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Engagement ist keine Einbahnstraße

OPTIMAL SYSTEMS macht sich für Work-Life-Balance im Unternehmen stark

Jana Blankenhagen, HR-Leitung von OPTIMAL SYSTEMS und Dr. Amelie Wiedemann

Jana Blankenhagen, HR-Leitung von OPTIMAL SYSTEMS (links), und Dr. Amelie Wiedemann von DearEmployee (rechts) definieren gemeinsam die zu analysierenden Kennzahlen der nächsten Mitarbeiterbefragung. Quelle: OPTIMAL SYSTEMS

Klare Zuständigkeiten, ein kontinuierlicher Informationsfluss und hohe Kompetenz der Führungsverantwortlichen sind wichtige Faktoren für die Zufriedenheit, Leistungsfähigkeit und psychische Gesundheit von Arbeitnehmern. Unternehmen, die diese Anforderungen ernst nehmen, profitieren bekanntlich auch von höherer Motivation sowie einer Abnahme bei Fluktuation und Fehlzeiten. Wie unmittelbar die positive Wirkung entsprechender Maßnahmen sichtbar werden kann, hat der mittelständische ECM-Software-Spezialist OPTIMAL SYSTEMS erfahren, der sich bereits seit Jahren für eine ganzheitliche Gesundheitsfürsorge engagiert.

„Wir betrachten Engagement nicht als Einbahnstraße“, betont Karsten Renz, Gründer und CEO der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. „Unsere Mitarbeiter*innen sind neben unserer Software der wichtigste Teil unserer langjährigen Erfolgsgeschichte. Deshalb war es uns schon immer ein Anliegen, für diesen Einsatz auch etwas zurückzugeben.“ Aus diesem Antrieb entstand etwa das Fitness-Studio samt kostenfreier Betreuung durch Fitness-Coaches am Berliner Hauptsitz von OPTIMAL SYSTEMS. Als standortabhängige Incentives wurden Zuschüsse zur Kita, Carsharing-Angebote, Obstkörbe und Homeoffice-Optionen eingeführt. Dennoch wurde vor rund fünf Jahren deutlich: Wer seinen Beschäftigten nachhaltig Gutes tun will, muss noch auf ganz andere Dinge achten.

Neue Feedbackkultur

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung ergab, dass viele die Kommunikation zwischen den Bereichen und Standorten als unzureichend empfanden. Das drückte die Motivation. „Wir haben damals gemeinsam mit unseren Beschäftigten den Informationsfluss konsolidiert – und konnten damit den Anteil der weniger motivierten Beschäftigten um fast 40 Prozent reduzieren“, berichtet Jana Blankenhagen, HR-Leitung von OPTIMAL SYSTEMS. Diese positive Erfahrung führte zum konsequenten Ausbau der Feedbackkultur. Seither gehören eine jährliche, anonyme Befragung mithilfe der digitalen Tools von DearEmployee und die Umsetzung der daraus gewonnenen Erkenntnisse zum Standard von OPTIMAL SYSTEMS. „So ist unter anderem ein Programm zur mitarbeiterorientierten Führung entstanden. Und schließlich der Ansatz, als Ergänzung zu bestehenden Maßnahmen auch konkrete, individuelle Hilfestellung in besonderen Lebenslagen anzubieten“, so Jana Blankenhagen.

OPTIMAL SYSTEMS nutzt dafür seit Anfang dieses Jahres den Work-Life-Service einer Berliner Organisationsberatung. Das Fürstenberg Institut hat sich auf Lösungsstrategien für den Gesundheitsschutz in Unternehmen spezialisiert. Dahinter steht der Gedanke, dass Arbeit letztlich auch nur ein Teil des Lebens ist – und auch Reibungspunkte im Privaten große Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit haben können. Seit Jahresbeginn können Mitarbeiter und Führungskräfte von OPTIMAL SYSTEMS nun jederzeit kurzfristig, unbürokratisch und individuell eine professionelle externe Beratung in Anspruch nehmen. Vertraulichkeit ist nicht nur bei beruflichen, sondern auch familiären, gesundheitlichen oder anderen persönlichen Fragestellungen garantiert. Die Anlaufstelle bietet außerdem konkrete praktische Hilfestellung, etwa durch die Vermittlung einer Kinderbetreuung, einer Hilfe im Haushalt oder Unterstützung bei der Versorgung von hilfebedürftigen Angehörigen. Für Mitarbeitende in Phasen beruflicher Veränderung bietet der Work-Life-Service ebenfalls gezielte Hilfen: von der Informationsberatung bis zur praktischen Unterstützung – vom Berufseinstieg über die reibungslose Rückkehr nach der Elternzeit mit ihren Anforderungen an die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bis hin zur Vorbereitung auf den Ruhestand.

Win-win für beide Seiten

„Diese maßgeschneiderten Angebote geben uns die Möglichkeit, auf identifizierte Problembereiche viel individueller als bisher zu reagieren“, freut sich Jana Blankenhagen. Die Resonanz auf das neue Angebot ist entsprechend positiv. Es stärkt nicht nur Mitarbeitende und Führungskräfte, sondern erhöht deren Zufriedenheit. Am Ende profitiert auch OPTIMAL SYSTEMS als verantwortungsbewusster Arbeitgeber von einer gestiegenen Attraktivität. „Auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden einzugehen, hat sich nach unserer Erfahrung als echte Win-win-Situation erwiesen“ bestätigt CEO Karsten Renz. Sein Wunsch: Dass Mitarbeiter und Führungskräfte das neue Beratungsangebot in Zukunft mit nachhaltigem Gewinn für sich nutzen.

Voraussetzungen für einen echten „Digital Workplace“

Um die Bereitschaft der Arbeitnehmer zur Nutzung eines Homeoffice-Platzes zu steigern und die „Future of Work“ im Unternehmen zu realisieren, ist eine Unternehmens-IT notwendig, die das Arbeiten von theoretisch jedem beliebigen Einsatzort aus bequem, sicher und optimal an die Kernsysteme angebunden ermöglicht. Halbherzige technische Lösungen reichen dafür nicht aus, weiß Karsten Renz von OPTIMAL SYSTEMS: „Voraussetzungen sind eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Lösung, die digitale Workflows unterstützt, sichere Collaboration-Tools – und vor allem die Bereitschaft, den „Digital Workplace“ als echten Beitrag zur Wertschöpfung zu begreifen.“ Wie die jüngeren Ereignisse gezeigt haben, kann er für viele Geschäftsmodelle in Krisenszenarien sogar zum Schlüssel für die Betriebssicherheit – oder noch besser: zum Schutz vor Betriebsunterbrechungen durch höhere Gewalt – werden.

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