abgenommen hat. Die zentrale Verwaltung aller beteiligten Personen und Behörden vereinfacht zusätzlich die Zuordnung der Vorgänge und das Führen des Schriftverkehrs.

Die Einführung einer ECM-Lösung wie enaio® ist meist der erste, aber auf jeden Fall der zielführendste Schritt zur Digitalisierung eines Unternehmens, ist Florian Strüber von OPTIMAL SYSTEMS überzeugt: „Oft folgen dem Dokumentenmanagement bald weitere Anwendungen, wie die digitale Rechnungsbearbeitung oder andere, vor allem für das Baugewerbe wertvolle Funktionen: So bietet enaio® GoBD-Konformität und lässt sich in Geoinformationssysteme (GIS) integrieren.“ Eine Erleichterung auch für Ämter und Unternehmen, die Daten mit geografischem Bezug verwalten: „Wir können nun in einer Akte navigieren, anstatt wie früher, in einer Access-Datenbank nach einzelnen Daten zu suchen“, beschreibt Andreas Schwanke, Projektleiter DMS der Hannoverschen Informationstechnologien (HannIT), die Vorteile der Anbindung seines GIS an enaio®.

„Stützpfeiler“ der Bauwirtschaft

Am Ende unterstützt die Digitalisierung nicht nur die Arbeit der Gewerke: Mitunter rettet sie sogar die Statik ganzer Gebäude, wie des denkmalgeschützten Rathauses der Gemeinde Langenargen. Das Gewicht der Aktenberge im Bauamtsarchiv drohte die Belastbarkeit der Bausubstanz zu überschreiten: „Das Scannen von sechs Tonnen Papier reduzierte das Gewicht der Bauakten auf zwei oder drei Kilogramm für die Festplatte“, freut sich Michael Gonser, Leiter des Ortsbauamtes Langenargen. Mit der Digitalisierung des Archivs konnten nicht nur die Verwaltung, sondern auch das historische Gebäude selbst deutlich entlastet werden.

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